Từ trước đến nay như chúng ta đã biết hầu hết các trung tâm ngoại ngữ đều sử dụng excel để quản lý học sinh, học viên của mình. Vì quản lý excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất của nhiều trung tâm nhằm giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt trội của các phần mềm quản lý trung tâm hiện đại ngày nay, việc quản lý bằng Excel đã trở nên lỗi thời và có thể dẫn đến nhiều lỗi lớn.
Tại sao các trung tâm lại sử dụng file excel nhiều?
Rất nhiều trung tâm chọn cách quản lý học viên bằng Excel. Nguyên nhân sâu xa là do không đủ ngân sách và thời gian để nghiên cứu sử dụng một phần mềm chuyên sâu nào đó giúp hỗ trợ công việc hàng ngày cho việc chăm sóc học viên.
Tuy nhiên Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu, với các trung tâm có số lượng học viên không nhiều và quy mô còn nhỏ. Nếu trung tâm của bạn đang mở rộng quy mô, mở rộng cơ sở, chi nhánh? Nếu số lượng lớp học của bạn đang gia tăng nhanh? Nếu số lượng học viên từ 100 người trở lên? Khi đó bạn nên sử dụng phần mềm quản lý học viên chuyên sâu dành cho trung tâm đào tạo.
Những khó khăn trong việc quản lý học viên bằng excel
Thủ công hay bị nhầm lẫn
Mỗi khi nhập hoặc xuất số lượng học viên trên file excel rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng học viên quá nhiều hoặc do sai sót từ phía người nhập. Chỉ cần nhập sai 1 học viên, dẫn đến nhầm đến các lớp, các khóa học tại trung tâm. Bộ phận từng giáo viên được phân công các lớp sẽ không nắm bắt được tình hình học viên, thủ công mà hiệu quả công việc không được cao.
Dữ liệu không được bảo mật an toàn
Tất cả các thông tin được cập nhật trên file Excel và lưu trữ trên máy tính thường khó bảo mật dữ liệu được an toàn. Ngay cả khi máy tính có cài đặt mật khẩu, không thể kiểm soát hết được nhân sự khác có thể vào file excel để xem số lượng học viên, lấy dữ liệu data học viên bị tuồn ra các trung tâm khác.
Công việc không được chủ động trong việc xuất nhập mới học viên
Quản lý xuất nhập mới số lượng học viên luôn cần được đồng nhất về số lượng học viên ra/vào hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Vì vậy, khi nhập hoặc xuất học viên phải lưu trữ ngay dữ liệu. Trường hợp thường xảy ra khi số lượng học viên nhiều, nhân sự nhập bị thiếu sót, quá nhiều dữ liệu dẫn đến việc nhân sự bị nản, cần có công cụ hỗ trợ để nhập số lượng học viên lớn.
Không đồng nhất trong quản lý học viên
Dữ liệu file excel được lưu trữ trên nhiều file excel khác nhau thì mới quản lý được số lượng học viên đông, không chỉ một nhân sự quản lý file học viên mà là cả một bộ phận quản lý nên không thể kiểm soát được hết số lượng học viên, dẫn đến việc không được đồng nhất trong khâu quản lý học viên. Hệ thống quản lý rời rạc, quá nhiều file cùng một lúc.
Không quản lý được từ xa, dễ thất thoát data học viên
Vì là phần mềm được cài đặt miễn phí cho nên hạn chế của excel cũng nằm ở đó khi trung tâm không thể quản lý hoạt động nhập và xuất dữ liệu học viên và quản lý ở xa nên khó có thể sát sao. Điều này có thể gây ra sự thiếu trung thực gian lận doanh số, doanh thu, làm giảm hiệu quả chất lượng của doanh nghiệp.
Tốn thời gian quản lý
Vì phải nhập liệu nhiều bước lằng nhằng và việc nhập liệu hàm tính toán để thống kê vô hình chung khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong khâu lập file quản lý học viên bằng Excel
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý học viên Easy Edu
Tối ưu và không bị nhầm lẫn
Việc nhập hoặc xuất số lượng học viên được lưu trữ một cách khoa học hợp lý, tránh sai xót hoặc nhầm lẫn khi nhập dữ liệu. Bộ phận quản lý học viên cũng như giáo viên dễ dàng nắm bắt được danh sách và số lượng học viên chi tiết, từng lớp, từng khóa mà không thủ công.
Dữ liệu được bảo mật an toàn
Toàn bộ dữ liệu data học viên hoàn toàn được lưu trữ trên phần mềm. Người được phân quyền mới được phép nhập và xuất hoặc xem, sửa, xóa dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu data học viên được bảo mật, data sẽ không bị rò rỉ ra ngoài.
Công việc được chủ động trong việc quản lý học viên
Quản lý dữ liệu học viên đều trên phần mềm, nhân sự được phân quyền sẽ chủ động bao quát được hết công việc. Dễ dàng thao tác nhập dữ liệu, không bị rối, vẫn đảm bảo được công việc.
Đồng nhất trong quản lý học viên
Tất cả các file quản lý học viên được lưu trữ trên phần mềm đều được đồng nhất, theo một hệ thống, không bị nhầm giữa các file với nhau. Việc quản lý học viên không biị rời rạc hay bị thất lạc thông tin học viên.
Dễ dàng quản lý hệ thống từ xa
Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được công việc từ xa, không cần đến trực tiếp để quản lý nhân sự của mình.
Tiết kiệm thời gian quản lý
Phần mềm quản lý trung tâm tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý, Thao tác nhanh chóng, dễ dàng sử dụng.
Kết luận
Trên đây là một số bất cập trong quản lý học viên bằng file excel ở các trung tâm ngoại ngữ. Công nghệ 5.0 ngày càng phát triển, các trung tâm nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm để việc quản lý trở nên khoa học, thông minh hơn. Tiết kiệm 90% thời gian quản lý và 50% chi phí.
Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu mong muốn sẽ là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp của bạn. Easy Edu là phần mềm tùy biến, đa dạng với nhiều loại mô hình khác nhau bao gồm trung tâm tiếng anh, tiếng nhật, tiếng trung, tiếng hàn, trung tâm âm nhạc, bóng đá, spa,…
Easy Edu là một hệ thống phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ khép kín bao gồm nhiều phân hệ phần mềm, ứng dụng, module quản lý và giải pháp phát triển toàn diện dành cho trung tâm ngoại ngữ, giáo dục đào tạo. Hệ thống giúp các trung tâm quản lý vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí và bảo mật an toàn tuyệt đối dữ liệu người dùng.
1. Cấu trúc hệ thống
Một cách dễ hiểu, cấu trúc hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu cơ bản gồm 4 thành phần chính: Khối cơ sở dữ liệu thành viên, module quản lý đào tạo, khối sales & marketing, và các giải pháp mở rộng. Tất cả các khối được đặt chung và liên kết chặt chẽ với nhau trong cùng 1 database được bảo mật rất an toàn, đảm bảo các công việc và tính năng hoạt động ổn định, logic và cực kỳ chính xác.
Mô phỏng hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy edu
Các tính năng và module được phát triển phù hợp với mô hình quản lý trung tâm ngoại ngữ, doanh nghiệp giáo dục đào tạo với nghiệp vụ quản lý đào tạo chuyên sâu, chi tiết và chính xác đến từng buổi học của học viên. Hơn nữa, việc quản lý học phí và điểm danh trên cả app điện thoại và phần mềm cũng được tích hợp, giúp giáo viên có thể điểm danh dễ dàng trong mỗi buổi học.
2. Các tính năng trên hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu
Các tính năng chính phần mềm mềm quản lý trung tâm
Quản lý thông tin học viên
Thống kê, tìm kiếm các thông tin của học viên
Theo dõi quá trình học tập của học viên
Quản lý điểm danh, điểm kiểm tra, quản lý lịch học…
Quản lý kết quả học tập và thông báo cho phụ huynh.
Quản lý nhân sự
Thống kê đầy đủ các thông tin nhân sự
Liệt kê các trình độ học vấn của giáo viên, bằng cấp của nhân sự
Thống kê các công việc hàng ngày của các nhân sự
Giao việc dễ dàng qua phần mềm, quản lý KPI công việc
Quản lý đào tạo
Tự động chạy lịch học, sắp xếp lịch học bù
Quản lý chương trình học, bài học
Chấm công giáo viên
Quản lý, thống kê học viên nghỉ học
Quản lý các tiêu chí đánh giá của giáo viên cho học viên, học viên cho giáo viên.
Quản lý và thông báo điểm kiểm tra
Quản lý tài chính
Tự động hóa các hoạt động thu chi
Kiểm soát tài chính qua các báo cáo tài chính, báo cáo thu chi
APP quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu trên nền tảng android, ios.
Nhắc lịch học mỗi ngày
Cập nhật đầy đủ tin mới, sự kiện của trung tâm
Cập nhật các thông tin chi tiết buổi học
Tính năng Chat ưu việt giữa giáo viên và học viên
Nhận các thông báo khi có các thay đổi của lịch học
App quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu trên android và ios
3. Hệ thống báo cáo chính xác từ chi tiết đến tổng thể
Các báo cáo trên hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu được cập nhật theo thời gian thực, đầy đủ, chi tiết, chính xác đến từng đơn vị, số liệu được thống kê từ chi tiết đến tổng thể. Hơn nữa, trên hệ thống phần mềm quản lý là đa dạng các báo cáo giúp bạn thống kê tất cả các thông tin cơ bản của một trung tâm ngoại ngữ
Báo cáo tài chính
Báo cáo thu chi
Báo cáo lịch học
Báo cáo điểm danh lớp học
Báo cáo doanh thu lớp học
Báo cáo hiệu suất
Báo cáo CRM
Báo cáo lương
Báo cáo lớp học
Báo cáo đào tạo
Báo cáo thời gian giảng dạy
Báo cáo tổng đài
Với các báo cáo tài chính, báo cáo thu chi, báo cáo học phí đều có cập nhật 100% các hóa đơn phát sinh mỗi ngày của trung tâm, không lo thất thoát tài chính, thống kê đầy đủ các định khoản kế toán, cập nhật nhanh danh sách lớp học và lịch học. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian lập các báo cáo thủ công cũng như xem các báo cáo theo cách quản lý truyền thống.
4. Tùy biến quản lý đa dạng mô hình trung tâm giáo dục đào tạo
Hệ thống phần mềm quản lý Easy Edu được nghiên cứu và phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu về quản lý và các chuyên gia kỹ thuật để cho ra đời bộ phần mềm tích hợp đa chức năng tùy biến quản lý đa dạng mô hình trung tâm giáo dục đào tạo. Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu có thể tuỳ biến nhiều mô hình như phần mềm con như phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm gia sư,phần mềm quản lý dạy thêm, phần mềm quản lý dạy học trực tuyến…
Hệ thống phần mềm Easy Edu là kết quả của chặng đường 8 năm phát triển đầy nỗ lực, chúng tôi luôn luôn update và cập nhật các phương thức quản lý trung tâm ngoại ngữ mới để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu phát triển của các trung tâm giáo dục đào tạo, tùy biến với đa dạng mô hình.
Để biết thêm chi tiết và dùng thử miễn phí hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu, đăng ký ngay tại đây!
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữEasy Educhính là công cụ hỗ trợ tối ưu nhất trong việc vận hành và quản lý trung tâm. Mỗi trung tâm có rất nhiều thứ phải quản lý bao gồm: Nhân sự, học viên, tài chính, KPI, CRM, Marketing, Sales,v.v… Vậy nên, phần mềm quản lý trung tâm có vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết. Cùng khám phá Review Top 9 Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phổ biến nhất để đánh giá và cân nhắc lựa chọn phù hợp nhất.
Top 9 Phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ chất lượng được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay
Easy Edu Là phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ số 1 Việt Nam. Được hơn 1.300 trung tâm ngoại ngữ đang sử dụng mỗi ngày. Phần mềm giúp trung tâm kiệm đến 90% thời gian quản lý, 50% chi phí vận hành, tối ưu Marketing, Sales, CRM.
Một trong số những video hướng dẫn của phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ Easy Edu
Một số tính năng trên phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu
Báo cáo tài chính tự động : Tự động thống kê mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp như báo cáo thu chi, báo cáo lương, quỹ, doanh thu và doanh số theo tuần, tháng, năm để chủ doanh doanh nghiệp kiểm soát tài chính nhanh chóng, chính xác và tối ưu nhất. Hoàn toàn có thể tránh được sai sót và thất thoát tài chính.
Báo cáo nhân sự tự động: Tự động thống kê tình trạng nhân sự trong trung tâm để điều phối nhân sự hợp lý. Quản lý nhân sự theo hệ thống KPI giúp giao nhận chỉ tiêu công việc cho nhân viên dễ dàng. Tự động hóa tính Commission, giúp cho việc chia hoa hồng cho nhân viên được tự động hoàn toàn.
Báo cáo CRM khách hàng : Tự động báo cáo tình trạng thêm mới hay cập nhật khách hàng thường xuyên để có thể đặt kế hoạch chăm sóc khách hàng.Tự động nhắc lịch chăm sóc, tự động gửi Email, tin nhắn chúc mừng sinh nhật.
Báo cáo công việc : Báo cáo công việc nhân sự hoàn thành trong tháng để thưởng phạt minh bạch, tránh dẫn tới mâu thuẫn nội bộ.
Báo cáo dành cho học viên: Việc thống kê báo cáo học viên là vô cùng cần thiết đối với những trung tâm và doanh nghiệp giáo dục. Để quản lý tình trạng học viên, cần phải có những báo cáo tự động như thống kê lịch học, thống kê sinh nhật học viên, báo cáo bảng điểm để theo dõi tình trạng phát triển của học viên, hay báo cáo chuyên cần để theo dõi tình trạng học viên đi học đầy đủ.
Báo cáo PR và Marketing : Tự động, giúp dễ dàng gửi tới 15.000 Email miễn phí/tháng. Hệ thống Email nội bộ tự động nhắc nhở công việc lịch học, lịch dạy cho giáo viên, học sinh,… SMS tự động, dễ dàng tạo các chiến dịch SMS Brandname hiệu quả.
CRMVIET là một phần mềm quản lý Trung tâm Tiếng anh bao quát, nổi trội là hệ thống CRM. Phần mềm giúp các nhà quản trị có thể kiểm, giám sát hoạt động của trung tâm. Hơn nữa, phần mềm CRMVIET quản lý theo module, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, quản lý. Phần mềm còn có thể tích hợp trên điện toán đám mây, với chi phí lắp đơn giản, chi phí thấp.
Phần mềm quản lý Trung tâm Tiếng anh CrmViet
3 Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Centre Online
Hệ thống phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ CenterOnline là giải pháp quản lý toàn diện, đa chi nhánh, tính năng đa dạng tích hợp trong một hệ thống, tương tác nhanh chóng đến đúng đối tượng, đáp ứng nghiệp vụ, chức năng của các đối tượng toàn trung tâm: quản lý, nhân viên (kế toán, tuyển sinh, tư vấn, marketing). Phần mềm quản lý Trung tâm gồm 5 chức năng chính (5 Modules): CRM (quản trị quan hệ khách hàng), Đào tạo, Người dùng, Tài chính, Báo cáo.
Phần mềm quản lý Trung tâm Tiếng anh Center Online
Thuộc top phần mềm quản lý trung tâm, Getfly CRM nhấn mạnh yếu tố khách hàng làm trọng tâm, mang đến giải pháp toàn diện giúp chăm sóc và quản lý khách hàng (học viên). Ứng dụng giúp trung tâm tự động hóa 80% hoạt động, tiết kiệm 90% thời gian quản lý, 50% chi phí nhân sự, tăng 40% học viên so với cách tiếp thị thông thường, năng suất làm việc tăng 70% và doanh thu đột phá tăng 50%,vv cùng nhiều con số đáng chú ý khác. Với rất nhiều Modul đa dạng. Bao gồm Module SMS Brandname, Email marketing, Automation. Module quản lý và chăm sóc khách hàng.
Phần mềm quản lý Trung tâm Get Fly
5 FaceWork
Phần mềm nữa không thể không nhắc đến là Face Work, là giải pháp quản lý toàn diện một hay nhiều chi nhánh của các Trung tâm Ngoại ngữ. Phần mềm hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, sắp xếp thời khóa biểu, khóa học, lớp học, lịch giảng dạy,vv. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu được nguồn lực về giảng viên, nhân viên, cơ sở vật chất của trung tâm và tổ chức quản lý thuận tiện hơn.
Phần mềm quản lý Trung tâm Tiếng anh Face Work
6 Ileader
Là phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ qua nhiều năm. Đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật lập trình chuyên nghiệp, nhiệt tình, đảm bảo đáp ứng 99% yêu cầu của quý khách. Đa chức năng bao gồm: Module đăng ký học trình – quản lý học phí. Module học viên, giáo viên. Module lớp học, khóa học. Module giáo vụ, quản lý, báo cáo,… Với việc phân chia theo module, người sử dụng phần mềm thực hiện một cách dễ dàng nhanh chóng. Nhưng hiệu quả cao, chi phí thuê nhân công giảm bớt cho nhà quản trị.
Phần mềm quản lý Trung tâm Anh ngữ Ileader
7 EduSpace
Phần mềm quản lý đào tạo Eduspace đều hướng đến những giải pháp quản lý học viên một cách dễ dàng, đơn giản nhất. Với những báo cáo về học phí, số liệu học viên, giảng viên, nhân viên của trung tâm, nhà quản trị có thể quản lý dễ dàng. Chức năng đa dạng, linh hoạt.
Phần mềm quản lý Trung tâm EduSpace
8 AyoTree
Phần mềm quản lý trường học Ayotree giúp trường học truyền thống hoặc đơn vị dạy trực tuyến dễ dàng quản lý thời khóa biểu, điểm danh, thiết lập thanh toán và cung cấp các lớp học trực tuyến tất cả trên cùng một hệ thống Cloud an toàn. Ayotree vô cùng linh động với nhiều loại hình trường học, cơ sở giáo dục tư nhân, tổ chức giáo dục phi lợi nhuận, trung tâm dạy thể thao, lớp múa,vv
VnResource EBM Pro (Education business management) là giải pháp quản lý toàn diện quản lý một hay một chuỗi các Trung tâm Ngoại ngữ, tin học, trường nghề,vv VnResource EBM Pro quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị, chăm sóc và hỗ trợ học viên. Hỗ trợ phân tích khóa học, mở lớp, quản lý thời khóa biểu, sắp xếp phòng học, quản lý học viên, quản lý giáo viên, sắp xếp giờ dạy, chấm công giáo viên,… VnResource EBM Pro được ứng dụng trong việc quản lý hoạt động của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.
Phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ VnResource – EBM
Kết luận
Phần mềm quản lý Trung tâm Tiếng anh có vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết. Phần mềm quản lý Trung tâm như một cách tay đắc lực, giúp tiết kiệm chi phí trong quản lý, thiết kiệm thời gian. Làm việc trở nên dễ dàng, khoa học hơn. Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp giúp trung tâm ngoại ngữ của bạn tối ưu hiệu quả việc quản lý vận hành và tăng doanh thu.
Đặc biệt, phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu với những tính năng vô cùng vượt trội, bao gồm: quản lý nhân sự, quản lý học viên, quản lý tài chính, quản lý đào tạo, quản lý KPI, phần mềm CRM,… cùng nhiều tính năng quan trọng khác nữa. Hệ thống Easy Edu giúp trung tâm bảo mật data khách hàng với hệ thống bảo mật phân quyền 3 lớp thông minh tuyệt đối an toàn. Mỗi trung tâm chỉ cần đăng nhập tài khoản là bạn có thể sử dụng ngay tất cả tính năng mà không cần cài đặt nhiều bước rắc rối.
Giải pháp toàn diện hỗ trợ tối ưu giúp trung tâm ngoại ngữ quản lý dễ dàng
Với phần mềm Easy Edu đăng nhập mọi nơi, sử dụng trên mọi thiết bị. Easy Edu tích hợp trên nền tảng Website, App Android – iOS. Hơn hết, đội ngũ support sẽ hỗ trợ bạn suốt thời gian sử dụng phần mềm.
Theo tin cập nhật ngày 08/03 tại Hà Nội đã có 3 ca mới xác định dương tính nCoV-19. Sở GD&ĐT cũng đã có quyết định rời lịch học của học sinh, sinh viên tới hết ngày 15/03 tại hầu khắp các tỉnh thành cả nước – những nơi đang là vùng có khả năng bùng phát dịch. Song song với động thái đó, hàng chục ngàn trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học và các lớp học ngoại khoá đã theo yêu cầu của Sở tiếp tục tạm dừng hoạt động giảng dạy và đào tạo.
Hành động này là vô cùng cần thiết đối với chủ trương phòng tránh dịch nCoV của toàn xã hội. Tuy nhiên, việc tạm dừng hoạt động đào tạo giảng dạy tại các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, ngoại khoá đã gây ra cực kỳ nhiều khó khăn. Có thể nói đây là một thử thách rất lớn có ảnh hưởng tới toàn bộ lĩnh vực giảng dạy tại trung tâm đào tạo.
Lớp học vắng tanh, trung tâm điêu đứng
Trung tâm tạm dừng hoạt động, các lớp học vắng tanh, học viên không đến lớp khiến dòng tiền của trung tâm bị đứt mạch. Từ quản lý, nhân viên đến giáo viên trung tâm lo lắng vì mất nguồn doanh thu. Hơn nữa, chương trình đào tạo giảng dạy nhiều tuần bị gián đoạn khiến kết quả học tập của các em học viên đang theo học giảm sút. Tinh thần đội ngũ nhân sự trung tâm đi xuống, kết quả kinh doanh tê liệt thảm hại và nhiều trung tâm có nguy cơ đi đến “sập tiệm” đóng cửa ngay cả khi sắp tới mùa hè – mùa làm ăn của trung tâm.
Lớp học vắng tanh mùa nCoV
Quan trọng hơn hết tại thời điểm này, người lãnh đạo quản lý trung tâm phải có những đối sách thật tốt, thật hiệu quả và ngay lập tức. Tìm hiểu và hành động ngay với mục tiêu sống sót qua mùa nCoV. Thông qua chuỗi bài viết về việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ tin học, Easy Edu sẽ chia sẻ thật nhiều những kiến thức cần thiết giúp trung tâm vượt bão sống sót và phát triển mạnh mẽ sau cơn bão này.
6 “kế sách” và hành động cần thiết vượt bão nCoV
Thu hồi dòng tiền
Vấn đề lớn nhất sâu xa nhất chính là tiền và dòng tiền của trung tâm ngoại ngữ. Khi chưa có nguồn thu xoay vòng trong tháng để chi trả cho chi phí cố định rất dễ gây ra khủng hoảng dòng tiền. Nếu trước đây, việc quản lý tài chính không được xem trọng hàng đầu thì việc khủng hoảng lại càng khó kiểm soát.
Hành động cần thiết bây giờ là kiểm soát ngay tài chính của trung tâm, Easy Edu đã chia sẻ kiến thức quản lý tài chính trung tâm tại bài viết 3 BƯỚC TỐI ƯU CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ TRUNG TÂM HIỆU QUẢ – Các chủ trung tâm có thể tham khảo để hiểu thêm và áp dụng cho trung tâm của mình.
Dòng tiền có thể thu hồi bao gồm: Học phí nợ – Hoa hồng đối tác chưa thanh toán – Tiền tài liệu, các khoản thu đang nợ từ học viên. Bằng cách liên lạc với khách hàng để thu các “khoản phải thu” nhanh nhất có thể sinh ra dòng tiền ngắn hạn, giúp trung tâm sống sót qua thời điểm này.
Thu hồi dòng tiền ngắn hạn giúp trung tâm duy trì hoạt động
Mời đầu tư, gọi vốn
Phương án gọi vốn, gọi đầu tư khá rủi ro. Tuy nhiên nếu đứng trong tình trạng trung tâm có nguy cơ “sập tiệm” vì ảnh hưởng của dịch nhưng sau khi hết dịch lại rất có tiềm năng và lợi nhuận lớn thì việc gọi vốn để sống sót hoàn toàn xứng đáng và cần thiết.
Với báo cáo về doanh thu / Học viên của quý trước năm trước mà đánh giá tiềm năng và cơ hội. Ngoài ra để gọi vốn đầu tư cũng như đảm bảo cổ phần và quyền lợi của mình, chủ trung tâm phải tìm hiểu kỹ càng về các hình thức cổ phần, tính toán và định giá được doanh nghiệp.
Động viên tinh thần đội ngũ
Kết quả kinh doanh đi xuống ảnh hưởng tới tinh thần chung của tất cả mọi người. Ngoài việc thu nhập bị giảm, không có học viên thì áp lực tâm lý cũng rất nặng nề. Cổ nhân có câu: “Thiên thời địa lợi không bằng nhân hòa” – Quan trọng nhất là tinh thần của đội ngũ, tất cả mọi người đều hiểu hoàn cảnh và tình hình doanh nghiệp để chia sẻ với nhau những ngày tháng khó khăn và kiên trì chờ đợi.
Tinh gọn bộ máy – “Bỏ xe giữ tướng, thắng thế cờ tàn”
Một hành động khác có thể giúp ích cho trung tâm vượt bão, đồng thời chỉnh đốn lại bộ máy nhân sự, giúp công việc hiệu quả và tinh gọn hơn chính là tinh giảm nhân sự.
Đây là việc rất khó khăn nhất là đối với trung tâm ngoại ngữ tin học quy mô vừa và nhỏ. Người chủ trung tâm rất cần bỏ qua cảm xúc trong quản trị để quản lý và cân đo hiệu quả nhân sự thật chính xác. Bằng các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhân sự, hiệu quả công việc trong các tháng trung tâm hoạt động gần đây mà đánh giá kết quả công việc dựa trên tất cả tiêu chí cụ thể.
Tuy rằng rất khó khăn nhưng nếu làm được tốt việc này có thể giúp Trung tâm tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi tháng sau này. Một giải pháp khác sau khi tinh giảm bộ máy chính là ứng dụngphần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ vào quản lý và vận hành trung tâm. Với chi phí cực rẻ mà hiệu quả quản lý tối ưu, phần mềm quản lý Easy Edu chắc chắn giúp vận hành hiệu quả trung tâm ngay cả với số lượng nhân viên bằng một nửa.
Giữ liên lạc và kết nối với phụ huynh / học viên.
Đảm bảo liên lạc và kết nối với phụ huynh và học viên phải được liên tục. Học viên chính là nguồn sống cho trung tâm. Ngay sau khi hết dịch, việc đi học trở lại và tỉ lệ học viên tiếp tục đến lớp là rất quan trọng.
Thông qua các phương tiện và kênh liên lạc, trung tâm có thể giữ liên lạc và tương tác nhiều hơn với học viên bằng nhiều cách. Ví dụ: Trên Fanpage của trung tâm có thể đăng bài nhiều hơn, chia sẻ nhiều những kiến thức, bài tập hay thú vị để học sinh tương tác. Trên website viết và chia sẻ thêm về những kiến thức học tập giúp các em học tập hiệu quả,…
Quản lý bằng phần mềm EasyEdu tinh gọn bộ máy nhân sự trung tâm
Ngoài ra với các trung tâm đang sử dụng ứng dụng Easy Edu, phần mềm có sẵn tính năng tương tác và thông báo với học viên ngay trên điện thoại. Giúp thông báo và tin tức của trung tâm được hiển thị đầu tiên và ngay lập tức đến điện thoại của Học viên và phụ huynh. Tương tác tích cực và hiệu quả gấp nhiều lần.
Biến đổi cùng cơ hội – Giảng dạy online đại dương xanh dành cho trung tâm ngoại ngữ… (còn tiếp)
Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang hoạt động với mô hình tự phát bị động. Việc vận hành chưa tốt dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.
Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả hành động của nhân sự, phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Dưới đây là 4 checklist giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả và thành công.
#1 – Tối ưu quy trình làm việc.
Quy trình làm việc tại trung tâm hiếm khi được quy định rõ ràng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều đang xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường bị động xử lý. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Quản lý khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của từng nhân viên. Dẫn đến khó khăn khi đánh giá nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào chưa tốt, và cần điều chỉnh vấn đề gì.
Quy trình làm việc tối ưu phải rõ ràng
Một quy trình làm việc tối ưu nghĩa là như thế nào?
Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.
Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc trang web của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí… Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu… Những công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh ai chịu trách nhiệm, quyền hạn đến đâu, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào?..v..v…
Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần vận hành thủ công, làm việc tự nhiên cũng có thể xử lý xong việc. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài (hoặc nhiều hơn), trên website mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu phân công rõ ràng dễ dẫn tới “vỡ trận” và trung tâm không thể phát triển mở rộng quy mô lên được.
#2 – Xếp lớp, xếp lịch học khoa học
Sắp xếp lịch học hợp lý thông minh là vấn đề chính yếu các chủ trung tâm quan tâm bậc nhất. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà không phải trung tâm nào cũng có thể làm được. Từ cơ sở vật chất, năng lực học tập, thời gian phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp chính xác được lớp cho một học viên mới đôi khi phải mất cả giờ đồng hồ lọc và lựa chọn.
Tuy nhiên còn khó hơn nữa khi học viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường..v..v… Mỗi khi thông báo thay đổi nhỏ về lịch cũng khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để set up lại một loạt vấn đề phát sinh.
Xếp lớp phù hợp giúp nâng cao tới 60% hiệu quả học tập của học viên
#3 – Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm
Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều. Không chỉ kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.
Theo quan điểm của các phụ huynh, Trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.
Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn và chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm,
#4 – Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh
Như đã nói tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học, tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, marketing cho trung tâm được tốt hơn, tương tác giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.
Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để thông báo để nhắn tin cho học viên của mình. Tuy vậy đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị “trôi” và “lạc lõng” trong quá nhiều tin tức từ quảng cáo, từ bạn bè, từ người xung quanh. Việc tương tác chỉ mang tính thủ tục thông báo một chiều mà không đem lại hiệu quả nhiều.
Tương tác hiệu quả với khách hàng là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. Sau khi kiểm tra đủ và thực hiện tốt các checklist như trên, trung tâm sẽ hoàn toàn có thể tự động hoá quy trình. Đây là điểm khác biệt giữa trung tâm quy mô nhỏ và trung tâm có nhiều cơ sở.
Hiệu quả không ngờ nhờ tương tác hiệu quả với học viên
Về bản chất – mỗi cơ sở đào tạo chính là một trung tâm riêng biệt. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng và nhân bản mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy áp dụng ngay giải pháp quản lý trung tâm của Easy Edu.
Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh Easy Edu giúp tối ưu và tự động hóa quy trình làm việc của trung tâm đào tạo. Giúp chủ trung tâm ngoại ngữ tin học có nền tảng vững chắc cho sự phát triển trung tâm mình. Tham khảo ngay Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu tại đây – hoặc – Tải về ứng dụng Easy Edudành cho điện thoại.
