Tel: 0246.278.0805/ 0914.779.655 sales@emso.vn
Học binh pháp 6 kế “vượt bão nCoV” cho Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Học binh pháp 6 kế “vượt bão nCoV” cho Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Theo tin cập nhật ngày 08/03 tại Hà Nội đã có 3 ca mới xác định dương tính nCoV-19. Sở GD&ĐT cũng đã có quyết định rời lịch học của học sinh, sinh viên tới hết ngày 15/03 tại hầu khắp các tỉnh thành cả nước – những nơi đang là vùng có khả năng bùng phát dịch. Song song với động thái đó, hàng chục ngàn trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học và các lớp học ngoại khoá đã theo yêu cầu của Sở tiếp tục tạm dừng hoạt động giảng dạy và đào tạo.

Hành động này là vô cùng cần thiết đối với chủ trương phòng tránh dịch nCoV của toàn xã hội. Tuy nhiên, việc tạm dừng hoạt động đào tạo giảng dạy tại các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, ngoại khoá đã gây ra cực kỳ nhiều khó khăn. Có thể nói đây là một thử thách rất lớn có ảnh hưởng tới toàn bộ lĩnh vực giảng dạy tại trung tâm đào tạo.

Lớp học vắng tanh, trung tâm điêu đứng

Trung tâm tạm dừng hoạt động, các lớp học vắng tanh, học viên không đến lớp khiến dòng tiền của trung tâm bị đứt mạch. Từ quản lý, nhân viên đến giáo viên trung tâm lo lắng vì mất nguồn doanh thu. Hơn nữa, chương trình đào tạo giảng dạy nhiều tuần bị gián đoạn khiến kết quả học tập của các em học viên đang theo học giảm sút. Tinh thần đội ngũ nhân sự trung tâm đi xuống, kết quả kinh doanh tê liệt thảm hại và nhiều trung tâm có nguy cơ đi đến “sập tiệm” đóng cửa ngay cả khi sắp tới mùa hè – mùa làm ăn của trung tâm.

Lớp học vắng tanh mùa nCoV

Quan trọng hơn hết tại thời điểm này, người lãnh đạo quản lý trung tâm phải có những đối sách thật tốt, thật hiệu quả và ngay lập tức. Tìm hiểu và hành động ngay với mục tiêu sống sót qua mùa nCoV. Thông qua chuỗi bài viết về việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ tin học, Easy Edu sẽ chia sẻ thật nhiều những kiến thức cần thiết giúp trung tâm vượt bão sống sót và phát triển mạnh mẽ sau cơn bão này.

6 “kế sách” và hành động cần thiết vượt bão nCoV

Thu hồi dòng tiền

Vấn đề lớn nhất sâu xa nhất chính là tiền và dòng tiền của trung tâm ngoại ngữ. Khi chưa có nguồn thu xoay vòng trong tháng để chi trả cho chi phí cố định rất dễ gây ra khủng hoảng dòng tiền. Nếu trước đây, việc quản lý tài chính không được xem trọng hàng đầu thì việc khủng hoảng lại càng khó kiểm soát. 

Hành động cần thiết bây giờ là kiểm soát ngay tài chính của trung tâm, Easy Edu đã chia sẻ kiến thức quản lý tài chính trung tâm tại bài viết 3 BƯỚC TỐI ƯU CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ TRUNG TÂM HIỆU QUẢ – Các chủ trung tâm có thể tham khảo để hiểu thêm và áp dụng cho trung tâm của mình.

Dòng tiền có thể thu hồi bao gồm: Học phí nợ – Hoa hồng đối tác chưa thanh toán – Tiền tài liệu, các khoản thu đang nợ từ học viên. Bằng cách liên lạc với khách hàng để thu các “khoản phải thu” nhanh nhất có thể sinh ra dòng tiền ngắn hạn, giúp trung tâm sống sót qua thời điểm này. 

Thu hồi dòng tiền ngắn hạn giúp trung tâm duy trì hoạt động

Mời đầu tư, gọi vốn

Phương án gọi vốn, gọi đầu tư khá rủi ro. Tuy nhiên nếu đứng trong tình trạng trung tâm có nguy cơ “sập tiệm” vì ảnh hưởng của dịch nhưng sau khi hết dịch lại rất có tiềm năng và lợi nhuận lớn thì việc gọi vốn để sống sót hoàn toàn xứng đáng và cần thiết. 

Với báo cáo về doanh thu / Học viên của quý trước năm trước mà đánh giá tiềm năng và cơ hội. Ngoài ra để gọi vốn đầu tư cũng như đảm bảo cổ phần và quyền lợi của mình, chủ trung tâm phải tìm hiểu kỹ càng về các hình thức cổ phần, tính toán và định giá được doanh nghiệp. 

Động viên tinh thần đội ngũ

Kết quả kinh doanh đi xuống ảnh hưởng tới tinh thần chung của tất cả mọi người. Ngoài việc thu nhập bị giảm, không có học viên thì áp lực tâm lý cũng rất nặng nề. Cổ nhân có câu: “Thiên thời địa lợi không bằng nhân hòa” – Quan trọng nhất là tinh thần của đội ngũ, tất cả mọi người đều hiểu hoàn cảnh và tình hình doanh nghiệp để chia sẻ với nhau những ngày tháng khó khăn và kiên trì chờ đợi. 

Tinh gọn bộ máy – “Bỏ xe giữ tướng, thắng thế cờ tàn” 

Một hành động khác có thể giúp ích cho trung tâm vượt bão, đồng thời chỉnh đốn lại bộ máy nhân sự, giúp công việc hiệu quả và tinh gọn hơn chính là tinh giảm nhân sự. 

Đây là việc rất khó khăn nhất là đối với trung tâm ngoại ngữ tin học quy mô vừa và nhỏ. Người chủ trung tâm rất cần bỏ qua cảm xúc trong quản trị để quản lý và cân đo hiệu quả nhân sự thật chính xác. Bằng các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhân sự, hiệu quả công việc trong các tháng trung tâm hoạt động gần đây mà đánh giá kết quả công việc dựa trên tất cả tiêu chí cụ thể.

Tuy rằng rất khó khăn nhưng nếu làm được tốt việc này có thể giúp Trung tâm tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi tháng sau này. Một giải pháp khác sau khi tinh giảm bộ máy chính là ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ vào quản lý và vận hành trung tâm. Với chi phí cực rẻ mà hiệu quả quản lý tối ưu, phần mềm quản lý Easy Edu chắc chắn giúp vận hành hiệu quả trung tâm ngay cả với số lượng nhân viên bằng một nửa.

Giữ liên lạc và kết nối với phụ huynh / học viên.

Đảm bảo liên lạc và kết nối với phụ huynh và học viên phải được liên tục. Học viên chính là nguồn sống cho trung tâm. Ngay sau khi hết dịch, việc đi học trở lại và tỉ lệ học viên tiếp tục đến lớp là rất quan trọng.

Thông qua các phương tiện và kênh liên lạc, trung tâm có thể giữ liên lạc và tương tác nhiều hơn với học viên bằng nhiều cách. Ví dụ: Trên Fanpage của trung tâm có thể đăng bài nhiều hơn, chia sẻ nhiều những kiến thức, bài tập hay thú vị để học sinh tương tác. Trên website viết và chia sẻ thêm về những kiến thức học tập giúp các em học tập hiệu quả,…

Quản lý bằng phần mềm EasyEdu tinh gọn bộ máy nhân sự trung tâm

Ngoài ra với các trung tâm đang sử dụng ứng dụng Easy Edu, phần mềm có sẵn tính năng tương tác và thông báo với học viên ngay trên điện thoại. Giúp thông báo và tin tức của trung tâm được hiển thị đầu tiên và ngay lập tức đến điện thoại của Học viên và phụ huynh. Tương tác tích cực và hiệu quả gấp nhiều lần.

Biến đổi cùng cơ hội – Giảng dạy online đại dương xanh dành cho trung tâm ngoại ngữ… (còn tiếp)

3 bước tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả

3 bước tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả

Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học quy mô nhỏ và vừa luôn phải đối mặt với vấn đề tài chính mỗi ngày. Nguyên nhân có thể phát sinh từ việc quản lý tài chính thu chi chưa được tốt của chính chủ trung tâm. Mặt khác cũng gây ra từ việc phân bổ dòng tiền không hiệu quả. Việc phân tán nguồn lực khiến trung tâm không còn ngân sách cho những việc quan trọng như Marketing & Sales – những công việc hiệu quả nhất đem lại doanh thu và học viên cho công ty. Vậy bằng cách nào các quản lý trung tâm xác định được trọng tâm và những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả đồng thời tiết kiệm những món tiền không cần chi? Tại bài viết này, Easy Edu sẽ chia sẻ bí quyết 3 bước tối ưu chi phí và vận hành và quản lý trung hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp SMEs áp dụng rất hiệu quả.

Cơ cấu tài chính trong trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Cũng như tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm rõ chính xác dòng tiền trong trung tâm là điều cực kỳ quan trọng. Dòng tiền chính là dòng máu của doanh nghiệp, dòng tiền phản ánh sức khỏe và độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Dòng tiền chia ra 2 luồng chính: Thu và Chi. Khoản THU bao gồm tất cả khoản mang lại tiền cho trung tâm từ hoạt động kinh doanh: Ở đây có thể là Học phí học viên, Hoa hồng, Tiền bán tài liệu, giáo trình, Quỹ học tập, Hoa hồng giới thiệu nhân sự,,.. Khoản CHI chính là các chi phí phải chi ra của doanh nghiệp. Có thể chia ra 3 nhóm chi phí chính: – Chi phí bán hàng (marketing & sales); – Chi phí quản lý – vận hành trung tâm; – Chi phát sinh phí khác…

Ví dụ về cơ cấu thu chi trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Thực trạng tại các trung tâm hiện nay hầu như việc quản lý tài chính chưa hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Một số nơi, chủ trung tâm ngoại ngữ tự quản lý thu chi, hoặc giao cho người tin cẩn nắm vai trò kế toán kiểm soát công việc này. Vấn đề chính đó là việc quản lý theo hình thức “sổ chợ – sổ cái” rất dễ phát sinh vô vàn các vấn đề sai sót tiền nong ngoài dự tính. Ngoài ra, việc ghi chép sổ thu chi khiến không kiểm soát được ở mức độ bao quát toàn bộ dòng tiền nhiều khi khiến thâm hụt, thấu chi…

Xác định cần đầu tư vào đâu – cắt giảm khoản nào?

#1 – Đầu tư tập trung

Có 2 khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học là Marketing – Sales và Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo. Bản chất đây cũng là hai khoản chi ra trong doanh nghiệp, đầu tư và chi phí chỉ khác nhau ở kết quả đem lại của hoạt động đó. Ở quy mô trung tâm nhỏ, hãy cố gắng cắt giảm những chi phí không cần thiết, dồn tiền vào hoạt động marketing và nâng cao chất lượng giảng dạy. Những hoạt động trọng yếu này trực tiếp tạo ra kết quả dòng doanh thu cho trung tâm. Marketing giúp thương hiệu được nhiều người biết đến, học viên tìm hiểu về trung tâm nhiều hơn, mở rộng độ phủ thị trường… Một vài hoạt động marketing có thể giúp doanh nghiệp tăng học viên và tăng giá trị khóa học có thể làm ngay được chia sẻ tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học  Đầu tư để tăng chất lượng dịch vụ đào tạo như: đầu tư trang thiết bị giúp học sinh học tập dễ dàng hơn, tu sửa cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê giáo viên giỏi về đứng lớp, mở thêm các khóa học / lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho nhiều nhóm khách hàng,.v..v… Chất lượng đào tạo luôn là yếu tố cần đầu tư nhiều nhất bởi đây chính là lý do quan trọng nhất khiến học viên và phụ huynh đặt niềm tin và đưa con em tới học. Chất lượng giảng dạy tăng, khóa học chất lượng và giáo viên chuyên môn cao sẽ đem đến sự an tâm rất lớn cho khách hàng.

Thu chi rõ ràng, đầu tư hiệu quả

#2 – Chi phí cần cắt giảm

Việc làm đầu tiên các chủ trung tâm cần kiểm tra lại tất cả khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Đánh dấu lại những khoản chi không thực sự có tác động đến sự phát triển của trung tâm. Đánh giá xem các khoản chi này có thật sự cần thiết cho các tháng tiếp theo không? Nếu không, kiên quyết loại bỏ và tối thiểu số tiền cần phải chi cho lần tới. Chi phí nhân sự cũng là một khoản có thể đánh giá cắt giảm. Trong trường hợp trung tâm đang thực sự gặp khó khăn tài chính thì việc cắt giảm là không thể tránh khỏi. Nhân sự cần được đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng và nhận lương thưởng xứng đáng. Tại Việt Nam, hầu hết trung tâm phát triển yếu kém đều đang mắc phải vấn đề này: “Không đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự và chi phí “quá tay” vào việc trả lương nhân viên”. Vì thế đã lãng phí một khoản không nhỏ mà thực tế có thể đi đầu tư và phát triển tốt hơn.

Giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh

Chủ trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cần xem xét và cân nhắc kỹ tất cả các khoản thu – chi của trung tâm trước khi có quyết định và hành động cụ thể. Khi bắt đầu kế hoạch cân đối và quản lý tài chính, việc đầu tiên là cần theo dõi các khoản thu chi hàng tháng và xem hiệu quả của khoản tiền đó. Bên cạnh theo dõi dòng tiền, quản lý trung tâm cần đánh giá hiệu quả nhân sự rõ ràng hơn thông qua các chỉ số về kết quả công việc, KPI, OKRs, ROI,.. Có những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả đầu tư và tính phương án thay thế.

Sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm chi phí vận hành

Hiện nay xu hướng ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý doanh nghiệp đang rất thịnh hành. Chuyển đổi số đang là một xu hướng tất yếu của xã hội. Các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cũng không ngoại lệ. Ứng dụng phần mềm giúp trung tâm tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý và vận hành. Phần mềm quản lý mang lại sự chính xác và linh hoạt, 1-2 nhân viên có thể đảm trách và xử lý công việc bằng 5 người trước đây. Một số hệ thống các trung tâm lớn đã ứng dụng Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu vào việc vận hành trung tâm và đạt được nhiều kết quả rất tốt. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu được thiết kế dành riêng cho mô hình trung tâm đào tạo, giáo dục, ngoại ngữ, lớp học ngoại khóa.. có đầy đủ chức năng và module phù hợp với các trung tâm. Giúp tiết kiệm và thay thế công việc của 3 – 4 nhân sự. Công việc được xử lý nhanh và chính xác hơn và cập nhật từng phút trên ứng dụng giúp chủ trung tâm kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình. Tham khảo và đăng ký tải về miễn phí Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tại đây: https://easyedu.vn/dung-thu/
✔4 checklists quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ thành công

✔4 checklists quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ thành công

Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang hoạt động với mô hình  tự phát bị động. Việc vận hành chưa tốt dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.

Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả hành động của nhân sự, phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Dưới đây là 4 checklist giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả và thành công.

#1 – Tối ưu quy trình làm việc.

Quy trình làm việc tại trung tâm hiếm khi được quy định rõ ràng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều đang xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường bị động xử lý. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Quản lý khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của từng nhân viên. Dẫn đến khó khăn khi đánh giá nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào chưa tốt, và cần điều chỉnh vấn đề gì.

Quy trình làm việc tối ưu phải rõ ràng

Một quy trình làm việc tối ưu nghĩa là như thế nào?

Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.

Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc trang web của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí… Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu… Những công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh ai chịu trách nhiệm, quyền hạn đến đâu, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào?..v..v…

Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần vận hành thủ công, làm việc tự nhiên cũng có thể xử lý xong việc. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài (hoặc nhiều hơn), trên website mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu phân công rõ ràng dễ dẫn tới “vỡ trận” và trung tâm không thể phát triển mở rộng quy mô lên được.

#2 – Xếp lớp, xếp lịch học khoa học

Sắp xếp lịch học hợp lý thông minh là vấn đề chính yếu các chủ trung tâm quan tâm bậc nhất. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà không phải trung tâm nào cũng có thể làm được. Từ cơ sở vật chất, năng lực học tập, thời gian phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp chính xác được lớp cho một học viên mới đôi khi phải mất cả giờ đồng hồ lọc và lựa chọn.

Tuy nhiên còn khó hơn nữa khi học viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường..v..v… Mỗi khi thông báo thay đổi nhỏ về lịch cũng khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để set up lại một loạt vấn đề phát sinh.

sap xep lich hoc trung tam ngoai ngu

Xếp lớp phù hợp giúp nâng cao tới 60% hiệu quả học tập của học viên

#3 – Theo dõi và nắm bắt hiệu quả đào tạo của trung tâm

Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều. Không chỉ kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.

Theo quan điểm của các phụ huynh, Trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.

Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn và chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm,

#4 – Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Như đã nói tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học, tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, marketing cho trung tâm được tốt hơn, tương tác giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.

Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để thông báo để nhắn tin cho học viên của mình. Tuy vậy đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị “trôi” và “lạc lõng” trong quá nhiều tin tức từ quảng cáo, từ bạn bè, từ người xung quanh. Việc tương tác chỉ mang tính thủ tục thông báo một chiều mà không đem lại hiệu quả nhiều.

Tương tác hiệu quả với khách hàng là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. Sau khi kiểm tra đủ và thực hiện tốt các checklist như trên, trung tâm sẽ hoàn toàn có thể tự động hoá quy trình. Đây là điểm khác biệt giữa trung tâm quy mô nhỏ và trung tâm có nhiều cơ sở.

Hiệu quả không ngờ nhờ tương tác hiệu quả với khách hàng

Về bản chất – mỗi cơ sở đào tạo chính là một trung tâm riêng biệt. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng và nhân bản mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy áp dụng ngay giải pháp quản lý trung tâm của Easy Edu.

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh Easy Edu giúp tối ưu và tự động hóa quy trình làm việc của trung tâm đào tạo. Giúp chủ trung tâm ngoại ngữ tin học có nền tảng vững chắc cho sự phát triển trung tâm mình. Tham khảo ngay Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu tại đây – hoặc – Tải về ứng dụng Easy Edu dành cho điện thoại. 

Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học

Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học

PR và Marketing là công việc quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nói chung và các trung tâm đào tạo nói riêng. Trung tâm muốn tồn tại và phát triển lâu dài phải làm được marketing, hơn nữa, phải làm thật tốt. Đặc biệt với trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học hay các môn học ngoại khóa thì việc làm PR & Marketing lại càng quan trọng hơn nữa. Tuy nhiên vì nhiều lý do mà bản thân người chủ quản lý trung tâm không thực sự giỏi làm pr quảng cáo, không có đội ngũ marketing chuyên nghiệp dẫn đến trung tâm khó có thể duy trì và phát triển lâu dài hay mở rộng quy mô lên được. Trong bài viết này, Easy Edu sẽ chia sẻ kiến thức và một số ví dụ về chiến lược marketing hiệu quả dành cho trung tâm ngoại ngữ tin học có thể áp dụng ngay. Kinh nghệm thực chiến từ các Agency ngành giáo dục đã chi tiêu hiệu quả nhiều tỷ đồng trên các nền tảng quảng cáo.

Chiến lược đúng – chìa khoá marketing hiệu quả cho trung tâm.

Chiến lược luôn luôn là thứ phải bàn đến đầu tiên. Chiến lược marketing rất đa dạng, có thể nói là muôn hình vạn hướng. Tuy vậy đối với các trung tâm đào tạo thì chiến lược marketing có phần đặc thù hơn chút ít. Nguyên nhân chính là do có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược và mục tiêu phát triển của trung tâm. Một trung tâm ngoại ngữ mở ra giữa Thành phố sẽ có chiến lược khác trung tâm ở ngoại ô, một trung tâm có 3-5 chi nhánh cần làm marketing khác với trung tâm nhỏ giáo viên tự mở tại nhà. Tùy vào quy mô và mục tiêu kinh doanh, người chủ trung tâm cần biết rõ các yếu tố ảnh hưởng để hoạch định chiến lược phù hợp sao cho đúng định hướng của mình nhất. Lời khuyên trước tiên để có một chiến lược tốt, Chủ trung tâm hãy ấn định mục tiêu kinh doanh mình muốn đạt được. Mục tiêu càng cụ thể, càng chi tiết, càng khả thi thì khả năng thành công càng cao.

Ví dụ về mục tiêu & chiến lược kinh doanh:

Mục tiêu doanh thu: Trung tâm tiếng anh ABC đạt doanh thu 250 triệu vào tháng 4 với số lượng 300 học viên đăng ký học, học phí trung bình 1 triệu đồng 1 khoá; về Thương hiệu của trung tâm được học sinh của 4 trường THPT và THCS trong xã biết đến nhờ các chiến dịch truyền thông tặng quà và banner bên ngoài cổng trường…

“Bắt đầu với mục tiêu đã xác định – Lập kế hoạch chi tiết và hành động mỗi ngày tới khi đạt được điều đó. Đó là bí quyết của thành công!” – Napoleon Hill

Sau khi mục tiêu đã được ấn định cụ thể, hãy lập kế hoạch từng bước, lựa chọn kênh marketing phù hợp và triển khai. Bạn có thể tham khảo 4 hình thức outbound marketing vang bóng một thời vẫn đang hiệu quả  và lựa chọn cách thức và kênh marketing phù hợp cho trung tâm của mình với chi phí tiết kiệm và hiệu quả cao nhất.

Thử nhiều cách để tìm ra cách làm tốt nhất.

Sau khi đã có mục tiêu marketing cụ thể cho trung tâm và một chiến lược rõ ràng, Quản lý cần vạch ra kế hoạch làm việc và những đầu việc quan trọng. Ở đây chúng ta sẽ bàn về khía cạnh Marketing: Những kênh quảng cáo tiếp cận nào sẽ đem lại hiệu quả? Như đã đề cập ở trên, việc sử dụng cách thức PR và kênh marketing tuỳ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Bản thân người quản lý trung tâm phải nắm rõ thị trường, khách hàng (học viên) mình muốn hướng tới là ai, họ ở đâu, tiếp cận học viên như thế nào, nội dung gì sẽ tác động đến họ tốt nhất? Lấy ví dụ: Bạn là một trung tâm tiếng anh ở quê, gần trung tâm là một trường Trung học cơ sở của xã đang có hơn 1.000 học sinh. Các khoá học của bạn tập trung vào ôn luyện thi, giải đề và ngữ pháp tiếng anh cơ bản. Thay vì sử dụng kênh Quảng cáo Facebook để quảng bá, bạn nên tham khảo một số cách truyền thống và tiếp cận dễ dàng hơn như: Baner – băng rôn quảng cáo, Lớp học thử miễn phí, Gặp gỡ phụ huynh, Offline CLB tiếng anh của trường. Hoặc nếu sắp xếp được, hãy tới từng lớp học và nói chuyện với học sinh về phương pháp học tiếng anh điểm cao và chia sẻ thông tin về trung tâm.v.v.

Chiến lược marketing hiệu quả có rất nhiều, quan trọng nhất là chiến lược nào phù hợp.

Dĩ nhiên sẽ có cách hiệu quả, có cách không mang lại học viên ngay lập tức. Nhưng ở khía cạnh nào đó, danh tiếng của trung tâm cũng được nhiều người biết đến. Tên Trung tâm được nhắc lại nhiều lần – cho dù không mang lại kết quả tăng doanh thu ngay nhưng lại giúp cho trung tâm được nhiều “khách hàng tiềm năng” ghi nhớ. “Giới thiệu thông qua truyền miệng” chính là cách marketing tốt nhất cho trung tâm ngoại ngữ tin học ở các vùng quê mà bạn có thể thử nghiệm.

Nhân bản những hành động hiệu quả

Tương tác và trò chuyện với học viên 15 phút sau mỗi buổi học giúp gắn kết mối quan hệ

Tại Thái Lan, mô hình trung tâm tiếng anh tương tác được áp dụng rất hiệu quả từ rất sớm. Vào năm 2007, các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tại đây đã thêm vào các buổi học 10-15 phút nói chuyện  bằng ngoại ngữ trực tiếp giữa Giáo viên và Học viên, Học viên và Học viên, Học viên và Người bản xứ,… Các hoạt động này đem lại sự gắn kết và trải nghiệm khách hàng cực kỳ hiệu quả. Sự tương tác được tăng lên, lớp học vui vẻ, trải nghiệm khách hàng tích cực hơn giúp tăng uy tín trung tâm và sự yêu thích lên rõ rệt. Hệ quả từ đó, khách hàng truyền miệng lẫn nhau, rủ nhau đến lớp cùng học giúp doanh thu trung tâm tăng vượt trội mà không cần tốn một đồng quảng cáo nào. Đây chính là cách quảng cáo thụ động và marketing trải nghiệm hiệu quả ngay, bạn có thể áp dụng tại các lớp học và thấy hiệu quả chỉ sau một vài tuần.

Từ khóa là “chăm sóc học viên thật tốt“.

Học viên chính là khách hàng. Chăm sóc khách hàng tốt là chìa khoá của trung tâm ngoại ngữ thành công.Tuy vậy không phải ai cũng nắm được phương pháp và cách thức chăm sóc khách hàng đem lại hiệu quả tốt. Tại Việt Nam, tâm lý đại đa số các trung tâm dạy tiếng anh vẫn rất “cổ hủ” – coi “học viên chỉ là học sinh”, học viên đi học và đóng học phí, giáo viên dạy theo chương trình sách giáo khoa tiếng anh để học trước chương trình. Đây là cách học có thể giúp các em học sinh đạt điểm cao nhưng lại khiến trung tâm rất khó để phát triển và mở rộng. Khi người quản lý trung tâm ngoại ngữ tin học ý thức, ấn định mục tiêu trong công việc đào tạo và giáo dục nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng cho học sinh, từ đó truyền tải cho học viên những điều tốt nhất. Trung tâm không chỉ đơn thuần là nơi học ngữ pháp giải đề thi mà còn là nơi các em học sinh được trải nghiệm, được lớn lên trong môi trường giáo dục cấp tiến và dần trưởng thành đồng hành cùng sự phát triển trung tâm… Đó là trải nghiệm tuyệt vời nhất đối với học sinh. Trong marketing, có một thuật ngữ là “trưởng thành cùng khách hàng” chính là để mô tả trải nghiệm này. Chiến lược đã được áp dụng thành công bởi hàng chục nhãn hàng nổi tiếng như Vinamilk, Milo, OMO,… Hãy thử nghiệm trên mô hình trung tâm ngoại ngữ tin học của bạn, rất có thể đây là một “đại dương xanh” nơi mà doanh nghiệp của bạn là người dẫn đầu.

(Ảnh internet)

Nhu cầu học ngoại ngữ sẽ tăng lên rất nhiều trong tương lai. Với sự phát triển của đô thị hoá, hội nhập với thế giới, Đào tạo ngoại ngữ tin học sẽ là ngành phát triển không có điểm dừng. Các trung tâm Tiếng Anh, Nhật, Hàn,… mọc lên như nấm đang đẩy mức độ cạnh tranh trong thị trường trở nên cực “nóng”. Điểm khác biệt duy nhất giữa một trung tâm ngoại ngữ thành công và một trung tâm thất bại nằm ở trải nghiệm học tập của học viên. Để quản lý tốt và đem lại trải nghiệm học tập tốt nhất đòi hỏi những người Chủ trung tâm ngoại ngữ tin học cần trang bị rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng quản lý và một tinh thần vì sự nghiệp giáo dục to lớn. Hãy thử nhìn rộng, bao quát bức tranh tổng thể thị trường và tập trung mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho học viên của mình mỗi ngày. Đó chính là chiến lược marketing, quản lý trung tâm tuyệt vời có khả năng thành công cao và mang tính dài hạn!

Thành công hay thất bại 70% nằm ở phương pháp quản lý và vận hành trung tâm.

Kỹ năng quan trọng nhất của người chủ trung tâm ngoại ngữ, tin học, giáo dục ngoại khóa là kỹ năng quản lý. Quản lý trung tâm dù ở quy mô nhỏ hay lớn cũng đều đòi hỏi những kiến thức nền tảng và kỹ năng thành thạo nhất định như: Kỹ năng quản lý công việc, marketing, nhân sự, quản lý tài chính, quản lý học sinh, CRM, lên kế hoạch công việc, xếp lịch học cho lớp, đánh giá học sinh, giáo viên, nhân viên,… Trong khi đó, đại bộ phận các quản lý trung tâm chủ yếu “đi lên từ nghề” – xuất phát từ nghề giáo viên hoặc nghề tay trái và có ít kinh nghiệm quản lý. Hiểu được vấn đề đó, Easy Edu ra đời như là một giải pháp phần mềm toàn diện, được thiết kế chuyên biệt dành cho các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học, âm nhạc, ngoại khoá… Phần mềm tích hợp đầy đủ tính năng cần thiết giúp Chủ trung tâm đào tạo quản lý công việc dễ dàng và khoa học. Từ đó tăng hiệu quả quản lý, chất lượng đào tạo học viên, tăng năng suất làm việc của nhân viên. Giúp doanh nghiệp tối ưu và tiết kiệm rất nhiều chi phí trong khâu quản lý và vận hành.

Giải pháp quản lý toàn diện trung tâm ngoại ngữ tin học

Ngoài ra với đội ngũ marketing và chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giáo dục, chúng tôi luôn sẵn sàng đưa ra những tư vấn hữu ích giúp người quản lý trung tâm quản lý thật tốt công việc kinh doanh của mình. Chúng tôi tin rằng Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu là trợ thủ đắc lực cho sự thành công của trung tâm, giúp chủ trung tâm tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí quản lý mỗi tháng cũng như có thêm nhiều thời gian nhờ giải pháp quản lý tuyệt vời, đơn giản và tinh gọn. Bạn muốn có một giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ tin học hiệu quả nhất với chi phí tốt nhất: Truy cập ngay Easy Edu – Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.

Tải về và cài đặt miễn phí phần mềm Skype – Gọi video dạy và học tiếng anh online.

Tải về và cài đặt miễn phí phần mềm Skype – Gọi video dạy và học tiếng anh online.

Phần mềm Skype và Ứng dụng phần mềm trong dạy và học tiếng anh online

Skype là phần mềm gọi video miễn phí phổ biến nhất trên thế giới. Với hơn 171 triệu tài khoản trên toàn thế giới và hơn 4 triệu người dùng tại Việt Nam, Skype là phần mềm gọi video trực tuyến hàng đầu bảo mật rất tốt, chất lượng video cao và cực kỳ dễ sử dụng.

Hiện nay Skype không chỉ dùng trong tương tác cá nhân trực tuyến mà còn được dùng trong nhiều lĩnh vực, nhiều doanh nghiệp, tổ chức và kể cả quân sự. Trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo, Skype được sử dụng như một nền tảng tương tác trực tuyến giữa giáo viên và học sinh theo hình thức 1-1, và kể cả 1 giáo viên – nhiều học sinh. Mô hình đang ứng dụng Skype nhiều nhất là các trung tâm lớp học tiếng anh trực tuyến.

Tải về và cài đặt Skype

Tải về trực tiếp tại Trang chủ: https://www.skype.com/en/get-skype/ 

Tải về nhanh file .exe tại link: Dành cho Mac OS – Dành cho Windows

Sau khi tải về, nhấn RUN để cài đặt phần mềm. Nhấn Next theo hướng dẫn:

Sau khi cài đặt màn hình đăng nhập xuất hiện, bạn sử dụng tài khoản Hotmail của Microsoft để đăng nhập hoặc đăng ký tại đây

Giao diện chính Skype

Thêm bạn bè đang sử dụng Skype bằng cách điền Email, SĐT hoặc Tên người dùng vào ô Search Skype. Gửi thông báo và thêm bạn bè để cùng sử dụng Skype và gọi video trực tuyến trên tất cả các nền tảng: Máy tính windows, Mac, Iphone, Androids.

Ứng dụng Skype vào việc dạy học ngoại ngữ online cho các trung tâm tiếng anh

Thực tế việc ứng dụng Skype đem lại rất nhiều sự tiện lợi cho giáo viên và học sinh. Giáo viên và học sinh của trung tâm có thể tương tác và học tập ở bất kỳ đâu và thiết bị nào. Điều này khiến các lớp học của trung tâm ngoại ngữ diễn ra liên tục, chương trình giảng dạy và đào tạo tăng doanh thu ngay giữa mùa dịch Corona.

Sắp xếp và quản lý lịch học online bằng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu

Hiện nay, hơn 100 trung tâm tiếng anh tại Hà Nội ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu vào sắp xếp lịch học trực tuyến cho học viên đạt được hiệu quả rất tốt. Lịch học được sắp xếp rõ ràng theo các khung giờ hàng ngày. Giáo viên và Học viên đều nhận được thông báo trước cho các buổi học và giờ học, nhắc nhở lịch học giúp cho tỉ lệ học viên tham gia lớp trên 95%. Phần mềm Easy Edu giúp điểm danh chính xác giờ giấc cả học sinh và giáo viên mỗi buổi học, đánh giá chất lượng buổi học, báo điểm kiểm tra, nhắn tin trực tuyến giúp việc học trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Với chi phí đầu tư ban đầu rất thấp, Easy Edu xứng đáng là phần mềm mà bất kỳ trung tâm đào tạo ngoại ngữ đều phải có. Xem ngay chương trình ưu đãi dùng thử miễn phí tại: https://easyedu.vn/dung-thu/