• Thực chiến • Quảng cáo & marketing tuyển sinh học viên cho trung tâm ngoại ngữ

• Thực chiến • Quảng cáo & marketing tuyển sinh học viên cho trung tâm ngoại ngữ

Thời điểm này chính là mùa tuyển sinh cao điểm của các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tiếng anh và các lớp học năng khiếu. Tuy vậy rất nhiều trung tâm đang gặp phải những vấn đề liên quan đến quảng cáo marketing tuyển sinh học viên. Qua bài viết này, đội ngũ marketing Easy Edu sẽ chia sẻ cụ thể các bước triển khai một chiến dịch quảng cáo tuyển sinh cho trung tâm tiếng anh hiệu quả với chi phí rẻ.

Bài viết dài, chi tiết, đầy đủ chắc chắn giúp bạn triển khai quảng cáo trung tâm hiệu quả và xây dựng thương hiệu trung tâm ngoại ngữ, giáo dục đào tạo thành công.

Nghiên cứu và lên kế hoạch tuyển sinh

Việc nghiên cứu thị trường rất quan trọng và phải làm thật nhanh. Nghiên cứu đem đến cho bạn cách nhìn tổng quan nhất về thị trường thực tế nơi trung tâm của bạn, từ đó giúp trung tâm đưa ra các gói học phí hay các chương trình khuyến mãi nổi bật và thuyết phục hơn so với các trung tâm đối thủ.

Hướng dẫn nghiên cứu thị trường & nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, Easy Edu đã chia sẻ chi tiết từng bước tại bài viết Kế hoạch thành lập và phát triển trung tâm ngoại ngữ thành công – bạn vui lòng tham khảo để hiểu rõ hơn về giai đoạn này.

Xác định rõ Mục tiêu và Ngân sách chiến dịch quảng cáo trung tâm ngoại ngữ

Sau khi nghiên cứu thị trường và đối thủ, hãy lên ngay một kế hoạch các chiến dịch quảng cáo tuyển sinh cơ bản bao gồm 3 yếu tố sau: MỤC TIÊU – NGÂN SÁCH – CHIẾN LƯỢC – KÊNH QUẢNG CÁO

A – Mục tiêu quảng cáo tuyển sinh

Mục tiêu tuyển sinh học viên trung tâm có thể chia thành 2 loại: Mục tiêu số lượng học viên và Mục tiêu doanh thu. Trong trường hợp trung tâm triển khai nhiều gói dịch vụ, nhiều khoá học khác nhau thì mục tiêu doanh thu nên được ước lượng cụ thể.

Xác định mục tiêu tuyển sinh:

Tuyển sinh 5 lớp mới = 50 học sinh mới cho Khoá học “Tiếng anh cho bé lớp 1”
Học phí khoá học này là 2.600.000đ / khoá 2 tháng. Tổng doanh thu dự tính từ 5 lớp là 130.000.000 đ

B – Dự toán ngân sách quảng cáo

Trung tâm cần tính toán ngược các chỉ số marketing đã có từ trước để đề xuất và dự toán ngân sách quảng cáo phù hợp. Chi phí quảng cáo trước đây để có 1 học viên mới là 250.000 đ / đăng ký trên kênh quảng cáo facebook. Sau một thời gian hoạt động của trung tâm, thương hiệu đã được nhiều người biết đến hơn, chi phí quảng cáo có thể giảm bớt. Tuy nhiên cũng tuỳ thuộc vào các yếu tố cạnh tranh chịu ảnh hưởng từ các trung tâm ngoại ngữ xung quanh khu vực.

Dự toán ngân sách quảng cáo để triển khai hiệu quả, phân chia cho các kênh marketing phù hợp
Tính ngược để dự toán ngân sách quảng cáo tuyển sinh

Ví dụ: Cứ mỗi 250.000 đ quảng cáo có 1 học viên / khách hàng tiềm năng đăng ký
Tỉ lệ chốt đăng ký khoá học là 40% cho tất cả khách hàng.
=> Để có 50 Học sinh, trung tâm cần 125 khách hàng tiềm năng
Từ đó ước lượng ngân sách chừng 31.250.000 đ

Đây là mức chi phí ước lượng khi chạy quảng cáo tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Khi tính toán theo kinh nghiệm đã triển khai quảng cáo, các trung tâm cần tối ưu tất cả các giai đoạn trong phễu marketing của mình, nâng cao từng chỉ số để đạt tỉ lệ chốt tối đa cũng như chi phí hạ thấp nhất có thể.

C – Triển khai quảng cáo trung tâm ngoại ngữ, giáo dục

Hiện nay có một số kênh marketing tuyển sinh đang đem lại hiệu quả trực tiếp và rất nhanh đó là quảng cáo tuyển sinh trên Facebook, Google Adwords, và marketing offline tuyển học viên. Tuỳ theo local mà ứng dụng kênh quảng cáo và chiến lược phù hợp sẽ giúp trung tâm marketing tuyển sinh hiệu quả cao nhất.

Quảng cáo facebook tuyển sinh trung tâm ngoại ngữ

Facebook là kênh quảng cáo vẫn luôn hiệu quả từ rất lâu nay. Rất nhiều trung tâm đã và đang triển khai quảng cáo tuyển sinh trên Facebook cực kỳ hiệu quả. Về cách thức quảng cáo, Easy Edu đã chia sẻ tại bài viết 4 mục tiêu quảng cáo Facebook hiệu quả cho Trung tâm Ngoại ngữ. Bạn vui lòng tham khảo để biết rõ hơn về cách thức chạy và hướng chạy quảng cáo Facebook tuyển sinh cho trung tâm của mình.

Song song với Facebook, một kênh quảng cáo khác cũng cực kỳ hiệu quả đó chính là google adwords. Tuy nhiên kênh này chưa thực sự được các trung tâm khai thác mạnh. Một phần vì sự phức tạp của các chiến dịch quảng cáo google tuyển sinh, phần nữa liên quan đến trung tâm ngoại ngữ chưa triển khai hiệu quả website cho trung tâm mình.

Triển khai đồng thời quảng cáo đa kênh có thể giúp quảng cáo trung tâm đạt hiệu quả gấp nhiều lần

Quảng cáo Google Adwords khoá học tiếng anh

Để quảng cáo Google Adwords tuyển sinh được hiệu quả, trung tâm cần chuẩn bị thật tốt một trang website hoặc landing page chuyên nghiệp cho trung tâm của mình. Website cần có đầy đủ thông tin khoá học, tất cả các khoá / lớp đang chạy, giáo trình, thông tin giảng viên, giáo viên, học phí,..

Tất cả khách hàng trước khi đăng ký tại trung tâm luôn mong muốn được tìm hiểu rõ về khoá học mình sắp đăng ký. Nhất là với các phụ huynh cho con em đi học, ngoài chương trình đào tạo thì Giáo viên và Học phí cũng ảnh hưởng trưc tiếp đến quyết định đi học trung tâm.

Checklist yếu tố PHẢI CÓ trên website trung tâm ngoại ngữ

1 – Trang web phải có giao diện đẹp, dễ nhìn, bắt mắt. Giao diện phải thân thiện với thiết bị di động – vì chủ yếu hành vi người dùng là xem trên di động nên việc tối ưu giao diện di động cực kỳ quan trọng.
2 – Thông tin liên hệ rõ ràng, Số điện thoại HOTLINE, Địa chỉ trung tâm nên được ghi cả ở đầu trang và cuối trang, trên các bài viết của trang web.
3 – Form đăng ký dành cho khách hàng tiềm năng
4 – Google Analytic, Pixel Facebook
5 – Thông tin chi tiết cho các khoá học
6 – Thông tin giáo viên / giảng viên
7 – Hình ảnh thật, chụp đẹp cơ sở vật chất, hình ảnh trung tâm
8 – Feedback của học viên và khách hàng tại trung tâm,

Còn rất nhiều yếu tố cho 1 website trung tâm ngoại ngữ cần có, tuy nhiên đối với 8 yếu tố trên là bắt buộc và rất cần thiết. Các trung tâm hãy lưu ý checklist này khi triển khai thiết kế website.

Website đẹp và được tối ưu giúp các chiến dịch quảng cáo trung tâm có nhiều học viên đăng ký

>> Xem thêm: 3 xu hướng Marketing cho trung tâm ngoại ngữ hiệu quả nhất 2020

Sau khi đã thiết kế website chuyên nghiệp thì trung tâm ngoại ngữ hoàn toàn có thể triển khai chiến dịch quảng cáo tuyển sinh qua google adwords. Easy Edu sẽ chia sẻ một số bước cơ bản mà chính chúng tôi đang áp dụng thực tế giúp trung tâm tìm hiểu và chạy quảng cáo thu hút học viên hiệu quả qua website trên google.

Nghiên cứu từ khoá quảng cáo trung tâm ngoại ngữ

Trên Google Adwords, chúng ta chạy quảng cáo thông qua các tìm kiếm và truy suất của người dùng. Đối với khoá học tiếng anh, trung tâm ngoại ngữ khi chạy quảng cáo cần tìm ra bộ từ khoá sao cho chuẩn và chính xác nhất. Thông qua thời gian tối ưu và trang bị kiến thức quảng cáo để mở rộng sang các từ khoá ngách, tỉ lệ cạnh tranh thấp nhưng đem lại hiệu quả rất tốt cho trung tâm.

>> Xem thêm: Bộ từ khoá chuẩn chạy quảng cáo khoá học tiếng anh

Lưu ý quan trọng: Khi quảng cáo cho dù ở bất kỳ kênh nào (GG hay FB) – yếu tố rất quan trọng là nhắm mục tiêu “địa lý”. Bạn muốn quảng cáo cho nhiều cơ sở trung tâm hay chỉ một cơ sở tại Bà Rịa Vũng Tàu? Bạn muốn bán khoá học online có thể dạy khắp toàn quốc hay bán khoá học tiếng anh cho bé ở Quận Liên Chiểu – Đà Nẵng?

Taget địa lý trong quảng cáo rất dễ để cài đặt, tuy nhiên một số trung tâm đã từng “quên mất” hoặc không biết cách xử lý cài đặt này. Dẫn đến có nhiều khách hàng đăng ký nhưng ở Hải Dương, Hà Nam, Vĩnh Phúc, tuy nhiên trung tâm thì lại ở Hà Nội… 🙂

Quảng cáo GDN hiển thị

GDN (Google Display Network) là một kênh quảng cáo hiệu quả cho các chiến dịch remarketing được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Hiểu đơn giản, GDN là quảng cáo trên các trang website, blog liên kết với google. Các website này trở thành đối tác của Google adsense – họ cho phép google treo banner, hiển thị quảng cáo cho các khách hàng truy cập vào website của họ.

Ví dụ đơn giản: Sau khi bạn truy cập trang TMĐT Tiki và thêm 1 sản phẩm vào giỏ hàng. Nếu bạn để ý: từ khi đó trở đi, khi bạn truy cập vào các website thường thấy các quảng cáo chính xác sản phẩm đó hiển thị trước mặt bạn, để nhắc nhở bạn đã thêm sản phẩm vào giỏ hàng, đừng quên, và hãy tiến hành thanh toán ngay. Đó chính là remarketing hay marketing bám đuổi bằng GDN.

Quảng cáo GDN cho trung tâm ngoại ngữ
GDN Remarketing giúp khách hàng nhớ đến website và các khoá học tại trung tâm

Tuy nhiên với các khoá học của trung tâm ngoại ngữ chúng ta không cần phải làm quá sâu bằng tiki. Hãy hiển thị lại banner quảng cáo khoá học ngoại ngữ cho các khách hàng đã truy cập website trung tâm ngoại ngữ của bạn, nhắc nhở họ về chương trình ưu đãi, khoá học ngoại ngữ khách hàng đã tham khảo và kêu gọi hành động.

Chi tiết từng bước về Quảng cáo hiển thị GDN Remarketing khoá học tiếng anh được chia sẻ và hướng dẫn tại bài viết khác, vui lòng tham khảo tại đây.

Tham gia các sự kiện offline quảng bá khoá học ngoại ngữ

Tại Hà Nội, một số trung tâm đang ứng dụng cách quảng cáo trung tâm rất hiệu quả thông qua các sự kiện offline sinh viên, học sinh tại trường hay các câu lạc bộ. Trung tâm ngoại ngữ cử đại diện tham gia các sự kiện truyền thông của trường, của tổ chức. Tại đây, họ chia sẻ về các vấn đề chung của sinh viên học sinh trong việc học ngoại ngữ và các phương pháp giải quyết.

Thông qua những thông tin chia sẻ và hướng dẫn các bạn học viên, có lồng ghép những lợi ích đem lại từ các khoá học (nói rất ít về khoá học). Và hướng các bạn học sinh sinh viên muốn tham khảo có thể đến một quầy hướng dẫn ở phía dưới hay tại một khu vực nào đó sau sự kiện.

Quảng cáo khoá học ngoại ngữ tại sự kiện offline
Tham gia sự kiện để tiếp xúc trực tiếp với nhiều khách hàng tiềm năng cho trung tâm

Để có mặt tại các sự kiện offline, trung tâm nên trực tiếp đăng ký làm Nhà tài trợ, Đối tác truyền thông hoặc tham dự dưới tư cách Chuyên gia của lĩnh vực mà sự kiện đề cập tới. Đây là cách làm đã có từ lâu nhưng hiệu quả thu hút học viên đem lại lúc nào cũng rất tốt và được nhiều trung tâm áp dụng.

Gia tăng học viên và chăm sóc khách hàng hiệu quả với Email Marketing

8/10 trung tâm ngoại ngữ chưa tận dụng tốt hiệu quả của email marketing để quảng cáo khoá học chăm sóc khách hàng tiềm năng. Với trung tâm ngoại ngữ quy mô nhỏ, việc sử dụng Email marketing dường như khó khả thi cũng như hiếm khi áp dụng.

Dưới góc độ marketing chúng tôi nhận thấy Email Marketing là một trong số những kênh quảng cáo hiệu quả nhất. Theo thống kê từ Hubspot, khách hàng thường xuyên mở email của bạn có xu hướng chi tiêu cho thương hiệu cao hơn 138% so với khách hàng không nhận email. Các doanh nghiệp sử dụng email marketing hiệu quả xác nhận, lợi tức đầu tư của họ cho kênh marketing này có thể lời tới 32 lần: Tức là cứ 1 $ đầu tư cho Email marketing, họ có thể thu về tới 32 $.

Các chiến dịch Email Marketing được quản lý trên Easy Edu có thể giúp bạn dễ dàng quản lý và vận hành dễ dàng!

Trên Phần mềm Easy Edu có tính năng Email Marketing có thể giúp bạn thiết lập và quản lý các chiến dịch email marketing đến nhóm khách hàng của mình. Tham khảo thêm tại: Email Marketing trên Phần mềm Easy Edu.

Trở lại với chiến dịch phễu email marketing chăm sóc học viên tiềm năng, các trung tâm ngoại ngữ và hệ thống giáo dục lớn đang ứng dụng cực kỳ hiệu quả hình thức này. Phễu marketing có thể chia thành 3 phần cơ bản:
> Phễu chăm sóc
> Phễu tiềm năng
> Phễu bán hàng

Phễu chăm sóc – bao gồm nhiều mẫu email gửi hàng tuần hoặc hàng ngày chia sẻ kiến thức hữu ích về việc học ngoại ngữ, tiếng anh, chia sẻ kinh nghiệm học tập,.. Mục đích của phễu này để gia tăng nhận biết thương hiệu và làm ấm mối quan hệ với khách hàng.

Phễu tiềm năng – được gửi cho các khách hàng đã thực hiện một hành động tương tác cụ thể như vào trang web, click gọi hotline, đến trung tâm học thử nhưng chưa đăng ký,.. Email Khách hàng tiềm năng được lọc và chăm sóc riêng, sâu hơn so với phễu chăm sóc ở bước 1. Email ở giai đoạn này chủ yếu đề cập về lợi ích dịch vụ sản phẩm, lợi ích của các khoá học mà khách hàng quan tâm cụ thể. Đồng thời cũng không quên những email hàng ngày giống như tại phễu chăm sóc.

Phễu bán hàng – Tại đây bao gồm các Email có nội dung bán hàng, thông báo ưu đãi, khuyến mãi, các chương trình kích sale cho các khoá học tại trung tâm. Email bán hàng không nên gửi quá liên tục bởi có thể gây ra hiệu ứng xấu trong mắt học viên tiềm năng. Quá nhiều email bán khoá học có thể khiến khách hàng (hoặc google) thông báo email spam, bỏ theo dõi hay chặn email, khiến bạn mất đi một học viên tiềm năng có thể đăng ký học.

Về Email Marketing và các mẫu Email marketing hiệu quả, Easy Edu sẽ chia sẻ chi tiết từng bước qua Series Hướng dẫn làm Email Marketing chuyên nghiệp cho Trung tâm ngoại ngữ. Tham khảo tại đây.

tuong tac voi khach hang tiem nang trung tam ngoai ngu
Hãy kết nối nhiều hơn với khách hàng tiềm năng của bạn thông qua các kênh marketing

Tương tác trực tuyến hiệu quả

Để xây dựng thương hiệu và thu hút học viên hiệu quả thì trung tâm của bạn nên quan tâm và đầu tư chăm sóc khách hàng trực tuyến thật tốt, triển khai tương tác online hiệu quả với học viên tiềm năng.

Định vị lại với chân dung học viên tiềm năng của trung tâm – Hầu hết khoá học hiện tại đang hướng tới đối tượng là người trẻ, học sinh, sinh viên thuộc Thế hệ Z – những người sinh ra trong thời đại công nghệ. Có thể nói, tương tác online của họ nhiều hơn cả tương tác đời thực. Mạng xã hội có ảnh hưởng cực lớn đến những đối tượng này.

Hãy thử nghiệm các kênh quảng cáo khoá học tiếng anh mới thông qua mạng xã hội như: Fanpage Facebook, Tiktok, Instagram, Skype, Zalo,.. Với sự thống nhất hình ảnh + nội dung + thông điệp truyền thông trên các trang social thì ngoài lượng tương tác online thì thương hiệu trung tâm ngoại ngữ của bạn chắc chắn sẽ phủ rộng và được nhiều khách hàng biết đến hơn.

Một điều lưu ý khi trung tâm ngoại ngữ triển khai trên nhiều nền tảng social, việc thu tương tác về một mối là rất cần thiết. Tương tác của học viên, khách hàng tiềm năng cần được quy về một mối và quản lý tất cả comment inbox mạng xã hội trên phần mềm EasyPage.

Nền tảng quản lý fanpage đa kênh EasyPage giúp trung tâm ngoại ngữ quản lý dễ dàng các inbox, comment, dễ dàng trả lời khách hàng, không bỏ xót học viên tiềm năng. Xem chi tiết về Easy Page tại đây

Quà tặng và khuyến mãi

Tặng quà cũng cần phải biết cách!

Trong marketing, quà tặng và khuyến mãi phải có một chiến lược cụ thể, cần lên plan riêng. Quà tặng sao cho phải hợp lý, người dùng thực sự cần, có thể liên két hợp lý với khoá học ngoại ngữ mà trung tâm bạn đem đến.

Các chiến dịch khuyến mãi sẽ kích thích nhu cầu đăng ký khoá học của học viên

Hãy thử lấy ví dụ: Trung tâm ngoại ngữ của bạn có các khoá học dành cho bé từ 3-8 tuổi, học phí là 6,4 triệu học trong 4 tháng; lịch học vào các buổi tối hàng tuần. Nếu bạn có một chương trình khuyến mãi khoá học giảm giá 500k cho học viên đăng ký và đóng học phí trong tháng 7. Bạn có thể tham khảo một phương thức mới: Tặng vocher 3 buổi chăm sóc da mặt miễn phí tại spa đối diện trung tâm cho mẹ (phụ huynh) khi đăng ký học cho con trong tháng 7 này.

Thay vì hướng vào giảm tiền theo cách mà ai cũng có thể làm được – trung tâm đem đến một lợi ích khác cho phụ huynh – khi mẹ đưa con đi học – trong thời gian con học có thể hoàn toàn trải nghiệm vocher skincare tại spa bên cạnh. Vừa tiện lợi, vừa nhanh, vừa gần. Thêm nữa lại giúp tiệm spa bên cạnh có thêm khách hàng tiềm năng đến trải nghiệm dịch vụ của họ… Buôn có bạn, bán có phường – đây là một kinh nghiệm thực tế tôi đã biết được tại 1 trung tâm luyện thi toán tại Hưng Yên đã sáng tạo và đạt hiệu quả.

… Tóm lại, tặng quà và khuyến mãi cực kỳ quan trọng trong các chiến dịch quảng cáo và marketing cho trung tâm. Nếu biết cách áp dụng, sáng tạo, liên kết và đưa ra chiến dịch có lợi nhất cho khách hàng, chắc chắn các chiến dịch quảng cáo của bạn sẽ đạt được hiệu quả bất ngờ!

Tư vấn tuyển sinh hiệu quả để tăng chuyển đổi

Mô hình trung tâm ngoại ngữ phổ biến hiện nay đang hướng học viên đến trải nghiệm khoá học miễn phí, học thử miễn phí, thi kiểm tra – test trình độ tiếng anh miễn phí hay telesale tư vấn thông tin khoá học… Nghĩa là trước khi đăng ký học phải qua một “phễu lọc” là tư vấn hay chốt. Đây là bước cần thiết và cực kỳ quan trọng. Một phần giúp lọc khách hàng, phần khác giúp các lớp học được hiệu quả hơn nhờ sắp xếp học viên để chạy lịch học phù hợp.

Chính vì tư vấn tuyển sinh khoá học tiếng anh là bước cực kỳ quan trọng nên rất cần đầu tư cho nhân sự thực hiện công việc này. Chủ trung tâm trước hết cần thiết kế các buổi học thử chất lượng, các bài kiểm tra test miễn phí phản ánh đúng chất lượng học viên. Phòng ốc, trang thiết bị để đón khách hàng tiềm năng thật tốt, phù hợp với độ tuổi, màu sắc, hình ảnh thương hiệu và chuyên nghiệp.

Tư vấn chuyên nghiệp và chia sẻ những giá trị hữu ích mà khoá học đem lại cho khách hàng

Các nhân sự tư vấn / chốt sale cần có kiến thức tốt, hiểu sâu về sản phẩm dịch vụ, nắm rõ được lợi ích mà các khoá học đem lại cho học viên. Kỹ năng chốt khoá học cũng quan trọng không kém, chủ trung tâm nên đầu tư cho nhân sự và trang bị cho họ những kiến thức kỹ năng thật tốt để công việc chốt sale / tư vấn khoá học ngoại ngữ hiệu quả cao, mang lại nhiều học viên hơn cho trung tâm.

>> Updating: Kỹ năng tư vấn tuyển sinh cho trung tâm ngoại ngữ …

Ứng dụng phần mềm CRM giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp hiện nay đã trở nên phổ biến, tuy vậy đối với nhóm các trung tâm ngoại ngữ, doanh nghiệp giáo dục đào tạo vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả khả quan khi ứng dụng các giải pháp này. Các giải pháp CRM giáo dục đào tạo trên thị trường phần lớn đều chưa đáp ứng được nhu cầu của trung tâm, mặt khác, các trung tâm cũng chưa hoàn toàn ý thức tầm quan trọng bắt buộc phải quản lý học viênquản lý khách hàng tiềm năng trên phần mềm.

Ứng dụng giải pháp CRM quản lý trung tâm Easy Edu giúp bạn tối ưu hiệu quả các chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng dễ dàng.

Sau khi ứng dụng hiệu quả phần mềm CRM giáo dục đào tạo cho trung tâm, xây dựng nền tảng trung tâm chắc chắn, bước tiếp theo là xây dựng thương hiệu và mở rộng quy mô trung tâm. Tiếp theo, Easy Edu sẽ chia sẻ 3 giai đoạn giúp bạn xây dựng thương hiệu cho trung tâm ngoại ngữ, trung tâm giáo dục đào tạo.

>> Đọc tiếp: 4 Giai đoạn phải làm nếu muốn xây dựng thương hiệu trung tâm ngoại ngữ

Kết luận

Lĩnh vực kinh doanh giáo dục đang là xu hướng cực kỳ cần thiết, dự báo trong tương lai ngành này có thể phát triển mạnh mẽ hơn nữa với sự kết nối mở rộng hợp tác giao thương nhiều hơn với quốc tế. Dĩ nhiên khi thị trường càng nóng thì áp lực cạnh tranh cũng rất cao.

Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu

Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu

Hệ thống phần mềm quản lý Easy Edu là gì?

Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu là một hệ thống khép kín bao gồm nhiều phần mềm, ứng dụng, module quản lý và giải pháp phát triển toàn diện trung tâm ngoại ngữ, giáo dục đào tạo. Hệ thống phần mềm giúp các trung tâm quản lý vận hành hiệu quả, tối ưu chi phí và bảo mật an toàn tuyệt đối dữ liệu người dùng.

1. Cấu trúc cơ bản của hệ thống

Một cách dễ hiểu, cấu trúc hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu cơ bản gồm 4 thành phần chính: Khối cơ sở dữ liệu thành viên, module quản lý đào tạo, khối sales & marketing, và các giải pháp mở rộng. Tất cả các khối được đặt chung và liên kết chặt chẽ với nhau trong cùng 1 database được bảo mật rất an toàn, đảm bảo các công việc và tính năng hoạt động ổn định, logic và cực kỳ chính xác.

hệ thống phần mềm quản lý trung tâm easyedu
Mô phỏng cấu trúc hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy edu

Các tính năng và module được phát triển phù hợp với mô hình quản lý trung tâm ngoại ngữ, doanh nghiệp giáo dục đào tạo với nghiệp vụ quản lý đào tạo chuyên sâu, chi tiết và chính xác đến từng buổi học của học viên. Hơn nữa, việc quản lý học phíđiểm danh trên cả app điện thoại và phần mềm cũng được tích hợp, giúp giáo viên có thể điểm danh dễ dàng trong mỗi buổi học.

2. Các tính năng trên hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu

tính năng phần mềm quản lý trung tâm easy edu
Các tính năng chính trong phần mềm mềm quản lý trung tâm

Quản lý thông tin học viên

  • Thống kê, tìm kiếm các thông tin của học viên
  • Theo dõi quá trình học tập của học viên
  • Quản lý điểm danh, điểm kiểm tra, quản lý lịch học…
  • Quản lý kết quả học tập và thông báo cho phụ huynh.

Quản lý nhân sự

  • Thống kê đầy đủ các thông tin nhân sự 
  • Liệt kê các trình độ học vấn của giáo viên, bằng cấp của nhân sự
  • Thống kê các công việc hàng ngày của các nhân sự
  • Giao việc dễ dàng qua phần mềm, quản lý KPI công việc

Quản lý đào tạo

  • Tự động chạy lịch học, sắp xếp lịch học bù 
  • Quản lý chương trình học, bài học 
  • Chấm công giáo viên 
  • Quản lý, thống kê học viên nghỉ học
  • Quản lý các tiêu chí đánh giá của giáo viên cho học viên, học viên cho giáo viên.
  • Quản lý và thông báo điểm kiểm tra

Quản lý tài chính 

  • Tự động hóa các hoạt động thu chi 
  • Kiểm soát tài chính qua các báo cáo tài chính, báo cáo thu chi
  • Thống kê các khoản thu chi theo ngày, tháng, năm
  • Quản lý công nợ tránh nợ xấu, công nợ đến hạn
  • Định khoản rõ ràng tiền mặt và tiền ngân hàng
Các tính năng quản lý trên phần mềm Easy Edu

** Xem thêm: Kế hoạch thành lập và phát triển trung tâm ngoại ngữ thành công

Quản lý Marketing

  • Gửi miễn phí 60.000 email marketing/ tháng
  • Quản lý các chiến dịch marketing theo từng giai đoạn, từng đối tượng khách hàng 
  • Tư vấn các giải pháp marketing 

Quản lý CRM

  • Dễ dàng đặt lịch chăm sóc khách hàng 
  • Thống kê đầy đủ thông tin khách hàng
  •  Xem lại lịch sử chăm sóc khách hàng
  • Tích hợp tính năng tổng đài gọi điện chăm sóc khách hàng
  • Ghi âm sau cuộc gọi  

Quản lý KPI

  • Thiết lập các mục tiêu áp cho từng  phòng ban, nhân sự
  • Đa dạng các chỉ tiêu KPI như doanh thu, doanh số, lợi nhuận
  • Báo cáo KPI chi tiết, % công việc đã hoàn thành, lương thưởng
  • Biểu đồ phân tích hiệu quả công việc

Quản lý Optin Form

  • Hệ thống tích hợp sẵn Form đăng ký cho khách hàng
  • Tất cả dữ liệu khách hàng đổ vào phần mềm
  • Thống kê, tìm kiếm nhanh khách hàng mới
  • Hệ thống tích hợp sẵn Form đăng ký cho khách hàng

Quản lý công việc

  • Quản lý tất cả các công việc hàng ngày của trung tâm
  • Theo dõi quá trình làm việc của các nhân sự
  • Đặt lịch làm việc theo ngày, tháng, năm 
  • Nhật ký doanh nghiệp

Ứng dụng Streamonline trong dạy và học online

Streamonline trên nền tảng Easy Edu bao gồm 11 tính năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của một tiết học online

** Xem thêm: Hướng dẫn quản lý dạy và học trực tuyến trên phần mềm Easy Edu

APP quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu trên nền tảng android, ios.

  • Nhắc lịch học mỗi ngày
  • Cập nhật đầy đủ tin mới, sự kiện của trung tâm 
  • Cập nhật các thông tin chi tiết buổi học
  • Tính năng Chat ưu việt giữa giáo viên và học viên
  • Nhận các thông báo khi có các thay đổi của lịch học
App quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu trên android và ios

3. Hệ thống báo cáo chính xác từ chi tiết đến tổng thể

Các báo cáo trên hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu được cập nhật theo thời gian thực, đầy đủ, chi tiết, chính xác đến từng đơn vị, số liệu được thống kê từ chi tiết đến tổng thể. Hơn nữa, trên hệ thống phần mềm quản lý là đa dạng các báo cáo giúp bạn thống kê tất cả các thông tin cơ bản của một trung tâm ngoại ngữ

  • Báo cáo tài chính
  • Báo cáo thu chi
  • Báo cáo lịch học
  • Báo cáo điểm danh lớp học
  • Báo cáo doanh thu lớp học
  • Báo cáo hiệu suất
  • Báo cáo CRM
  • Báo cáo lương
  • Báo cáo lớp học
  • Báo cáo đào tạo
  • Báo cáo thời gian giảng dạy
  • Báo cáo tổng đài

Với các báo cáo tài chính, báo cáo thu chi, báo cáo học phí đều có cập nhật 100% các hóa đơn phát sinh mỗi ngày của trung tâm, không lo thất thoát tài chính, thống kê đầy đủ các định khoản kế toán, cập nhật nhanh danh sách lớp học và lịch học. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian lập các báo cáo thủ công cũng như xem các báo cáo theo cách quản lý truyền thống.

4. Tùy biến quản lý đa dạng mô hình trung tâm giáo dục đào tạo

Hệ thống phần mềm quản lý Easy Edu được nghiên cứu và phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu về quản lý và các chuyên gia kỹ thuật để cho ra đời bộ phần mềm tích hợp đa chức năng tùy biến quản lý đa dạng mô hình trung tâm giáo dục đào tạo. Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu có thể tuỳ biến nhiều mô hình như phần mềm con như phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý trung tâm gia sư, phần mềm quản lý dạy thêm, phần mềm quản lý dạy học trực tuyến

Hệ thống phần mềm Easy Edu là kết quả của chặng đường 8 năm phát triển đầy nỗ lực, chúng tôi luôn luôn update và cập nhật các phương thức quản lý trung tâm ngoại ngữ mới để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu phát triển của các trung tâm giáo dục đào tạo, tùy biến với đa dạng mô hình.

Để biết thêm chi tiết và dùng thử miễn phí hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu, đăng ký ngay tại đây!

Học binh pháp 6 kế “vượt bão nCoV” cho Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Học binh pháp 6 kế “vượt bão nCoV” cho Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Theo tin cập nhật ngày 08/03 tại Hà Nội đã có 3 ca mới xác định dương tính nCoV-19. Sở GD&ĐT cũng đã có quyết định rời lịch học của học sinh, sinh viên tới hết ngày 15/03 tại hầu khắp các tỉnh thành cả nước – những nơi đang là vùng có khả năng bùng phát dịch. Song song với động thái đó, hàng chục ngàn trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học và các lớp học ngoại khoá đã theo yêu cầu của Sở tiếp tục tạm dừng hoạt động giảng dạy và đào tạo.

Hành động này là vô cùng cần thiết đối với chủ trương phòng tránh dịch nCoV của toàn xã hội. Tuy nhiên, việc tạm dừng hoạt động đào tạo giảng dạy tại các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, ngoại khoá đã gây ra cực kỳ nhiều khó khăn. Có thể nói đây là một thử thách rất lớn có ảnh hưởng tới toàn bộ lĩnh vực giảng dạy tại trung tâm đào tạo.

Lớp học vắng tanh, trung tâm điêu đứng

Trung tâm tạm dừng hoạt động, các lớp học vắng tanh, học viên không đến lớp khiến dòng tiền của trung tâm bị đứt mạch. Từ quản lý, nhân viên đến giáo viên trung tâm lo lắng vì mất nguồn doanh thu. Hơn nữa, chương trình đào tạo giảng dạy nhiều tuần bị gián đoạn khiến kết quả học tập của các em học viên đang theo học giảm sút. Tinh thần đội ngũ nhân sự trung tâm đi xuống, kết quả kinh doanh tê liệt thảm hại và nhiều trung tâm có nguy cơ đi đến “sập tiệm” đóng cửa ngay cả khi sắp tới mùa hè – mùa làm ăn của trung tâm.

Lớp học vắng tanh mùa nCoV

Quan trọng hơn hết tại thời điểm này, người lãnh đạo quản lý trung tâm phải có những đối sách thật tốt, thật hiệu quả và ngay lập tức. Tìm hiểu và hành động ngay với mục tiêu sống sót qua mùa nCoV. Thông qua chuỗi bài viết về việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ tin học, Easy Edu sẽ chia sẻ thật nhiều những kiến thức cần thiết giúp trung tâm vượt bão sống sót và phát triển mạnh mẽ sau cơn bão này.

6 “kế sách” và hành động cần thiết vượt bão nCoV

Thu hồi dòng tiền

Vấn đề lớn nhất sâu xa nhất chính là tiền và dòng tiền của trung tâm ngoại ngữ. Khi chưa có nguồn thu xoay vòng trong tháng để chi trả cho chi phí cố định rất dễ gây ra khủng hoảng dòng tiền. Nếu trước đây, việc quản lý tài chính không được xem trọng hàng đầu thì việc khủng hoảng lại càng khó kiểm soát. 

Hành động cần thiết bây giờ là kiểm soát ngay tài chính của trung tâm, Easy Edu đã chia sẻ kiến thức quản lý tài chính trung tâm tại bài viết 3 BƯỚC TỐI ƯU CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ TRUNG TÂM HIỆU QUẢ – Các chủ trung tâm có thể tham khảo để hiểu thêm và áp dụng cho trung tâm của mình.

Dòng tiền có thể thu hồi bao gồm: Học phí nợ – Hoa hồng đối tác chưa thanh toán – Tiền tài liệu, các khoản thu đang nợ từ học viên. Bằng cách liên lạc với khách hàng để thu các “khoản phải thu” nhanh nhất có thể sinh ra dòng tiền ngắn hạn, giúp trung tâm sống sót qua thời điểm này. 

Thu hồi dòng tiền ngắn hạn giúp trung tâm duy trì hoạt động

Mời đầu tư, gọi vốn

Phương án gọi vốn, gọi đầu tư khá rủi ro. Tuy nhiên nếu đứng trong tình trạng trung tâm có nguy cơ “sập tiệm” vì ảnh hưởng của dịch nhưng sau khi hết dịch lại rất có tiềm năng và lợi nhuận lớn thì việc gọi vốn để sống sót hoàn toàn xứng đáng và cần thiết. 

Với báo cáo về doanh thu / Học viên của quý trước năm trước mà đánh giá tiềm năng và cơ hội. Ngoài ra để gọi vốn đầu tư cũng như đảm bảo cổ phần và quyền lợi của mình, chủ trung tâm phải tìm hiểu kỹ càng về các hình thức cổ phần, tính toán và định giá được doanh nghiệp. 

Động viên tinh thần đội ngũ

Kết quả kinh doanh đi xuống ảnh hưởng tới tinh thần chung của tất cả mọi người. Ngoài việc thu nhập bị giảm, không có học viên thì áp lực tâm lý cũng rất nặng nề. Cổ nhân có câu: “Thiên thời địa lợi không bằng nhân hòa” – Quan trọng nhất là tinh thần của đội ngũ, tất cả mọi người đều hiểu hoàn cảnh và tình hình doanh nghiệp để chia sẻ với nhau những ngày tháng khó khăn và kiên trì chờ đợi. 

Tinh gọn bộ máy – “Bỏ xe giữ tướng, thắng thế cờ tàn” 

Một hành động khác có thể giúp ích cho trung tâm vượt bão, đồng thời chỉnh đốn lại bộ máy nhân sự, giúp công việc hiệu quả và tinh gọn hơn chính là tinh giảm nhân sự. 

Đây là việc rất khó khăn nhất là đối với trung tâm ngoại ngữ tin học quy mô vừa và nhỏ. Người chủ trung tâm rất cần bỏ qua cảm xúc trong quản trị để quản lý và cân đo hiệu quả nhân sự thật chính xác. Bằng các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhân sự, hiệu quả công việc trong các tháng trung tâm hoạt động gần đây mà đánh giá kết quả công việc dựa trên tất cả tiêu chí cụ thể.

Tuy rằng rất khó khăn nhưng nếu làm được tốt việc này có thể giúp Trung tâm tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi tháng sau này. Một giải pháp khác sau khi tinh giảm bộ máy chính là ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ vào quản lý và vận hành trung tâm. Với chi phí cực rẻ mà hiệu quả quản lý tối ưu, phần mềm quản lý Easy Edu chắc chắn giúp vận hành hiệu quả trung tâm ngay cả với số lượng nhân viên bằng một nửa.

Giữ liên lạc và kết nối với phụ huynh / học viên.

Đảm bảo liên lạc và kết nối với phụ huynh và học viên phải được liên tục. Học viên chính là nguồn sống cho trung tâm. Ngay sau khi hết dịch, việc đi học trở lại và tỉ lệ học viên tiếp tục đến lớp là rất quan trọng.

Thông qua các phương tiện và kênh liên lạc, trung tâm có thể giữ liên lạc và tương tác nhiều hơn với học viên bằng nhiều cách. Ví dụ: Trên Fanpage của trung tâm có thể đăng bài nhiều hơn, chia sẻ nhiều những kiến thức, bài tập hay thú vị để học sinh tương tác. Trên website viết và chia sẻ thêm về những kiến thức học tập giúp các em học tập hiệu quả,…

Quản lý bằng phần mềm EasyEdu tinh gọn bộ máy nhân sự trung tâm

Ngoài ra với các trung tâm đang sử dụng ứng dụng Easy Edu, phần mềm có sẵn tính năng tương tác và thông báo với học viên ngay trên điện thoại. Giúp thông báo và tin tức của trung tâm được hiển thị đầu tiên và ngay lập tức đến điện thoại của Học viên và phụ huynh. Tương tác tích cực và hiệu quả gấp nhiều lần.

Biến đổi cùng cơ hội – Giảng dạy online đại dương xanh dành cho trung tâm ngoại ngữ… (còn tiếp)

3 bước tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả

3 bước tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả

Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học quy mô nhỏ và vừa luôn phải đối mặt với vấn đề tài chính mỗi ngày. Nguyên nhân có thể phát sinh từ việc quản lý tài chính thu chi chưa được tốt của chính chủ trung tâm. Mặt khác cũng gây ra từ việc phân bổ dòng tiền không hiệu quả. Việc phân tán nguồn lực khiến trung tâm không còn ngân sách cho những việc quan trọng như Marketing & Sales – những công việc hiệu quả nhất đem lại doanh thu và học viên cho công ty.

Vậy bằng cách nào các quản lý trung tâm xác định được trọng tâm và những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả đồng thời tiết kiệm những món tiền không cần chi? Tại bài viết này, Easy Edu sẽ chia sẻ bí quyết 3 bước tối ưu chi phí và vận hành và quản lý trung hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp SMEs áp dụng rất hiệu quả.

Cơ cấu tài chính trong trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Cũng như tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm rõ chính xác dòng tiền trong trung tâm là điều cực kỳ quan trọng. Dòng tiền chính là dòng máu của doanh nghiệp, dòng tiền phản ánh sức khỏe và độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Dòng tiền chia ra 2 luồng chính: Thu và Chi.

Khoản THU bao gồm tất cả khoản mang lại tiền cho trung tâm từ hoạt động kinh doanh: Ở đây có thể là Học phí học viên, Hoa hồng, Tiền bán tài liệu, giáo trình, Quỹ học tập, Hoa hồng giới thiệu nhân sự,,..

Khoản CHI chính là các chi phí phải chi ra của doanh nghiệp. Có thể chia ra 3 nhóm chi phí chính:
– Chi phí bán hàng (marketing & sales);
– Chi phí quản lý – vận hành trung tâm;
– Chi phát sinh phí khác…

Ví dụ về cơ cấu thu chi trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Thực trạng tại các trung tâm hiện nay hầu như việc quản lý tài chính chưa hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Một số nơi, chủ trung tâm ngoại ngữ tự quản lý thu chi, hoặc giao cho người tin cẩn nắm vai trò kế toán kiểm soát công việc này. Vấn đề chính đó là việc quản lý theo hình thức “sổ chợ – sổ cái” rất dễ phát sinh vô vàn các vấn đề sai sót tiền nong ngoài dự tính. Ngoài ra, việc ghi chép sổ thu chi khiến không kiểm soát được ở mức độ bao quát toàn bộ dòng tiền nhiều khi khiến thâm hụt, thấu chi…

Xác định cần đầu tư vào đâu – cắt giảm khoản nào?

#1 – Đầu tư tập trung

Có 2 khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học là Marketing – Sales và Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo.

Bản chất đây cũng là hai khoản chi ra trong doanh nghiệp, đầu tư và chi phí chỉ khác nhau ở kết quả đem lại của hoạt động đó. Ở quy mô trung tâm nhỏ, hãy cố gắng cắt giảm những chi phí không cần thiết, dồn tiền vào hoạt động marketing và nâng cao chất lượng giảng dạy. Những hoạt động trọng yếu này trực tiếp tạo ra kết quả dòng doanh thu cho trung tâm.

Marketing giúp thương hiệu được nhiều người biết đến, học viên tìm hiểu về trung tâm nhiều hơn, mở rộng độ phủ thị trường… Một vài hoạt động marketing có thể giúp doanh nghiệp tăng học viên và tăng giá trị khóa học có thể làm ngay được chia sẻ tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học 

Đầu tư để tăng chất lượng dịch vụ đào tạo như: đầu tư trang thiết bị giúp học sinh học tập dễ dàng hơn, tu sửa cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê giáo viên giỏi về đứng lớp, mở thêm các khóa học / lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho nhiều nhóm khách hàng,.v..v… Chất lượng đào tạo luôn là yếu tố cần đầu tư nhiều nhất bởi đây chính là lý do quan trọng nhất khiến học viên và phụ huynh đặt niềm tin và đưa con em tới học. Chất lượng giảng dạy tăng, khóa học chất lượng và giáo viên chuyên môn cao sẽ đem đến sự an tâm rất lớn cho khách hàng.

Thu chi rõ ràng, đầu tư hiệu quả

#2 – Chi phí cần cắt giảm

Việc làm đầu tiên các chủ trung tâm cần kiểm tra lại tất cả khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Đánh dấu lại những khoản chi không thực sự có tác động đến sự phát triển của trung tâm. Đánh giá xem các khoản chi này có thật sự cần thiết cho các tháng tiếp theo không? Nếu không, kiên quyết loại bỏ và tối thiểu số tiền cần phải chi cho lần tới.

Chi phí nhân sự cũng là một khoản có thể đánh giá cắt giảm. Trong trường hợp trung tâm đang thực sự gặp khó khăn tài chính thì việc cắt giảm là không thể tránh khỏi. Nhân sự cần được đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng và nhận lương thưởng xứng đáng. Tại Việt Nam, hầu hết trung tâm phát triển yếu kém đều đang mắc phải vấn đề này: “Không đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự và chi phí “quá tay” vào việc trả lương nhân viên”. Vì thế đã lãng phí một khoản không nhỏ mà thực tế có thể đi đầu tư và phát triển tốt hơn.

Giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh

Chủ trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cần xem xét và cân nhắc kỹ tất cả các khoản thu – chi của trung tâm trước khi có quyết định và hành động cụ thể. Khi bắt đầu kế hoạch cân đối và quản lý tài chính, việc đầu tiên là cần theo dõi các khoản thu chi hàng tháng và xem hiệu quả của khoản tiền đó.

Bên cạnh theo dõi dòng tiền, quản lý trung tâm cần đánh giá hiệu quả nhân sự rõ ràng hơn thông qua các chỉ số về kết quả công việc, KPI, OKRs, ROI,.. Có những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả đầu tư và tính phương án thay thế.

Sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm chi phí vận hành

Hiện nay xu hướng ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý doanh nghiệp đang rất thịnh hành. Chuyển đổi số đang là một xu hướng tất yếu của xã hội. Các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cũng không ngoại lệ. Ứng dụng phần mềm giúp trung tâm tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý và vận hành.

Phần mềm quản lý mang lại sự chính xác và linh hoạt, 1-2 nhân viên có thể đảm trách và xử lý công việc bằng 5 người trước đây. Một số hệ thống các trung tâm lớn đã ứng dụng Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu vào việc vận hành trung tâm và đạt được nhiều kết quả rất tốt.

Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu được thiết kế dành riêng cho mô hình trung tâm đào tạo, giáo dục, ngoại ngữ, lớp học ngoại khóa.. có đầy đủ chức năng và module phù hợp với các trung tâm. Giúp tiết kiệm và thay thế công việc của 3 – 4 nhân sự. Công việc được xử lý nhanh và chính xác hơn và cập nhật từng phút trên ứng dụng giúp chủ trung tâm kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình.

Tham khảo và đăng ký tải về miễn phí Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tại đây: https://easyedu.vn/dung-thu/

✔4 checklists quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ thành công

✔4 checklists quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ thành công

Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang hoạt động với mô hình  tự phát bị động. Việc vận hành chưa tốt dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.

Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả hành động của nhân sự, phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Dưới đây là 4 checklist giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả và thành công.

#1 – Tối ưu quy trình làm việc.

Quy trình làm việc tại trung tâm hiếm khi được quy định rõ ràng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều đang xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường bị động xử lý. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Quản lý khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của từng nhân viên. Dẫn đến khó khăn khi đánh giá nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào chưa tốt, và cần điều chỉnh vấn đề gì.

Quy trình làm việc tối ưu phải rõ ràng

Một quy trình làm việc tối ưu nghĩa là như thế nào?

Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.

Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc trang web của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí… Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu… Những công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh ai chịu trách nhiệm, quyền hạn đến đâu, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào?..v..v…

Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần vận hành thủ công, làm việc tự nhiên cũng có thể xử lý xong việc. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài (hoặc nhiều hơn), trên website mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu phân công rõ ràng dễ dẫn tới “vỡ trận” và trung tâm không thể phát triển mở rộng quy mô lên được.

#2 – Xếp lớp, xếp lịch học khoa học

Sắp xếp lịch học hợp lý thông minh là vấn đề chính yếu các chủ trung tâm quan tâm bậc nhất. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà không phải trung tâm nào cũng có thể làm được. Từ cơ sở vật chất, năng lực học tập, thời gian phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp chính xác được lớp cho một học viên mới đôi khi phải mất cả giờ đồng hồ lọc và lựa chọn.

Tuy nhiên còn khó hơn nữa khi học viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường..v..v… Mỗi khi thông báo thay đổi nhỏ về lịch cũng khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để set up lại một loạt vấn đề phát sinh.

sap xep lich hoc trung tam ngoai ngu

Xếp lớp phù hợp giúp nâng cao tới 60% hiệu quả học tập của học viên

#3 – Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm

Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều. Không chỉ kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.

Theo quan điểm của các phụ huynh, Trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.

Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn và chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm,

#4 – Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Như đã nói tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học, tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, marketing cho trung tâm được tốt hơn, tương tác giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.

Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để thông báo để nhắn tin cho học viên của mình. Tuy vậy đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị “trôi” và “lạc lõng” trong quá nhiều tin tức từ quảng cáo, từ bạn bè, từ người xung quanh. Việc tương tác chỉ mang tính thủ tục thông báo một chiều mà không đem lại hiệu quả nhiều.

Tương tác hiệu quả với khách hàng là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. Sau khi kiểm tra đủ và thực hiện tốt các checklist như trên, trung tâm sẽ hoàn toàn có thể tự động hoá quy trình. Đây là điểm khác biệt giữa trung tâm quy mô nhỏ và trung tâm có nhiều cơ sở.

Hiệu quả không ngờ nhờ tương tác hiệu quả với học viên

Về bản chất – mỗi cơ sở đào tạo chính là một trung tâm riêng biệt. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng và nhân bản mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy áp dụng ngay giải pháp quản lý trung tâm của Easy Edu.

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh Easy Edu giúp tối ưu và tự động hóa quy trình làm việc của trung tâm đào tạo. Giúp chủ trung tâm ngoại ngữ tin học có nền tảng vững chắc cho sự phát triển trung tâm mình. Tham khảo ngay Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu tại đây – hoặc – Tải về ứng dụng Easy Edu dành cho điện thoại.