Trung tâm ngoại ngữ là loại hình kinh doanh theo mô hình Giáo dục – Đào tạo. Mô hình phát triển của trung tâm sẽ được setup theo những vị trí cơ bản mà một trung tâm ngoại ngữ cần có. Hiện nay, đa số các trung tâm anh ngữ ở Việt Nam đang hoạt động dựa vào cảm tính, thiếu đi kiến thức cơ bản trong việc phát triển doanh nghiệp. Trong giai đoạn đầu, vấn đề về Marketing và đội ngũ Sales là quan trọng nhất để thu hút được học viên. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn setup sơ đồ nhân sự trung tâm ngoại ngữ tối ưu.
Nhiệm vụ cơ bản của từng vai trò, vị trí của mỗi trung tâm ngoại ngữ
Ngoài từng vị trí, vai trò của mỗi trung tâm ngoại ngữ cần setup sơ đồ nhân sự, để có một hệ thống vận hành trôi chảy thì mỗi một trung tâm cần có phần mềm quản lý trung tâm cho riêng mình. Giúp cho trung tâm tiết kiệm được 90% thời gian quản lý, 50% chi phí. Easy Edu mang đến giải pháp quản lý toàn diện tốt nhất, giúp trung tâm vận hành hiệu quả và tăng trưởng đột phá!
Manager of English center (Giám đốc trung tâm tiếng anh)
Làm nhiệm vụ quản lý trung tâm tiếng anh từ tuyển sinh tới sales và Marketing. Người làm Quản lý trung tâm bản thân cần hiểu rõ về công việc cũng như trách nhiệm của mình đối với trung tâm. Tốt nhất nên là người đã có kinh nghiệm lâu năm trong việc phát triển trung tâm, từ đó mới có con đường, đường lối rõ ràng cho con tàu khởi nghiệp. Người quản lý này phải có vốn kiên thức rộng về Marketing, Sales, Nhân sự và ngoại ngữ để có thể bao quát sâu rộng trong việc quản lý.
Marketing Management (Quản lý về mảng Marketing)
Là người phụ trách đưa hình ảnh của trung tâm tới khách hàng và xã hội, cũng như quản lý đội ngũ Marketing bên dưới, tạo nên những chương trình Marketing lớn ( online và offline ) và hiệu quả. Marketing là chìa khóa chính giúp cho tư vấn khách hàng đạt được hiệu quả cao nhất.
Marketer (Nhân sự Marketing)
Mỗi một trung tâm sẽ có những bộ phận nhân sự Marketing. Hỗ trợ quản lý để cùng lên chiến dịch Marketing cho trung tâm của mình, xây dựng những content chất lượng, thu hút khách hàng và học viên.
Sales Management (Quản lý kinh doanh)
Cùng với những hiệu ứng Marketing , Data khách hàng chính là chìa khóa cho tất cả các ngành dịch vụ, thuyết phục khách hàng đăng kí học là nhiệm vụ của phòng kinh doanh, và tất nhiên sales manager giữ trọng trách rất rất lớn trong việc đưa thành công về cho trung tâm. Những khách hàng quan tâm tới khóa học hoặc chưa quan tâm tới khóa học, dưới dự chỉ huy và điều phối tài tình của các tư vấn viên, khách hàng sẽ chọn được những khóa học phù hợp với mình nhất cũng như trình độ của mỗi người. Tư vấn đúng người, đúng level và đúng lớp.
Academic Management (Quản lý đào tạo)
Quản lý chương trình đào tạo, cũng như đội ngũ giáo viên về chất lượng, sửa đổi giáo trình, thay đổi phương pháp khi thấy thực sự cần thiết. Người quản lý đào tạo và chất lượng là một trong những cây ÁT chủ bài của những trung tâm tiêng Anh, sự tồn taị của trung tâm Tiếng Anh là Chất lượng. sau đây là những việc của Academic Manager.
Việc tuyển chọn con người cho Trung tâm Tiếng Anh là việc đãi cát tìm vàng, từ sales, giáo viên đến Marketer. Sales và Marketing tốt mang lại rất nhiều doanh thu, giáo viên tốt mang về rất rất nhiều uy tín. Ngay từ thời điểm ban đầu nếu bạn sở hữu con người tốt, có kinh nghiệm thì trung tâm của bạn sẽ phát triển cực kì tốt.
Kết luận
Như vậy, muốn trung tâm vận hành trôi chảy, mỗi trung tâm anh ngữ nên xây dựng hệ thống nhân sự cụ thể, chi tiết. Trên đây là hướng dẫn setup sơ đồ cơ bản nhân sự từng trung tâm ngoại ngữ cần có. Với hệ thống setup sơ đồ cơ bản, đầy đủ chi tiết, cùng có sự kết hợp của phần mềm quản lý trung tâm. Việc quản lý trở nên tối ưu và khoa học hơn bao giờ hết.
Từ trước đến nay như chúng ta đã biết hầu hết các trung tâm ngoại ngữ đều sử dụng excel để quản lý học sinh, học viên của mình. Vì quản lý excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất của nhiều trung tâm nhằm giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt trội của các phần mềm quản lý trung tâm hiện đại ngày nay, việc quản lý bằng Excel đã trở nên lỗi thời và có thể dẫn đến nhiều lỗi lớn.
Tại sao các trung tâm lại sử dụng file excel nhiều?
Rất nhiều trung tâm chọn cách quản lý học viên bằng Excel. Nguyên nhân sâu xa là do không đủ ngân sách và thời gian để nghiên cứu sử dụng một phần mềm chuyên sâu nào đó giúp hỗ trợ công việc hàng ngày cho việc chăm sóc học viên.
Tuy nhiên Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu, với các trung tâm có số lượng học viên không nhiều và quy mô còn nhỏ. Nếu trung tâm của bạn đang mở rộng quy mô, mở rộng cơ sở, chi nhánh? Nếu số lượng lớp học của bạn đang gia tăng nhanh? Nếu số lượng học viên từ 100 người trở lên? Khi đó bạn nên sử dụng phần mềm quản lý học viên chuyên sâu dành cho trung tâm đào tạo.
Những khó khăn trong việc quản lý học viên bằng excel
Thủ công hay bị nhầm lẫn
Mỗi khi nhập hoặc xuất số lượng học viên trên file excel rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng học viên quá nhiều hoặc do sai sót từ phía người nhập. Chỉ cần nhập sai 1 học viên, dẫn đến nhầm đến các lớp, các khóa học tại trung tâm. Bộ phận từng giáo viên được phân công các lớp sẽ không nắm bắt được tình hình học viên, thủ công mà hiệu quả công việc không được cao.
Dữ liệu không được bảo mật an toàn
Tất cả các thông tin được cập nhật trên file Excel và lưu trữ trên máy tính thường khó bảo mật dữ liệu được an toàn. Ngay cả khi máy tính có cài đặt mật khẩu, không thể kiểm soát hết được nhân sự khác có thể vào file excel để xem số lượng học viên, lấy dữ liệu data học viên bị tuồn ra các trung tâm khác.
Công việc không được chủ động trong việc xuất nhập mới học viên
Quản lý xuất nhập mới số lượng học viên luôn cần được đồng nhất về số lượng học viên ra/vào hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Vì vậy, khi nhập hoặc xuất học viên phải lưu trữ ngay dữ liệu. Trường hợp thường xảy ra khi số lượng học viên nhiều, nhân sự nhập bị thiếu sót, quá nhiều dữ liệu dẫn đến việc nhân sự bị nản, cần có công cụ hỗ trợ để nhập số lượng học viên lớn.
Không đồng nhất trong quản lý học viên
Dữ liệu file excel được lưu trữ trên nhiều file excel khác nhau thì mới quản lý được số lượng học viên đông, không chỉ một nhân sự quản lý file học viên mà là cả một bộ phận quản lý nên không thể kiểm soát được hết số lượng học viên, dẫn đến việc không được đồng nhất trong khâu quản lý học viên. Hệ thống quản lý rời rạc, quá nhiều file cùng một lúc.
Không quản lý được từ xa, dễ thất thoát data học viên
Vì là phần mềm được cài đặt miễn phí cho nên hạn chế của excel cũng nằm ở đó khi trung tâm không thể quản lý hoạt động nhập và xuất dữ liệu học viên và quản lý ở xa nên khó có thể sát sao. Điều này có thể gây ra sự thiếu trung thực gian lận doanh số, doanh thu, làm giảm hiệu quả chất lượng của doanh nghiệp.
Tốn thời gian quản lý
Vì phải nhập liệu nhiều bước lằng nhằng và việc nhập liệu hàm tính toán để thống kê vô hình chung khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong khâu lập file quản lý học viên bằng Excel
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý học viên Easy Edu
Tối ưu và không bị nhầm lẫn
Việc nhập hoặc xuất số lượng học viên được lưu trữ một cách khoa học hợp lý, tránh sai xót hoặc nhầm lẫn khi nhập dữ liệu. Bộ phận quản lý học viên cũng như giáo viên dễ dàng nắm bắt được danh sách và số lượng học viên chi tiết, từng lớp, từng khóa mà không thủ công.
Dữ liệu được bảo mật an toàn
Toàn bộ dữ liệu data học viên hoàn toàn được lưu trữ trên phần mềm. Người được phân quyền mới được phép nhập và xuất hoặc xem, sửa, xóa dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu data học viên được bảo mật, data sẽ không bị rò rỉ ra ngoài.
Công việc được chủ động trong việc quản lý học viên
Quản lý dữ liệu học viên đều trên phần mềm, nhân sự được phân quyền sẽ chủ động bao quát được hết công việc. Dễ dàng thao tác nhập dữ liệu, không bị rối, vẫn đảm bảo được công việc.
Đồng nhất trong quản lý học viên
Tất cả các file quản lý học viên được lưu trữ trên phần mềm đều được đồng nhất, theo một hệ thống, không bị nhầm giữa các file với nhau. Việc quản lý học viên không biị rời rạc hay bị thất lạc thông tin học viên.
Dễ dàng quản lý hệ thống từ xa
Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được công việc từ xa, không cần đến trực tiếp để quản lý nhân sự của mình.
Tiết kiệm thời gian quản lý
Phần mềm quản lý trung tâm tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý, Thao tác nhanh chóng, dễ dàng sử dụng.
Kết luận
Trên đây là một số bất cập trong quản lý học viên bằng file excel ở các trung tâm ngoại ngữ. Công nghệ 5.0 ngày càng phát triển, các trung tâm nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm để việc quản lý trở nên khoa học, thông minh hơn. Tiết kiệm 90% thời gian quản lý và 50% chi phí.
Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu mong muốn sẽ là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp của bạn. Easy Edu là phần mềm tùy biến, đa dạng với nhiều loại mô hình khác nhau bao gồm trung tâm tiếng anh, tiếng nhật, tiếng trung, tiếng hàn, trung tâm âm nhạc, bóng đá, spa,…
Quản lý tài chính là nhiệm vụ quan trọng của các trung tâm ngoại ngữ. Nhưng một số trung tâm chưa quản lý tài chính thật sự khoa học và tối ưu. Vì vậy, kết quả mang lại cho các trung tâm ngoại ngữ chưa thực sự hiệu quả. Bài viết dưới đây là 6 lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ.
Những khó khăn trong quản lý tài chính trung ngoại ngữ
Quản lý tài chính thực tế gặp phải rất nhiều khó khăn từ việc dữ liệu không chính xác và thiếu nhân sự dẫn đến công cụ hạn chế,…
Quản lý nguồn thu và chi căn cứ trên ước lượng, dự đoán, thiếu sự phân tích nên không thấy hết được các nguồn thu và không cắt giảm được chi phí
Chưa theo dõi sát sao được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm
Việc xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác còn thủ công
Kiểm soát các khoản công nợ chưa thường xuyên, lỏng lẻo, chưa có chính sách xử lý nợ tốt dễ dẫn đến thiếu tiền
Không có kế hoạch tài chính, mục tiêu tài chính cụ thể thậm chí không kiểm soát được dòng tiền vào ra và kế hoạch thu trả nợ
Chưa kiểm soát được dòng tiền chẳng hạn như các khoản phải thu, các khoản vay, các khoản phải chi,…
Các doanh nghiệp cũng rất hạn chế xây dựng kế hoạch dòng tiền trong dài hạn
Lương của từng nhân sự chưa được kiểm soát chặt chẽ, vẫn có tình trạng bị nhầm lẫn
Nhiều doanh nghiệp chưa ban hành cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ quản lý dòng tiền hoặc nghiệp vụ tài chính dẫn đến các bộ phận thường gặp khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ này.
Đội ngũ quản lý tài chính chưa thực sự năm bắt rõ chuyên môn
6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ
1.Các trung tâm ngoại ngữ cầntối ưu hóa quy trình quản lý nguồn thu/chi, phân tích được các khoản thu/chi hàng tháng . Nếu các trung tâm giải quyết vấn đề này thì nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng, định khoản của mỗi trung tâm sẽ luôn ở hệ số an toàn.
2.Mỗi trung tâm ngoại ngữ nên định kỳ thực hiện phân tích dòng tiền và báo cáo thu chi nhằm đánh giá tình hình quản lý dòng tiền thông qua các chỉ tiêu phù hợp.
3.Trung tâm ngoại ngữ cần dự báo tài chính một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền vào và ra. Đặc biệt, doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch tài chính cụ thể và chi tiết về dòng tiền nhằm cân đối thu chi trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận, thực hiện phân tích tình huống để kiểm tra sự sẵn có tiền mặt trong những hoàn cảnh khác nhau, đặc biệt là bối cảnh ngành và nền kinh tế gặp khó khăn nhằm đảm bảo cho sự an toàn về tài chính cho doanh nghiệp.
4.Khâu kiểm soát dòng lương hàng tháng từng nhân sự cần được nắm bắt một cách cụ thể, tránh tình trạng lương bị thất thoát hoặc nhầm lẫn.
5.Tại mỗi trung tâm cũng cần nâng cao các kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ tài chính. Các trung tâm nên cử hoặc tạo điều kiện các các bộ quản lý tài chính tham gia các khoán học ngắn, dài hạn về kiến thức quản lý và tài chính doanh nghiệp hiện đại; tin học hoá đội ngũ nhân viên tài chính. Thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo chuyên ngành nhằm học hỏi và cập nhập những mô hình quản trị tài chính mới áp dụng vào doanh nghiệp.
6.Vấn đề tài chính rất quan trọng và cần thiết nên mỗi trung tâm ngoại ngữ phải có công cụ hỗ trợ quản lý tài chính, công việc được rõ ràng, quản lý tài chính khoa học, thông minh, giảm bớt các thao tác thủ công.
Module quản lý tài chính được tích hợp trên phần mềm Easy Edu
Thu chi tự động
Tự động hóa tới 90% các hoạt động thu chi, được kết nối thông suốt với các
Module nghiệp vụ khác như Đào tạo, Kho, chấm công tính lương….sẽ giúp chủ Doanh nghiệp tiết kiệm vô vàn chi phí nhân sự, cũng như tránh được hầu hết những sai sót vì lý do con người
Phần mềm cũng tích hợp các tính năng chống gian lận, giúp chủ Doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ gian lận từ chính nhân sự nội bộ của mình
Chủ Doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động tài chính thông qua các Báo cáo, thống kê tài chính tự động…..
Quản lý công nợ – quỹ
Luôn trả ra danh sách công nợ của khách hàng, có thể truy vấn được lịch sử công nợ trên các phiếu thu thanh toán nhiều lần
Chức năng quản lý công nợ, nhắc nhở tự động giúp bạn hoàn toàn yên tâm, không bao giờ có thể xảy ra tình trạng quên sót công nợ. Bạn cũng dễ dàng nắm bắt được các chỉ số công nợ phải thu, công nợ đến hạn,nợ xấu….
Hệ thống báo cáo – Thống kê tài chính hoàn hảo sẽ giúp bạn trở thành 1 nhà quản lý hàng đầu
Dễ dàng phân bổ nguồn thu ra các qũy khác nhau, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quản lý dòng tiền, sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về sức khỏe tài chính trong Doanh nghiệp của bạn
Dễ dàng định khoản
Dễ dàng bóc tách các khoản thu chi thông qua định khoản, từ tiền mặt đến ngân hàng. Từ các doanh thu từ học phí hay bán sản phẩm cho đến quản lý ngân sách khuyến mãi, Voucher…. tất cả sẽ trong tầm tay bạn
Thông qua hệ thống tính KPI nhân sự phòng ban, bạn cũng dễ dàng nắm bắt được các khoản chi lương thưởng hoa hồng cho nhân viên.
Quản lý xuất nhập quỹ
Tạo ra các phiếu xuất nhập quỹ, giúp chủ Doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được hiện trạng quỹ, số dư trong quỹ, tình hình luân chuyển tài chính trong quỹ tại Báo cáo quỹ
Quản lý hóa đơn
Hiển thị toàn bộ danh sách phiếu Thu/ Chi trong toàn hệ thống
Có thể cập nhật trạng thái Phiếu thu chi hoặc cập nhật các thông số trong Phiếu thu chi theo Quyền được phân công
Quản lý báo phí
Hiển thị các phiếu thông báo học phí và bảng điểm danh của các cá nhân học viên được tạo ra tự động thông qua hoạt động xếp lịch học
Tiền Lương
Có thể tự động tính lương đứng lớp của giáo viên thông qua việc điểm danh tiết học. Chỉ với vài thao tác chọn, chủ doanh nghiệp dễ dàng xuất ra bảng lương đứng lớp cho giáo viên
Quản lý khuyến mãi, phụ thu
Có thể dễ dàng thiết lập, quản lý các gói khuyến mại, phụ thu bằng tiền, bằng % giá trị tiết học, bằng vật phẩm đã có trong kho.
Tính tiền hoa hồng
Tự động tính hoa hồng cho các nhân sự liên quan trên mỗi phiếu thu theo tỷ lệ đã được thiết đặt trước.
Tạo hóa đơn
Tạo những phiếu thu chi bổ sung nằm ngoài hệ thống thu chi tự động, có thể lựa chọn phân chia danh mục thu chi.
Kết luận
Trên đây là 6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm Giáo dục – Đào tạo. Mỗi trung tâm ngoại ngữ cần xây dựng hệ thống quản lý tài chính khoa học, tối ưu, tránh sai xót trong tài chính. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tích hợp Module quản lý tài chính. Hệ thống Quản lý tài chính tự động mạnh mẽ, xử lý số liệu chính xác, giúp bạn tiết kiệm tới 50% chi phí và không thất thoát dù chỉ 1 đồng.
Xã hội ngày càng hiện đại, nhu cầu được học và tiếp cận bộ môn tiếng anh ngày càng cao và cần thiết. Giữa hàng loạt trung tâm, người học cần chú ý để có thể lựa chọn nơi học uy tín. Vì vậy, khi gõ cụm từ “Trung tâm tiếng anh, gia sư uy tín”, bạn nhận được hơn 4 triệu kết quả. Những tiêu chí dưới đây sẽ giúp học viên, phụ huynh tìm được cơ sở trung tâm ngoại ngữ, gia sư phù hợp, uy tín.
Trung tâm có giấy phép hoạt động
Một trung tâm ngoại ngữ, gia sư chỉ được cơ quan nhà nước cấp phép khi đủ điều kiện để hoạt động. Trong đó, cơ sở cần đảm bảo trình độ chuyên môn và sư phạm của giáo viên theo luật định. Đồng thời, nơi đó cần có đủ phòng học, phòng chức năng phù hợp, cùng giáo trình, tài liệu, thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập theo yêu cầu của chương trình đào tạo.
Những trung tâm được phép hoạt động sẽ được công khai danh sách các trung tâm trên địa bàn, các cam kết chất lượng, điều kiện đảm bảo chất lượng, thời gian thành lập địa điểm được cấp phép hoạt động… Bên cạnh đó, trung tâm nào uy tín và chính thống sẽ có trên google, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin từng trung tâm.
Phương pháp đào tạo và học liệu uy tín
Trung tâm ngoại ngữ, gia sư sử dụng các chương trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, tự biên soạn hoặc lựa chọn các chương trình tài liệu của các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng; các tổ chức giáo dục trong nước và quốc tế phù hợp nhu cầu người học và khả năng đáp ứng của trung tâm.
Tùy thuộc vào mô hình Đào tạo của từng trung tâm ngoại ngữ mà có những giáo trình khác nhau, những giáo trình này đều được biên soạn, theo từng trình độ, nhu cầu mà học viên mong muốn. Tất cả các sách tại mỗi trung tâm đều là chính thống và được phép lưu hành, để học viên và giáo viên sử dụng.
Một trung tâm uy tín có nhiều chương trình kết hợp chơi và học, học viên có nhiều cơ hội thực hành nghe nói, hay những hoạt động ngoài trời như giao lưu với người nước ngoài để tạo hứng khởi.
Đội ngũ giáo viên chất lượng
Bất cứ ai kể cả phụ huynh hay học viên, mỗi khi lựa chọn một trung tâm ngoại ngữ, gia sư uy tín nào cũng phải quan tâm nhiều đó chính là yếu tố giáo viên. Đội ngũ giáo viên chất lượng cần đảm bảo 2 tiêu chí: kiến thức tiếng anh và kỹ năng giảng dạy. Đội ngũ giáo viên tốt được thể hiện qua trình độ chuyên môn cao, cần có bằng cấp, chứng chỉ giảng dạy tiếng anh uy tín như TESOL, TEFL, TESL, IETLS… hoặc được đào tạo theo các phương pháp, tổ chức uy tín.
Cụ thể, nếu giáo viên là người Việt Nam cần có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm. Nếu giáo viên là người bản ngữ dạy ngoại ngữ thì cần có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp.
Hơn hết, mỗi giáo viên dạy bằng cả “cái tâm” của mình, mang đến cho học viên những kiến thức bổ ích, không những dạy học viên về kiến thức mà còn dạy về kỹ năng sống, những điều bổ ích trong cuộc sống,…
Mô hình sáng tạo, thông minh
Một lớp học tiếng anh có nhiều chương trình kết hợp chơi và học, học viên có nhiều cơ hội thực hành nghe nói, hay những hoạt động ngoài trời như giao lưu với người nước ngoài để tạo hứng khởi. Bên cạnh đó, một trung tâm tiếng anh uy tín cũng nên xây dựng hệ thống học online thông minh, thuận tiện để học viên có thể luyện tập và trau dồi kiến thức mọi lúc, mọi nơi.
Cam kết rõ ràng
Cam kết rõ ràng là mục không thể thiếu khi lựa chọn trung tâm ngoại ngữ, gia sư. Trong đó, chất lượng đầu ra đảm bảo theo mục tiêu của khoá học. Để bảo đảm chất lượng đầu ra theo mục tiêu của khoá học, các trung tâm uy tín sẽ cần có quy trình tuyển sinh rõ ràng, đánh giá trình độ và nhu cầu của học viên để tư vấn lộ trình phù hợp.
Các nội dung hợp đồng học tập, phiếu thu tiền cũng cần phải rõ ràng, có biên lai, hoá đơn và dấu đỏ. Hầu hết trung tâm đều có các buổi học thử để học viên trải nghiệm và đánh giá, nên bạn sẽ tìm thấy sự phù hợp với bản thân mình.
Tuyển sinh
Hằng năm, trung tâm ngoại ngữ, gia sư cần xây dựng kế hoạch tuyển sinh và thông báo công khai các thông tin về khóa học gồm chương trình, tài liệu dạy học, mục tiêu chuẩn đầu ra, điều kiện học tập, giáo viên, phương thức kiểm tra đánh giá, xác nhận kết quả học tập, thời gian khai giảng, học phí và các thông tin cần thiết khác.
Nhận xét, phản hồi từ phụ huynh và học viên
Mỗi một trung tâm ngoại ngữ, gia sư đều có sự phản hồi, nhận xét từ phụ huynh và học viên sau khi đăng ký học thử hoặc tham gia các khóa học tại trung tâm. Chất lượng giảng dạy cũng như môi trường dạy và học uy tín sẽ được học viên và phụ huynh cảm nhận một cách rõ ràng nhất. Sự đánh giá, nhận xét từ học viên, phụ huynh phản ánh đến 90% chất lượng của trung tâm, vì đó chính là yếu tố bên ngoài tác động không hề nhỏ đến sự lựa chọn từng trung tâm.
Kết luận
Trên đây là 7 tiêu chí tham khảo để lựa chọn trung tâm ngoại ngữ, gia sư uy tín. Mỗi người sẽ có những tiêu chí, lựa chọn riêng để lựa chọn trung tâm ngoại ngữ, gia sư uy tín sao cho phù hợp. Sự lựa chọn một trung tâm uy tín để theo học sẽ giúp cho mỗi học viên có môi trường học hiệu quả, gặt hái được nhiều kiến thức và cả những kỹ năng mềm.
Xây dựng trung tâm Giáo dục – Đào tạo không chỉ dừng lại ở việc phát triển một đội ngũ giảng viên, trợ giảng trình độ cao, nó còn phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố marketing cũng như xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng toàn diện sao cho không mất đi khách hàng tiềm năng cũng như thông tin khách hàng không bị rò rỉ ra ngoài. Vậy đâu là một quy trình chăm sóc khách hàng của trung tâm Giáo dục – Đào tạo hiệu quả và chuyên nghiệp, bảo mật thông tin cao?
Khách hàng tiềm năng là gì?
Khách hàng tiềm năng là những ai đang có nhu cầu về dịch vụ (bao gồm những khóa học, chương trình học,…) mà trung tâm cung cấp, nhưng chưa bao giờ dùng sản phẩm (dịch vụ) của bạn. Có thể họ đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ cạnh tranh, có thể họ chưa biết về sản phẩm (dịch vụ) của bạn, hoặc có thể sản phẩm (dịch vụ) của bạn chưa thực sự làm hài lòng họ… Tuy nhiên họ hoàn toàn có thể trở thành khách hàng thực sự nếu bạn có những chiến lược marketing tốt.
Những vấn đề trong khâu chăm sóc khách hàng tiềm năng mà trung tâm gặp phải
Các trung tâm thường có đội ngũ chăm sóc khách hàng. Bộ phận khách hàng trong trung tâm đóng vai trò cầu nối giữa trung tâm và khách hàng ở đây là các học viên cũng như các bậc phụ huynh. Nhưng tại một số trung tâm việc chăm sóc chưa thực sự là sát sao với từng khách hàng, dẫn đến nhiều khách hàng tiềm năng không còn duy trì những khóa học tiếp theo. Hơn nữa, bộ phận sales chưa rà soát kỹ data khách hàng nên bị bỏ quên hoặc sót những khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, bảo mật thông tin là điều cực kỳ quan trọng mà các trung tâm phải làm. Mặc dù, các trung tâm đều chủ động bảo mật thông tin nhưng vẫn bị rò rỉ ra ngoài, dẫn đến một lượng khách hàng tiềm năng bị mất, dễ dàng rơi vào tay đối thủ.
Mỗi trung tâm chưa có chiến dịch Marketing cụ thể, từ ý tưởng cho đến nội dung. Chưa đánh trúng vào insight của phụ huynh và học viên. Vậy nên chưa thu hút được khách hàng tiềm năng bao gồm cả phụ huynh lẫn học viên tham gia đăng ký học.
Các trung tâm hầu hết rất nhiều data khách hàng nhưng chưa có công cụ quản lý và chăm sóc khách hàng. Dẫn đến tốn khá nhiều thời gian mà không bao quát được hết công việc. Nhân sự hay bị nhầm lẫn giữa các data khách hàng với nhau, lượng khách hàng tiềm năng cũng bị bỏ quên hoặc sai sot.
6 giải pháp để tránh mất khách hàng tiềm năng
1.Đầu tiên mỗi trung tâm phải chăm sóc khách hàng thật tốt. Nhân viên chăm sóc khách hàng cũng là những mắt xích mấu chốt trong việc tạo nên một hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng, thậm chí là đối thủ. Việc này nhằm giữ chân khách hàng hiện tại và không ngừng thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
2.Các trung tâm cần lên nhữngchiến dịch Marketing hàng tháng bao gồm chương trình khuyến mại như tặng khóa học, tặng sách,… để thu hút khách hàng tiềm năng đăng ký học tại trung tâm. Tùy vào từng đối tượng, độ tuổi, trình độ để từng trung tâm có thể lên kế hoạch triển khai những chương trình sao cho phù hợp.
3.Đối với khách hàng là học viên, độ tuổi từ trẻ con, thiếu niên, sinh viên hay thậm chí là những người đi làm, có nhu cầu đi học những khóa học. Mỗi trung tâm cần tạo ra những chương trình học phù hợp với từng độ tuổi, trình độ mà nhu cầu học viên mong muốn.
4.Đối với khách hàng là phụ huynh cần tạo ra những chương trình khuyến mại cụ thể như khuyến mại hoặc ưu đãi khóa học, tặng sách học,… đem lại những lợi ích cần thiết cho phụ huynh.
5.Đặc biệt, vấn đề bảo mật thông tin khách hàng là vô cùng quan trọng. Không tiết lộ thông tin cá nhân (bao gồm cả email, số điện thoại, địa chỉ v.v.) của khách hàng, mà không có sự đồng ý của Khách hàng. Vừa tạo được sự uy tín chất lượng cho trung tâm vừa không mất đi lượng data khách hàng tiềm năng.
6.Mỗi trung tâm Giáo dục – Đào tạo cần có phần mềm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng. Giúp công việc được tối ưu, khoa học mà không bị bỏ lỡ bất kì khách hàng tiềm năng nào.
phan-mem-crm-nao-tot
Module quản lý CRM được tích hợp trên phần mềm Easy Edu
Phần mềm quản lý CRM cho trung tâm Giáo dục – Đào tạo của Easy Edu tạo ra giúp các Doanh nghiệp, Trung tâm tối ưu 90% thời gian quản lý, 50% chi phí, bao gồm những tính năng riêng biệt:
Dễ dàng đặt lịch chăm sóc
Chỉ với vài thao tác đơn giản, Mọi thông tin về khách hàng sẽ được tổng hợp đầy đủ, chính xác, chi tiết
Chỉ với vài Click chuột, bạn có thể dễ dàng đặt lịch chăm sóc, phần mềm sẽ luôn nhắc nhở bạn cần phải làm gì để không quên sót lịch hẹn
Bạn cũng hoàn toàn thống kê, xem lại lịch sử chăm sóc khách hàng một cách nhanh chóng, đầy đủ
Theo dõi mối quan hệ khách hàng
Bạn có thể tự thiết đặt các mối quan hệ khách hàng, bạn sẽ dễ dàng truy vấn, tìm kiếm thông tin khách hàng, chăm sóc lại khách hàng theo đúng như mong muốn
Bạn cũng hoàn toàn nắm rõ được từng chi tiết nhỏ, đặc trưng trên đầu khách hàng
Bạn cũng có thể dễ dàng trao đổi công việc trên từng đầu khách, kiểm tra các thông số cần thiết của mỗi khách hàng trước mỗi cuộc trao đổi, hỗ trợ.
Tổng đài CSKH
Phần mềm được tích hợp tính năng tổng đài gọi điện chăm sóc khách hàng, chỉ với 1 cú Click chuột, bạn đã có thể gọi trực tiếp từ phần mềm đến khách hàng
Bạn cũng có thể ghi âm cuộc gọi, nhằm đảm bảo chất lượng CSKH theo đúng tiêu chí bạn đề ra cho Doanh nghiệp của mình
Bảo mật thông tin khách hàng cao
Tất cả thông tin dữ liệu của khách hàng ở trên phần mềm đều được lưu trữ và bảo mật
Người được phân quyền mới có thể xem được data khách hàng
Kết luận
Trên đây là một số giải pháp trung tâm Giáo dục – Đào tạo nên biết để tránh mất khách hàng tiềm năng. Các trung tâm Giáo dục – Đào tạo phải cẩn thận từ những khâu nhỏ nhất để tránh khách hàng tiềm năng sẽ rất dễ rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. Sử dụng phần mềm có tích hợp Module quản lý và chăm sóc khách hàng giúp cho việc vận hành trung tâm được trôi chảy, data khách hàng tiềm năng được bảo mật cao.
Các trung tâm Giáo dục – Đào tạo đang quản lý và đánh giá năng lực giáo viên chưa thực sự khoa học và thông minh. Tiêu chí quản lý và đánh giá năng lực giáo viên tại trung tâm ngoại ngữ là việc cực kỳ quan trọng mà chủ trung tâm cần làm. Dưới đây Easy Edu đưa ra những tiêu chí tham khảo giúp trung tâm đánh giá năng lực, quản lý KPI và tính lương giáo viên chính xác và rõ ràng nhất.
Quản lý và đánh giá năng lực là gì?
Quản lý và đánh giá nhân lực có thật sự cần thiết đối với những trung tâm Giáo dục – Đào tạo hay không? Đánh giá năng lực là một phần quan trọng trong việc quản lý đội ngũ giáo viên bên cạnh xác định mục tiêu, hướng dẫn và phản hồi trong quá trình làm việc.… Đánh giá năng lực là đánh giá kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc và những giá trị tiềm ẩn bên trong nhân viên. Quản lý những tiêu chí đánh giá, số KPI hàng tháng cho từng giáo viên.
Vì vậy, việc quản lý và đánh giá năng lực thực sự quan trọng và cần thiết mà mỗi trung tâm phải áp dụng. Nếu như không áp dụng phương pháp đó vào hoạt động của mỗi trung tâm thì dẫn đến việc CEO không nắm bắt được tình hình nhân sự, gây ra những mâu thuẫn hiểu lầm không đáng có giữa những nhân sự. Không những vậy, việc vận hành trung tâm không được tối ưu, khoa học và thông minh.
Các tiêu chí về năng lực cơ bản của giáo viên
Mỗi một trung tâm Giáo dục – Đào tạo có những cách quản lý tiêu chí đánh giá từng giáo viên riêng. Tùy thuộc vào từng môn học của từng trung tâm để đánh giá mức độ quan trọng công việc của từng giáo viên. Ví dụ dưới đây là một số tiêu chí cơ bản của giáo viên dành cho trung tâm Ngoại ngữ.
Lĩnh vực 1: Kiến thức về môn học và chương trình
Năng lực tiếng Anh
Hiểu và vận dụng Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam
Kiến thức về hệ thống ngôn ngữ tiếng Anh
Hiểu biết về việc học tiếng Anh
Năng lực khai thác tài liệu viết bằng tiếng Anh
Hiểu biết về chương trình tiếng Anh phổ thông
Lĩnh vực 2: Kiến thức về dạy học tiếng Anh
Phương pháp dạy học tiếng Anh
Thiết kế bài giảng
Tổ chức các hoạt động dạy học
Đánh giá kết quả học tập tiếng Anh
Lựa chọn và sử dụng các tài liệu, học liệu dạy tiếng Anh
Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học tiếng Anh
Lĩnh vực 3: Kiến thức về học sinh
Hiểu biết về quy luật phát triển nhận thức, tâm sinh lí của học sinh
Hiểu biết về đặc điểm phát triển ngôn ngữ của học sinh
Phát triển giá trị văn hóa và kinh nghiệm của người học
Phát triển tính sáng tạo và tư duy phê phán của học sinh
Lĩnh vực 4: Giá trị và thái độ nghề nghiệp
Thể hiện tính chuyên nghiệp trong dạy học tiếng Anh
Thể hiện sự hợp tác trong giảng dạy tiếng Anh
Khả năng phát triển chuyên môn và học tập suốt đời
Đóng góp cho việc dạy và học tiếng Anh
Kết nối việc dạy học tiếng Anh
Rút kinh nghiệm quá trình dạy và học tiếng Anh.
Quản lý và đánh giá năng lực giáo viên qua KPI
Với mỗi vị trí trong trung tâm Giáo dục – Đào tạo, các CEO đều phải nắm thật rõ những tiêu chí nào quyết định đến hiệu quả làm việc của vị trí đó và tiêu chuẩn cụ thể để xác định và đo lường các tiêu chí đó là gì? Dưới đây là chia sẻ về các tiêu chí và chỉ số quan trọng nhất cho vị trí giáo viên trong bất kỳ mô hình đào tạo nào cũng phải đo lường và đánh giá thường xuyên, liên tục.
Tiêu chí về số lượng – KPI theo lương
Chuẩn bị giáo án giảng dạy trước mỗi buổi học.
Đến sớm và làm các công tác chuẩn bị cho buổi học.
Điểm danh (chấm công) mỗi buổi dạy.
Hoàn thành các loại báo cáo chuyên môn.
Tổ chức kiểm tra, chấm điểm và thông báo kết quả.
Tiêu chi về chất lượng – KPI thưởng phạt
Số lượng học viên tham gia các buổi học (học viên có yêu thích lớp của giáo viên hay không?)
Số lượng học viên làm bài tập ở nhà (giáo viên có truyền được động lực và niềm đam mê môn học hay không?)
Thái độ của học viên trong lớp (Không khí lớp do giáo viên tạo ra có đủ cuốn hút, kỹ năng dẫn dắt của giáo viên có tốt?)
Khả năng tiếp thu kiến thức mỗi buổi học (giáo viên có kỹ năng truyền đạt, kỹ năng sư phạm tốt hay không?)
Tỷ lệ học viên tái đăng ký sau mỗi khoá học?
Tỷ lệ học viên đang học giới thiệu thêm học viên mới?
Điểm kiểm tra, thi cử của học viên trên trường có được cải thiện hay không?
Quản lý và đánh giá năng lực giáo viên trên phần mềm Easy Edu
Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tích hợp phần quản lý nhân sự và KPI, giúp trung tâm dễ dàng đánh giá năng lực, hiệu quả công việc, chấm công tính lương thưởng dễ dàng theo năng lực giáo viên.
Quản lý KPI
Có thể dễ dàng thiết lập các chỉ tiêu KPI, tạo và quản lý các phiếu giao chỉ tiêu KPI cho phòng ban hoặc cho từng nhân sự theo thẻ điểm cân bằng BSC. Các chỉ tiêu được thiết lập tối ưu cho các hoạt động kinh doanh, đào tạo, marketing của khối trung tâm Giáo dục – Đào tạo.
Báo cáo KPI cá nhân: Tự động trả ra các báo cáo KPI theo từng User, căn cứ vào các chỉ tiêu đã được giao trước đó. Tự động theo thẻ điểm cân bằng và trọng số để tính ra điểm KPI chi tiết.
Báo cáo KPI doanh nghiệp: Tự động trả ra các báo cáo KPI theo từng Phòng ban, căn cứ vào các chỉ tiêu đã được giao trước đó. Tự động theo thẻ điểm cân bằng và trọng số để tính ra điểm KPI chi tiết.
Dễ dàng thực hiện báo cáo KPI theo phòng ban hoặc theo từng cá nhân mỗi người. Người quản lý cũng dễ dàng nắm bắt được tình hình KPI hàng tháng theo từng phòng ban hoặc từng cá nhân.
Quản lý nhân sự
Quản lý theo cơ sở, phòng, ban, tên, số điện thoại. Mỗi nhân sự hoặc giáo viên dễ dàng lưu những công việc, từng giáo viên có thể xem được nhận xét của bản thân . Việc chấm công, tính lương cho giáo viên khoa học, thông minh hơn bao giờ hết. Dựa vào số buổi dạy, giờ dạy hoặc dựa vào chỉ tiêu KPI hàng tháng.
Phần quản lý tiêu chí đánh giá nhằm thiết đặt các tiêu chí cho phụ huynh học sinh đánh giá giáo viên (các tiêu chuẩn đào tạo như chuyên môn, nhiệt tình công việc) hoặc cho giáo viên đánh giá học sinh (các tiêu chí như Nghe, nói, đọc, viết….)
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu còn tích hợp những tính năng khác bao gồm quản lý CRM, chiến dịch Email Marketing, Đào tạo, quản lý tài chính, thu/chi, quản lý học viên, xếp lớp,…cùng nhiều tính năng quan trọng khác nữa.
Kết luận
Việc tiêu chí quản lý và đánh giá năng lực giáo viên trung tâm Giáo dục – Đào tạo là thực sự cần thiết cho mỗi trung tâm. Mỗi trung tâm cần bắt tay vào thực hiện ngay từ bây giờ để việc quản lý trở nên khoa học, thông minh hơn, tránh những sai sót và từ dó có những cách thưởng/phạt hợp lý. Việc vận hành trung tâm cũng trở nên tối ưu hơn, tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý.
