Bạn đã từng vật lộn với danh sách 1000 học viên với các thông tin hỗn độn, chồng chất lên nhau? Hay bạn đã từng dành cả giờ đồng hồ để soát lại điểm danh, học phí của học sinh khi phụ huynh muốn truy xuất lại? Mệt mỏi khi phải vật lộn xử lý “mớ” công việc rối rắm, phức tạp, bạn bắt đầu đi tìm những giải pháp công nghệ có thể giúp mình giải quyết những bài toán trên, với mong muốn cải thiện năng suất của chính bản thân và cả trung tâm. Nhưng làm thế nào để thuyết phục sếp đầu tư những giải pháp công nghệ mới? Nhất là khi họ thấy trung tâm vẫn hoạt động tốt với những phương pháp cũ. Hãy tìm cho mình câu trả lời trong bài viết dưới đây.
- Tìm kiếm sự ủng hộ, đồng tình của đồng nghiệp
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, bạn cần nhanh chóng tìm kiếm sự ủng hộ đến từ những đồng nghiệp đang có những nỗi đau tương tự. Cấp trên có thể dễ dàng từ chối một đề xuất của một nhân viên, nhưng khó có thể từ chối đề xuất của cả một tập thể. Đề xuất này phải bắt nguồn từ chính những hiện trạng thực tế đang xảy ra tại trung tâm mà chỉ có những nhân viên trực tiếp triển khai mới có thể nhìn rõ những “mặt trái” này. Vì vậy, nếu không là tiếng nói của chính bạn thì sẽ chẳng có ai thấy những vất vả mà bạn đã trải qua đâu.
Tuy nhiên, với quy mô trung tâm lớn có nhiều cấp bậc, vị trí, nhân viên nên tiến hành đề xuất với quản lý cấp bậc của mình trước, không nên đề xuất trực tiếp vượt cấp đến sếp tổng. Bởi chính quản lý của bạn là người làm việc trực tiếp với nhân viên, nên họ sẽ hiểu rõ được các hiện trạng đang xảy ra tại phòng ban mình. Đồng thời, người quản lý hoặc trưởng phòng là người nắm trong tay những quyền hạn nhất định để đề xuất và thuyết phục cấp trên thực hiện các khoản đầu tư mang tính chiến lược.
- Nhấn mạnh lợi ích, những giá trị mới mẻ mà công nghệ mang lại
Giá trị lợi ích là thứ đầu tiên mà các cấp lãnh đạo nghĩ tới trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào bất cứ thứ gì. Và công nghệ cũng thế, bạn nên chuẩn bị các tài liệu về các tính năng, nghiệp vụ mà phần mềm có thể tối ưu hóa mang lại sự chuyển biến có lợi về doanh thu hay vận hành để thuyết phục cấp trên.
Cụ thể hơn, Easy Edu sẽ chia sẻ hai nhóm lợi ích mà công nghệ mang lại như sau:
- Lợi ích hữu hình: là những lợi ích có thể nhìn thấy rõ ràng qua sự tăng trưởng doanh thu hay tối ưu chi phí trong các hoạt động của trung tâm. Những lợi ích này có thể được đo lường dễ dàng bằng các công cụ, thước đo đánh giá hay chính bằng sự so sánh doanh thu và chi phí trước và sau khi sử dụng phần mềm.
- Lợi ích vô hình: là những lợi ích không thể đo lường bằng các công cụ được. Một số ví dụ về lợi ích vô hình như cải thiện sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên,…
Trước khi thuyết phục sếp, chính nhân viên và các trưởng phòng nên là người thử nghiệm sản phẩm phần mềm đó trước xem có phù hợp với mô hình vận hành của trung tâm mình hay không. Thông thường, quá trình thử nghiệm của Easy Edu sẽ kéo dài từ 5-7 ngày để người dùng có thể tìm hiểu chi tiết nhất các nghiệp vụ chuyên môn và hiểu được toàn bộ tính logic của phần mềm. Chính những trải nghiệm thực tế và sự hài lòng của nhân viên là bằng chứng thuyết phục nhất để các sếp sẵn sàng “rút hầu bao”
- Thuyết phục lãnh đạo bằng khoa học
Ngoài sự ủng hộ của đồng nghiệp và nêu lên những giá trị lợi ích của phần mềm, chúng ta cũng có thể biến đề xuất của mình có “sức nặng” hơn bằng cách ứng dụng nguyên lý thuyết phục của triết gia Aristotle.
Nguyên lý này bao gồm 3 khía cạnh: ethos (tính tin cậy-góc nhìn người đề xuất), pathos (tính cảm xúc-góc nhìn người tiếp nhận đề xuất) and logos (tính lý luận – dẫn chứng).
Bằng việc kể một câu chuyện dẫn chứng với sự lồng ghép khéo léo 3 yếu tố này, bản đề xuất của bạn chắc chắn sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Là người chịu trách nhiệm việc lên lịch học, sắp xếp lớp, lịch học cho học sinh, giáo viên (ethos – gắn liền hình ảnh bản thân gần gũi nhất với vấn đề – tăng tính tin cậy), tôi đã tổng hợp nhanh một bản báo cáo so sánh quy trình làm việc thủ công hiện tại và quy trình sau khi sử dụng phần mềm Easy Edu.
Thực tại hiện trạng đang diễn ra như sau:
- Trung tâm đang trong quá trình mở rộng và phát triển, số lượng học sinh và giáo viên tăng dần, gây khó khăn cho nhân viên cơ sở với chỉ 3 người (kêu gọi sự đồng tình từ đồng nghiệp, đánh vào tính cảm xúc – pathos)
- Các danh sách, báo cáo được tiến hành qua Excel tốn rất nhiều thời gian (số liệu – logos)
Giải pháp phần mềm Easy Edu sẽ giúp giải quyết các bài toán của trung tâm (đề cập đến thực trạng của nhân viên, đánh vào cảm xúc của sếp – pathos) như:
- Tối ưu quy trình, xếp lớp chỉ bằng vài cú click
- Khi chạy lịch học, hệ thống sẽ tự sinh ra hóa đơn theo các thông tin có sẵn -> tiết kiệm thời gian rất nhiều
- Truy vết lại lịch sử điểm danh dễ dàng
- Đính kèm app trên điện thoại để phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập của con
- Chi phí rẻ, đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm
Các dẫn chứng số liệu nên được biểu diễn dưới dạng hình ảnh, video nhiều hơn bởi chúng có thể minh họa cho đề xuất của bạn giúp người nghe tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn. Bởi theo các nghiên cứu khoa học, bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn văn bản thuần túy.
KẾT LUẬN
Mặc dù chuyển đổi số đang có những tác động mạnh mẽ cho đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam, thì vẫn còn đâu đó những nhà lãnh đạo chưa bắt kịp được làn sóng mới này. Easy Edu hi vọng qua bài viết này, đội ngũ nhân viên có thể tự xây dựng được một bản đề xuất với những chứng cứ thuyết phục, từ đó mang công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, và tăng lợi thế cạnh tranh cho trung tâm.
