Tel: 0246.278.0805/ 0914.779.655 sales@emso.vn

Bất cập trong quản lý học viên bằng file excel ở các trung tâm ngoại ngữ

by | Chia sẻ, Quản trị Kinh doanh- Bán khóa học

Từ trước đến nay như chúng ta đã biết hầu hết các trung tâm ngoại ngữ đều sử dụng excel để quản lý học sinh, học viên của mình. Vì quản lý excel được cho là hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất của nhiều trung tâm nhằm giúp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác so với quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, với sự phát triển vượt trội của các phần mềm quản lý trung tâm hiện đại ngày nay, việc quản lý bằng Excel đã trở nên lỗi thời và có thể dẫn đến nhiều lỗi lớn.

Tại sao các trung tâm lại sử dụng file excel nhiều?

Rất nhiều trung tâm chọn cách quản lý học viên bằng Excel. Nguyên nhân sâu xa là do không đủ ngân sách và thời gian để nghiên cứu sử dụng một phần mềm chuyên sâu nào đó giúp hỗ trợ công việc hàng ngày cho việc chăm sóc học viên.

Tuy nhiên Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu, với các trung tâm có số lượng học viên không nhiều và quy mô còn nhỏ. Nếu trung tâm của bạn đang mở rộng quy mô, mở rộng cơ sở, chi nhánh? Nếu số lượng lớp học của bạn đang gia tăng nhanh? Nếu số lượng học viên từ 100 người trở lên? Khi đó bạn nên sử dụng phần mềm quản lý học viên chuyên sâu dành cho trung tâm đào tạo.

Những khó khăn trong việc quản lý học viên bằng excel

Thủ công hay bị nhầm lẫn

Mỗi khi nhập hoặc xuất số lượng học viên trên file excel rất có thể gây nhầm lẫn nếu số lượng học viên quá nhiều hoặc do sai sót từ phía người nhập. Chỉ cần nhập sai 1 học viên, dẫn đến nhầm đến các lớp, các khóa học tại trung tâm. Bộ phận từng giáo viên được phân công các lớp sẽ không nắm bắt được tình hình học viên, thủ công mà hiệu quả công việc không được cao.

Dữ liệu không được bảo mật an toàn

Tất cả các thông tin được cập nhật trên file Excel và lưu trữ trên máy tính thường khó bảo mật dữ liệu được an toàn. Ngay cả khi máy tính có cài đặt mật khẩu, không thể kiểm soát hết được nhân sự khác có thể vào file excel để xem số lượng học viên, lấy dữ liệu data học viên bị tuồn ra các trung tâm khác.

Công việc không được chủ động trong việc xuất nhập mới học viên

Quản lý xuất nhập mới số lượng học viên luôn cần được đồng nhất về số lượng học viên ra/vào hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Vì vậy, khi nhập hoặc xuất học viên phải lưu trữ ngay dữ liệu. Trường hợp thường xảy ra khi số lượng học viên nhiều, nhân sự nhập bị thiếu sót, quá nhiều dữ liệu dẫn đến việc nhân sự bị nản, cần có công cụ hỗ trợ để nhập số lượng học viên lớn.

Không đồng nhất trong quản lý học viên

Dữ liệu file excel được lưu trữ trên nhiều file excel khác nhau thì mới quản lý được số lượng học viên đông, không chỉ một nhân sự quản lý file học viên mà là cả một bộ phận quản lý nên không thể kiểm soát được hết số lượng học viên, dẫn đến việc không được đồng nhất trong khâu quản lý học viên. Hệ thống quản lý rời rạc, quá nhiều file cùng một lúc.

Không quản lý được từ xa, dễ thất thoát data học viên

Vì là phần mềm được cài đặt miễn phí cho nên hạn chế của excel cũng nằm ở đó khi trung tâm không thể quản lý hoạt động nhập và xuất dữ liệu học viên và quản lý ở xa nên khó có thể sát sao. Điều này có thể gây ra sự thiếu trung thực gian lận doanh số, doanh thu, làm giảm hiệu quả chất lượng của doanh nghiệp.

Tốn thời gian quản lý

Vì phải nhập liệu nhiều bước lằng nhằng và việc nhập liệu hàm tính toán để thống kê vô hình chung khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian trong khâu lập file quản lý học viên bằng Excel

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý học viên Easy Edu

Tối ưu và không bị nhầm lẫn

Việc nhập hoặc xuất số lượng học viên được lưu trữ một cách khoa học hợp lý, tránh sai xót hoặc nhầm lẫn khi nhập dữ liệu. Bộ phận quản lý học viên cũng như giáo viên dễ dàng nắm bắt được danh sách và số lượng học viên chi tiết, từng lớp, từng khóa mà không thủ công.

Dữ liệu được bảo mật an toàn

Toàn bộ dữ liệu data học viên hoàn toàn được lưu trữ trên phần mềm. Người được phân quyền mới được phép nhập và xuất hoặc xem, sửa, xóa dữ liệu. Toàn bộ dữ liệu data học viên được bảo mật, data sẽ không bị rò rỉ ra ngoài.

Cùng tìm hiểu chi tiết phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tại: https://easyedu.vn/phan-mem-quan-ly-hoc-vien-trung-tam/

Công việc được chủ động trong việc quản lý học viên

Quản lý dữ liệu học viên đều trên phần mềm, nhân sự được phân quyền sẽ chủ động bao quát được hết công việc. Dễ dàng thao tác nhập dữ liệu, không bị rối, vẫn đảm bảo được công việc.

Đồng nhất trong quản lý học viên

Tất cả các file quản lý học viên được lưu trữ trên phần mềm đều được đồng nhất, theo một hệ thống, không bị nhầm giữa các file với nhau. Việc quản lý học viên không biị rời rạc hay bị thất lạc thông tin học viên.

Dễ dàng quản lý hệ thống từ xa

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được công việc từ xa, không cần đến trực tiếp để quản lý nhân sự của mình.

Tiết kiệm thời gian quản lý

Phần mềm quản lý trung tâm tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý, Thao tác nhanh chóng, dễ dàng sử dụng.

Kết luận

Trên đây là một số bất cập trong quản lý học viên bằng file excel ở các trung tâm ngoại ngữ. Công nghệ 5.0 ngày càng phát triển, các trung tâm nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm để việc quản lý trở nên khoa học, thông minh hơn. Tiết kiệm 90% thời gian quản lý và 50% chi phí.

Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu mong muốn sẽ là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp của bạn. Easy Edu là phần mềm tùy biến, đa dạng với nhiều loại mô hình khác nhau bao gồm trung tâm tiếng anh, tiếng nhật, tiếng trung, tiếng hàn, trung tâm âm nhạc, bóng đá, spa,…

Đăng ký dùng thử miễn phí !

📲 Hotline: 0914.779.655
📨 Email: sales@emso.vn 
📊 Web: https://easyedu.vn/
Link dùng thử và trải nghiệm miễn phí: https://easyedu.vn/dung-thu/

Trải nghiệm Nền tảng quản lý và Phát triển trung tâm ngoại ngữ Easy Edu ngay hôm nay!

Hotline: 0914.779.655  Email: sales@emso.vn

Bài viết mới

11 Bí mật chiến lược giữ chân khách hàng cho các trung tâm Giáo dục – Đào tạo

Còn gì tuyệt hơn nếu trung tâm của bạn có thêm khách hàng mới và giữ...

CÓ EASY- NGẠI GÌ COVID

- Tình hình dịch Covid đã quay trở lại gần đây trên khắp cả nước. Đó...

5 Tips nhỏ để nắm bắt được sức khỏe tài chính trong trung tâm Giáo dục – Đào tạo

Cho dù trung tâm của bạn đang phát triển hay gặp không ít những khó...

Xây dựng quy trình quản lý và cơ chế cho nhân sự trong các trung tâm Giáo dục – Đào tạo

Xây dựng quy trình quản lý và cơ chế cho nhân sự rất quan trọng và...

Tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng dành cho trung tâm Giáo dục – Đào tạo

Chăm sóc khách hàng là một trong những khâu vô cùng quan trọng và có...

Tiêu chí lựa chọn đơn vị thiết kế website cho trung tâm ngoại ngữ tốt nhất

Thiết kế website cho trung tâm ngoại ngữ không còn quá xa lạ và đang...

6 Lý do tại sao trung tâm ngoại ngữ phải sở hữu một website

Website không còn là một công cụ xa lạ của các trung tâm Giáo dục...

Quy trình CRM tổng quan của trung tâm ngoại ngữ – Tối ưu Sale Và Tăng Tỉ Lệ Chốt Học Viên Lên đến 90%

 Các trung tâm Ngoại ngữ hầu hết đều quan tâm đến CRM. Tuy nhiên các...

Có nên thuê bằng để thành lập trung tâm ngoại ngữ hay không?

" Nên hay không nên thuê bằng để thành lập trung tâm ngoại ngữ ? "...

Review Top 5 giải pháp quản lý FanPage – Giải pháp nào phù hợp với trung tâm của bạn?

Hiện tại, các kênh mạng xã hội đang phát triển một cách chóng mặt,...

Tin nổi bật

CÓ EASY- NGẠI GÌ COVID

- Tình hình dịch Covid đã quay trở lại gần đây trên khắp cả nước. Đó là điều không ai mong muốn. Chính vậy vậy, các trường học và các trung tâm Giáo dục - Đào tạo buộc phải cho học sinh, sinh viên nghỉ học để đảm bảo sức khỏe cho chính bản thân và cộng đồng. - Trong...

6 Lý do tại sao trung tâm ngoại ngữ phải sở hữu một website

Website không còn là một công cụ xa lạ của các trung tâm Giáo dục Đào tạo nói chung mà ngay cả các trung tâm Ngoại ngữ cũng đều sở hữu cho mình một Website. Tuy nhiên không phải trung tâm nào cũng muốn xây dựng Website cũng như chưa biết cách thiết kế Website chuẩn,...

HÃY ĐỂ EASYEDU ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Easy EduNền tảng Quản trị Doanh nghiệp Giáo dục phổ biến nhất

Với hơn 1400+ Trung tâm và Doanh nghiệp Giáo dục tin dùng | Giá chỉ từ 2000 Vnđ/ngày/ User

HOTLINE

Tư vấn bán hàng: 0914779655

CSKH: 0932226955

Hoạt động 365 ngày/năm từ 7:00 đến 22:00 kể cả ngày nghỉ lễ tết.

FANPAGE

Luôn trả lời các thông tin nhanh nhất có thể cho khách hàng thông qua các phản hồi trên Facebook.

KÊNH HỖ TRỢ YOUTUBE

Luôn cập nhật các kiến thức sử dụng phần mềm tức thời, trực quan giúp người dùng sử dụng được dễ dàng và hiệu quả nhất.

CHAT WEB & MOBILE

Luôn có người trực chat để trả lời câu hỏi của các bạn nhanh và hiệu quả nhất suốt 365 ngày/năm.