“Chị không có nhiều thời gian đâu”, “anh ngại thay đổi, sợ đảo lộn mọi thứ”, “em thấy dùng excel vẫn ổn”, “phần mềm này lằng nhằng, phức tạp quá”,… vô số lý do được nhân viên đưa ra để từ chối việc áp dụng công nghệ vào làm việc. “Làm sao để thuyết phục nhân viên CHUYỂN ĐỔI SỐ?” trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay. Công nghệ dù có tiên tiến đến đâu thì cũng sẽ trở thành mớ bòng bong nếu nhân viên không chủ động học hỏi, áp dụng.
Ai cũng biết rằng chuyển đổi số sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được công sức, thời gian, chi phí, tối ưu hiệu quả làm việc. Vậy thì đáng lẽ nhân viên phải “đòi” sếp mua phần mềm sử dụng chứ? Nhưng thực tế ở hầu hết các trung tâm lại có muôn vàn lý do khiến nhân viên từ chối sử dụng phần mềm. Thực chất, điều này chẳng có gì đáng lo cả! Nếu nhân viên của bạn đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ tụt hậu hay muốn chống đối, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu mà không biết phần mềm thực sự có tác dụng không mà thôi.
Giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ từ bỏ thói quen cũ này chính là trách nhiệm của những người đi đầu hay chính là những nhà quản lý 4.0 của thời đại số này. Trong bài viết này, hãy cùng Easy Edu phân tích về tâm lý của nhân viên và đưa ra giải pháp giúp người quản lý thuyết phục nhân viên trong “công cuộc đổi mới” này.
Phân loại nhân viên theo mô hình vòng đời sử dụng công nghệ
Từ những năm 1960, nhà xã hội học Everett Rogers đã thống kê và phân loại những thái độ cởi mở khác nhau của nhân viên trước việc sử dụng công nghệ theo mô hình như sau:
Theo mô hình này, nhân viên của bạn có thể nằm trong các nhóm sau:
– Innovators (Những nhà cải tiến). Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới. Bởi vì họ thích và muốn khám phá công nghệ mới. Tuy nhiên, tỷ lệ của những nhân viên này là siêu nhỏ trong tập thể với 2,5%.
– Early adopters (Những người áp dụng sớm). Những người dùng này sẽ hiểu và biết áp dụng phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại. Nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại.
– Early majority (Phần đông áp dụng sớm). Nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế vì họ muốn xem phần mềm có thực sự đem lại kết quả hay không.
– Late majority (Phần đông áp dụng muộn). Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ. Và họ công nhận rằng công cụ cũ đã không còn hiệu quả.
– Laggards (Những người chậm chạp): Nhóm người này có xu hướng sử dụng công nghệ và phần mềm quen thuộc. Họ không thấy thoải mái khi phải từ bỏ đi các thói quen cũ
Khi đã hiểu cách phân loại này, người quản lý sẽ biết được mỗi nhân viên của mình đang nằm trong loại nào và đưa ra giải pháp cho từng đối tượng. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều, mà đó là cả một quá trình để nhân viên hiểu, làm quen với thay đổi và đánh giá được hiệu quả của phần mềm. Chính vì vậy, chủ động có một lộ trình triển khai, đào tạo cho nhân viên là một bước đệm vô cùng quan trọng để công cuộc chuyển đổi số thành công.
Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào trung tâm
Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm triển khai phần mềm
Đối với các trung tâm quy mô nhỏ dưới 15 nhân sự thì thật là dễ dàng để chọn ra người trực tiếp triển khai phần mềm. Nhưng đối với hệ thống trung tâm lớn thì việc này lại hoàn toàn không dễ dàng. Áp dụng phần mềm mới đôi khi sẽ làm thay đổi đi các quy trình cũ, bắt buộc phải xây dựng lại quy trình kinh doanh mới, chiến lược mới. Điều này cần phải nhờ đến những người đặt nền móng – chính là những người lãnh đạo cao nhất, đóng vai trò tiên phong trong việc hoạch định chiến lược mới. Những chiến lược cũ có thể được rút ngắn, thay đổi, cập nhật liên tục theo dòng chảy của thời đại số. Hoặc hãy xây dựng một đội ngũ đào tạo nội bộ, lựa chọn một số nhân sự thuộc nhóm Innovator hay Early adopters để áp dụng triển khai thử nghiệm trước. Họ sẽ người làm việc trực tiếp với đơn vị triển khai phần mềm để học hiểu phần mềm, sau đó truyền cảm hứng và đào tạo cho các nhân viên còn lại.
Bước 2: Xây dựng lộ trình triển khai
Mỗi một bộ phận trong trung tâm cần có một lộ trình triển khai khác nhau tương ứng với yêu cầu công việc, vị trí, trách nhiệm của mỗi người. Nhà cung cấp phần mềm chính là những người hiểu sản phẩm nhất. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các trung tâm triển khai và hiểu rằng đâu là quy trình phù hợp nhất với hệ thống. Vì vậy việc ngồi lại cùng với nhà cung cấp để bàn bạc, thống nhất và lập ra một kế hoạch, lộ trình cụ thể là điều cần thiết phải làm. Một lộ trình triển khai tốt cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Thời điểm chuyển đổi: Khi nào bạn sẽ loại bỏ công cụ cũ và sẵn sàng chuyển đổi số?
- Đối tượng triển khai: Chúng ta nên triển khai cho tất cả nhân viên cùng một lúc hay sẽ phân chia theo từng phòng ban để chuyên môn hóa nghiệp vụ mỗi bộ phận
- Cách thức đào tạo: Chúng ta sẽ đào tạo trong mấy buổi? Nội dung từng buổi như thế nào? Làm thế nào để có thể truyền đạt tốt nhất đến nhân viên?
- Mục tiêu triển khai phần mềm: Xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì mỗi thành viên trong nhóm dự kiến sẽ đạt được với công nghệ mới được sử dụng.
Bước 3: Đào tạo nhân viên, áp dụng phần mềm vào thực tiễn
Các phần mềm quản lý trung tâm nói chung cũng như Easy Edu nói riêng, chúng ta luôn có bước đầu tiên là đào tạo từ nhà cung cấp. Chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp sẽ trao đổi với trung tâm xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với quy mô, nhu cầu của từng trung tâm. Trong nhiều trường hợp, trung tâm thường mặc định rằng việc triển khai phần mềm là trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp và mất một vài buổi sẽ có thể hiểu và áp dụng được phần mềm. Nhưng thực chất ở đây yêu cầu trách nhiệm của cả 2 bên: trung tâm và nhà cung cấp.
Sau khi làm việc cùng chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp, đội ngũ đào tạo của trung tâm sẽ là người trực tiếp triển khai nếu đã hiểu hệ thống, cách thức hoạt động phần mềm. Trong giai đoạn đầu nhập liệu đó, phía nhà cung cấp cũng sẽ vẫn đồng hành để hỗ trợ cùng trung tâm.
Sau đào tạo, hãy chọn ra một đại diện chuyên phụ trách giải quyết những thắc mắc liên quan đến phần mềm mới hay là đầu mối thông tin giữa trung tâm và đơn vị cung cấp. Việc này đòi hỏi những người có tính kiên nhẫn cao, khả năng truyền đạt thông tin minh bạch và nhất quán, tránh gặp phải những sai lệch về thông tin sau này.
Bước 4: Đo lường hiệu quả và điều chỉnh
- Đặt ra một khoảng thời gian để đo lường hiệu quả sử dụng phần mềm: Thời gian chuyển đổi số là cần phải vô cùng nhanh chóng nhưng cũng không nên quá ngắn vì sẽ không test được các nghiệp vụ chuyên sâu hơn và tính ổn định của hệ thống. Hoặc cũng chưa đủ thời gian để chúng ta đánh giá phần mềm có thực sự phù hợp với cách thức hoạt động của trung tâm hay không?
- Đo lường và điều chỉnh: sau khi đặt ra mốc thời gian, hãy đánh giá, so sánh với các mục tiêu mà trước kia trung tâm đã đề ra. Từ đó, trung tâm sẽ có những điều chỉnh linh hoạt để có thể tối ưu được thời gian và chi phí sử dụng nhất.
KẾT LUẬN
Việc đảm bảo nhân viên có thể hào hứng và áp dụng triển khai chuyển đổi số ngay lập tức chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng. Thậm chí, nếu không biết cách triển khai thì chi phí phần mềm là 1, nhưng chi phí triển khai và thời gian công sức bỏ ra khéo phải lên đến 10. Mặc dù nhân viên là một nhân tố cực kỳ quan trọng góp phần vào sự thành công của công cuộc chuyển đổi số, nhưng sự thành công trước tiên đến từ tầm nhìn, sự quyết đoán của những nhà lãnh đạo.
