Người ta nhắc đến Chuyển đổi số rất nhiều, các trung tâm giáo dục hiện nay cũng đã ý thức được tầm quan trọng của Chuyển đổi số và cũng đã bắt đầu triển khai công nghệ cho việc vận hành trung tâm mình. Nhưng cơ hội để thành công cho cuộc chơi này chỉ dành cho những tay đua thực sự hiểu đường đua và phương tiện mình đang sử dụng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về 3 dấu hiệu cho biết trung tâm bạn đã đến lúc cần Chuyển đổi số. Chỉ khi đó bạn mới biết trung tâm mình đang vấp ở đâu trên “đường đua” và lựa chọn phương tiện nào để có thể đi “nhanh nhất, xa nhất, mà lại tiết kiệm thời gian, công sức nhất”.
3 dấu hiệu cho thấy trung tâm của bạn đã đến lúc chuyển đổi số dưới đây sẽ được biểu hiện rõ ràng trong hoạt động kinh doanh và mối liên kết giữa các phòng ban, bộ phận. Nếu một hay thậm chí là nhiều mục trong số dưới đây xuất hiện, thì đã đến lúc các người chủ trung tâm cần có cái nhìn nghiêm túc về chiến lược Chuyển đổi số rồi!
Mục Lục
1. Thông tin dữ liệu rời rạc, mất kiểm soát, khó tìm kiếm
Lưu trữ dữ liệu rời rạc, quy trình chưa được chuẩn hóa, thiếu hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến công việc chung bị trì trệ, năng suất sụt giảm. Hãy thử tưởng tượng, bạn là quản lý trung tâm và đang cần tìm thông tin về danh sách học sinh và tổng hợp thu chi trong tháng. Tuy nhiên, các dữ liệu này được lưu trữ trong nhiều file excel hoặc thậm chí là bản cứng, khiến việc tổng hợp mất nhiều thời gian và dễ có sai sót.
Bản chất của chuyển đổi số là việc tất cả các dữ liệu, thông tin hoạt động của kinh doanh sẽ cùng xuất hiện trên cùng một nền tảng và có thể truy cập ngay lập tức. Mục đích của chuyển đổi số là để tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho trung tâm. Chuyển đổi số là một lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong thị trường kinh doanh giáo dục nhiều tính cạnh tranh như ngày nay. Nếu bạn là một người quản lý, chuyển đổi số sẽ giúp bạn tối ưu mô hình vận hành tinh gọn, dễ quản lý, cải thiện chất lượng dịch vụ đào tạo, tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn là nhân viên, chuyển đổi số giúp bạn tiết kiệm công sức, thời gian, tăng năng suất, hiệu quả công việc. Những phòng ban hoạt động chính trong trung tâm như marketing, sales, chăm sóc khách hàng, một phần mềm quản lý chung mọi nghiệp vụ là rất cần thiết để thay thế những công cụ truyền thống như Word, Excel. Chẳng hạn như một phần mềm CRM tự động phân bổ lead trực tiếp tới nhân viên sales hay một hệ thống bao quát được hết số lượng khách hàng, theo dõi tỷ lệ chuyển đổi cũng như lưu lại lịch sử chăm sóc khách hàng. Điều này giúp các cuộc họp ngắn hơn, ít tin nhắn, email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.
2. Lượng khách hàng không còn đều đặn như trước đây
Việc mất đi khách hàng trung thành hay khách hàng mới không quay trở lại chưa chắc đã là do chất lượng dịch vụ đào tạo của trung tâm không tốt. Điều này có thể đến từ các chương trình khuyến mãi hấp dẫn hơn của đối thủ cạnh tranh, hay việc thông tin của trung tâm bạn chưa thực sự được công bố rộng rãi đến đối tượng khách hàng. Hãy cùng ngắm nhìn lại trang website hay fanpage của trung tâm mình và đặt ra các câu hỏi: Thông tin trên đó đã đầy đủ và cập nhật mới nhất chưa? Lượt tiếp cận các bài post đang như thế nào? Các hình ảnh của trung tâm đã được đăng tải đều đặn chưa? Bạn đang khai thác công cụ nào để trao đổi với phụ huynh?
Trong thời đại công nghệ số này, trải nghiệm khách hàng mảng giáo dục – đào tạo không đơn thuần chỉ là phân biệt tên khóa học và giá cả, cũng không đơn thuần là trải nghiệm trực tiếp lớp học offline hay online, mà là tổng hòa tất cả những tương tác của khách hàng với trung tâm. Việc đầu tiên là trung tâm cần tạo ra một quy trình khách hàng theo các giai đoạn trước, trong, sau bán hàng để có thể ghi nhận lại chi tiết nhất những điểm chạm của khách hàng tiềm năng. Việc tiếp theo là phải định ra những chương trình tại mỗi điểm chạm đó để thu hút và kéo chân khách hàng đến những điểm tiếp theo. Thực tế, mỗi một trung tâm sẽ định ra những quy trình khách hàng tùy thuộc vào mô hình hoạt động, yếu tố địa lý, phong tục tập quán ở vùng đó, …và mỗi khách hàng cũng có những điểm kết thúc riêng tùy thuộc vào mức độ hài lòng, thỏa mãn của họ sau khi đi qua những điểm chạm có thực sự kích thích họ hay không. Chuyển đổi số trong chiến lược chăm sóc khách hàng có thể giúp trung tâm phân tích rõ hơn hành vi khách hàng và đưa ra các chiến dịch tiếp cận và chăm sóc tốt hơn.
Giống như việc thưởng thức một bữa ăn, trải nghiệm khách hàng là sự tổng hợp của nhiều món: món khai vị là một dịch vụ chu đáo, tận tình; món chính là tương tác trực tiếp tại các lớp học; món tráng miệng là dịch vụ sau bán hàng, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi. Tăng trải nghiệm khách hàng là một mục tiêu dài hạn trong việc kết nối giữa trung tâm và khách hàng. Vì vậy, khi hoạt động này được triển khai tốt sẽ làm kích thích được sự hài lòng của khách hàng và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới. Easy Edu đưa ra 7 giai đoạn trải nghiệm khách hàng mảng giáo dục – đào tạo như sau:
3. Xung đột giữa các phòng ban ngày càng nhiều
Những mâu thuẫn, xung đột có thể đến từ chính văn hóa doanh nghiệp trì trệ, không có quy trình rõ ràng, nhân viên làm việc rời rạc theo cảm tính, thiếu sự liên kết nội bộ công ty. Chuyên gia quản trị nổi tiếng Edwards Deming đã từng nói: “Nếu bạn không thể mô tả những gì đang làm thành một quy trình thì bạn chưa thật sự biết mình đang làm gì đâu”. Việc doanh nghiệp của bạn không có quy trình, hoặc hệ thống quy trình không rõ ràng sẽ dẫn đến những vấn đề lớn trong vận hành như lãnh đạo không kiểm soát được doanh nghiệp của mình, nhân viên làm việc kém hiệu quả, công việc chồng chéo, thời gian và chi phí không được tối ưu.
Trong những năm gần đây, việc xây dựng và triển khai quy trình bằng miệng hay trên giấy tờ đã dần được thay thế để tránh việc thông tin bị lẫn lộn, sai sót, truy xuất mất nhiều thời gian. Easy Edu là nền tảng quản trị với các tính năng hỗ trợ việc thiết lập và chuẩn hóa các quy trình trong trung tâm Giáo dục – đào tạo, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, trung tâm sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
- Thiết lập và chuẩn hóa vòng đời khách hàng: Với phân hệ Easy CRM cho phép người dùng tự xây dựng không giới hạn quy trình khách hàng cho riêng trung tâm mình. Easy CRM được thiết kế đáp ứng 100% thông tin cần thiết của khách hàng, giúp việc tra cứu kết quả dễ dàng, thuận lợi. Nhân viên có thể dễ dàng thực hiện nhiều nghiệp vụ trên cùng một nền tảng mà không cần phải mở quá nhiều trình duyệt tab như trước kia.
- Bảo mật dữ liệu an toàn, liên kết thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban: Với cấu trúc phân quyền chặt chẽ đến từng quy trình nhỏ, Easy CRM giúp nhân viên biết đúng – biết đủ những gì mình cần phải làm trong phạm vi công việc được giao. Trong khi đó, nhà quản lý vẫn theo dõi bao quát được luồng công việc.
KẾT LUẬN
Chuyển đổi số là một chuyến đi dài với vô vàn những thách thức xảy ra khi mới bắt đầu khiến chúng ta e ngại và nản lòng. Muốn đi dài và đi xa trên hành trình này thì một nhà quản lý không thể chỉ dựa trên những hiểu biết hời hợt được. Vì vậy, trước khi bắt đầu có suy nghĩ chuyển đổi số cho trung tâm mình, những người lãnh đạo cần phải trang bị thật đầy đủ những kiến thức cần thiết cho bản thân mình!
Là một đơn vị cung cấp giải pháp cho +1400 trung tâm lớn nhỏ ở Việt Nam, Easy Edu thấu hiểu được các nỗi đau mà các doanh nghiệp Giáo dục – đào tạo đã và đang gặp phải. Chúng tôi xây dựng Easy Edu với bộ tiêu chí: Đơn giản bên ngoài – Mạnh mẽ bên trong – Đầy đủ tính năng – Tùy biến linh hoạt sẽ giúp chủ Doanh nghiệp giáo dục đào tạo dễ dàng chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của mình tiết kiệm tới 90% thời gian quản lý, 50% chi phí.
