Theo tin cập nhật ngày 08/03 tại Hà Nội đã có 3 ca mới xác định dương tính nCoV-19. Sở GD&ĐT cũng đã có quyết định rời lịch học của học sinh, sinh viên tới hết ngày 15/03 tại hầu khắp các tỉnh thành cả nước – những nơi đang là vùng có khả năng bùng phát dịch. Song song với động thái đó, hàng chục ngàn trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học và các lớp học ngoại khoá đã theo yêu cầu của Sở tiếp tục tạm dừng hoạt động giảng dạy và đào tạo.
Hành động này là vô cùng cần thiết đối với chủ trương phòng tránh dịch nCoV của toàn xã hội. Tuy nhiên, việc tạm dừng hoạt động đào tạo giảng dạy tại các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, ngoại khoá đã gây ra cực kỳ nhiều khó khăn. Có thể nói đây là một thử thách rất lớn có ảnh hưởng tới toàn bộ lĩnh vực giảng dạy tại trung tâm đào tạo.
Mục Lục
Lớp học vắng tanh, trung tâm điêu đứng
Trung tâm tạm dừng hoạt động, các lớp học vắng tanh, học viên không đến lớp khiến dòng tiền của trung tâm bị đứt mạch. Từ quản lý, nhân viên đến giáo viên trung tâm lo lắng vì mất nguồn doanh thu. Hơn nữa, chương trình đào tạo giảng dạy nhiều tuần bị gián đoạn khiến kết quả học tập của các em học viên đang theo học giảm sút. Tinh thần đội ngũ nhân sự trung tâm đi xuống, kết quả kinh doanh tê liệt thảm hại và nhiều trung tâm có nguy cơ đi đến “sập tiệm” đóng cửa ngay cả khi sắp tới mùa hè – mùa làm ăn của trung tâm.
Quan trọng hơn hết tại thời điểm này, người lãnh đạo quản lý trung tâm phải có những đối sách thật tốt, thật hiệu quả và ngay lập tức. Tìm hiểu và hành động ngay với mục tiêu sống sót qua mùa nCoV. Thông qua chuỗi bài viết về việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ tin học, Easy Edu sẽ chia sẻ thật nhiều những kiến thức cần thiết giúp trung tâm vượt bão sống sót và phát triển mạnh mẽ sau cơn bão này.
6 “kế sách” và hành động cần thiết vượt bão nCoV
Thu hồi dòng tiền
Vấn đề lớn nhất sâu xa nhất chính là tiền và dòng tiền của trung tâm ngoại ngữ. Khi chưa có nguồn thu xoay vòng trong tháng để chi trả cho chi phí cố định rất dễ gây ra khủng hoảng dòng tiền. Nếu trước đây, việc quản lý tài chính không được xem trọng hàng đầu thì việc khủng hoảng lại càng khó kiểm soát.
Hành động cần thiết bây giờ là kiểm soát ngay tài chính của trung tâm, Easy Edu đã chia sẻ kiến thức quản lý tài chính trung tâm tại bài viết 3 BƯỚC TỐI ƯU CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ TRUNG TÂM HIỆU QUẢ – Các chủ trung tâm có thể tham khảo để hiểu thêm và áp dụng cho trung tâm của mình.
Dòng tiền có thể thu hồi bao gồm: Học phí nợ – Hoa hồng đối tác chưa thanh toán – Tiền tài liệu, các khoản thu đang nợ từ học viên. Bằng cách liên lạc với khách hàng để thu các “khoản phải thu” nhanh nhất có thể sinh ra dòng tiền ngắn hạn, giúp trung tâm sống sót qua thời điểm này.
Mời đầu tư, gọi vốn
Phương án gọi vốn, gọi đầu tư khá rủi ro. Tuy nhiên nếu đứng trong tình trạng trung tâm có nguy cơ “sập tiệm” vì ảnh hưởng của dịch nhưng sau khi hết dịch lại rất có tiềm năng và lợi nhuận lớn thì việc gọi vốn để sống sót hoàn toàn xứng đáng và cần thiết.
Với báo cáo về doanh thu / Học viên của quý trước năm trước mà đánh giá tiềm năng và cơ hội. Ngoài ra để gọi vốn đầu tư cũng như đảm bảo cổ phần và quyền lợi của mình, chủ trung tâm phải tìm hiểu kỹ càng về các hình thức cổ phần, tính toán và định giá được doanh nghiệp.
Động viên tinh thần đội ngũ
Kết quả kinh doanh đi xuống ảnh hưởng tới tinh thần chung của tất cả mọi người. Ngoài việc thu nhập bị giảm, không có học viên thì áp lực tâm lý cũng rất nặng nề. Cổ nhân có câu: “Thiên thời địa lợi không bằng nhân hòa” – Quan trọng nhất là tinh thần của đội ngũ, tất cả mọi người đều hiểu hoàn cảnh và tình hình doanh nghiệp để chia sẻ với nhau những ngày tháng khó khăn và kiên trì chờ đợi.
Tinh gọn bộ máy – “Bỏ xe giữ tướng, thắng thế cờ tàn”
Một hành động khác có thể giúp ích cho trung tâm vượt bão, đồng thời chỉnh đốn lại bộ máy nhân sự, giúp công việc hiệu quả và tinh gọn hơn chính là tinh giảm nhân sự.
Đây là việc rất khó khăn nhất là đối với trung tâm ngoại ngữ tin học quy mô vừa và nhỏ. Người chủ trung tâm rất cần bỏ qua cảm xúc trong quản trị để quản lý và cân đo hiệu quả nhân sự thật chính xác. Bằng các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhân sự, hiệu quả công việc trong các tháng trung tâm hoạt động gần đây mà đánh giá kết quả công việc dựa trên tất cả tiêu chí cụ thể.
Tuy rằng rất khó khăn nhưng nếu làm được tốt việc này có thể giúp Trung tâm tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi tháng sau này. Một giải pháp khác sau khi tinh giảm bộ máy chính là ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ vào quản lý và vận hành trung tâm. Với chi phí cực rẻ mà hiệu quả quản lý tối ưu, phần mềm quản lý Easy Edu chắc chắn giúp vận hành hiệu quả trung tâm ngay cả với số lượng nhân viên bằng một nửa.
Giữ liên lạc và kết nối với phụ huynh / học viên.
Đảm bảo liên lạc và kết nối với phụ huynh và học viên phải được liên tục. Học viên chính là nguồn sống cho trung tâm. Ngay sau khi hết dịch, việc đi học trở lại và tỉ lệ học viên tiếp tục đến lớp là rất quan trọng.
Thông qua các phương tiện và kênh liên lạc, trung tâm có thể giữ liên lạc và tương tác nhiều hơn với học viên bằng nhiều cách. Ví dụ: Trên Fanpage của trung tâm có thể đăng bài nhiều hơn, chia sẻ nhiều những kiến thức, bài tập hay thú vị để học sinh tương tác. Trên website viết và chia sẻ thêm về những kiến thức học tập giúp các em học tập hiệu quả,…
Ngoài ra với các trung tâm đang sử dụng ứng dụng Easy Edu, phần mềm có sẵn tính năng tương tác và thông báo với học viên ngay trên điện thoại. Giúp thông báo và tin tức của trung tâm được hiển thị đầu tiên và ngay lập tức đến điện thoại của Học viên và phụ huynh. Tương tác tích cực và hiệu quả gấp nhiều lần.
