✔4 checklists quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ thành công

by Minh Trang | Mar 2, 2020 | Chia sẻ, Quản trị Chiến lược

Quản lý thủ công, công việc chưa thực sự hiệu quả, cạnh tranh thị trường khiến rất nhiều trung tâm đào tạo ngoại ngữ mở ra và thất bại. Tuy vậy vẫn có hàng ngàn trung tâm ngoại ngữ đang hoạt động với mô hình  tự phát bị động. Việc vận hành chưa tốt dẫn đến chưa thực sự tập trung và hiệu quả kết quả kinh doanh lẹt đẹt mãi không phát triển được.

Vấn đề khi vận hành trung tâm quy mô dù nhỏ hay lớn cũng đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng, tất cả hành động của nhân sự, phòng ban và phần mềm quản lý đều phải được quy trình hóa từ đầu. Dưới đây là 4 checklist giúp bạn quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả và thành công.

#1 – Tối ưu quy trình làm việc.

Quy trình làm việc tại trung tâm hiếm khi được quy định rõ ràng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều đang xử lý các sự vụ phát sinh trong hiện tại. Nghĩa là khi có công việc phát sinh bất ngờ, quản lý trung tâm và nhân sự thường bị động xử lý. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như zalo, email, tin nhắn, messenger,… ít khi được ghi chép rõ ràng. Điều này có thể thuận tiện trước mắt và nhanh chóng nhưng đến khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Quản lý khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của từng nhân viên. Dẫn đến khó khăn khi đánh giá nhân viên nào làm tốt, nhân viên nào chưa tốt, và cần điều chỉnh vấn đề gì.

Quy trình làm việc tối ưu phải rõ ràng

Một quy trình làm việc tối ưu nghĩa là như thế nào?

Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.

Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc trang web của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí… Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu… Những công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh ai chịu trách nhiệm, quyền hạn đến đâu, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào?..v..v…

Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần vận hành thủ công, làm việc tự nhiên cũng có thể xử lý xong việc. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài (hoặc nhiều hơn), trên website mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu phân công rõ ràng dễ dẫn tới “vỡ trận” và trung tâm không thể phát triển mở rộng quy mô lên được.

#2 – Xếp lớp, xếp lịch học khoa học

Sắp xếp lịch học hợp lý thông minh là vấn đề chính yếu các chủ trung tâm quan tâm bậc nhất. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà không phải trung tâm nào cũng có thể làm được. Từ cơ sở vật chất, năng lực học tập, thời gian phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp chính xác được lớp cho một học viên mới đôi khi phải mất cả giờ đồng hồ lọc và lựa chọn.

Tuy nhiên còn khó hơn nữa khi học viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường..v..v… Mỗi khi thông báo thay đổi nhỏ về lịch cũng khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để set up lại một loạt vấn đề phát sinh.

Xếp lớp phù hợp giúp nâng cao tới 60% hiệu quả học tập của học viên

#3 – Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm

Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều. Không chỉ kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.

Theo quan điểm của các phụ huynh, Trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.

Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn và chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm,

#4 – Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Như đã nói tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học, tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh là việc vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, marketing cho trung tâm được tốt hơn, tương tác giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.

Hiện nay các trung tâm đang sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để thông báo để nhắn tin cho học viên của mình. Tuy vậy đây chưa phải cách tốt nhất. Một phần vì những tin nhắn trên các nền tảng xã hội rất dễ bị “trôi” và “lạc lõng” trong quá nhiều tin tức từ quảng cáo, từ bạn bè, từ người xung quanh. Việc tương tác chỉ mang tính thủ tục thông báo một chiều mà không đem lại hiệu quả nhiều.

Tương tác hiệu quả với khách hàng là chìa khóa cho các trung tâm tiếng anh trở nên khác biệt và nâng tầm hơn đối thủ. Sau khi kiểm tra đủ và thực hiện tốt các checklist như trên, trung tâm sẽ hoàn toàn có thể tự động hoá quy trình. Đây là điểm khác biệt giữa trung tâm quy mô nhỏ và trung tâm có nhiều cơ sở.

Hiệu quả không ngờ nhờ tương tác hiệu quả với học viên

Về bản chất – mỗi cơ sở đào tạo chính là một trung tâm riêng biệt. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng và nhân bản mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy áp dụng ngay giải pháp quản lý trung tâm của Easy Edu.

Phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh Easy Edu giúp tối ưu và tự động hóa quy trình làm việc của trung tâm đào tạo. Giúp chủ trung tâm ngoại ngữ tin học có nền tảng vững chắc cho sự phát triển trung tâm mình. Tham khảo ngay Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu tại đây – hoặc – Tải về ứng dụng Easy Edu dành cho điện thoại.