3 bước tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả

by truongmanh | Mar 3, 2020 | Chia sẻ, Quản trị Chiến lược

Trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học quy mô nhỏ và vừa luôn phải đối mặt với vấn đề tài chính mỗi ngày. Nguyên nhân có thể phát sinh từ việc quản lý tài chính thu chi chưa được tốt của chính chủ trung tâm. Mặt khác cũng gây ra từ việc phân bổ dòng tiền không hiệu quả. Việc phân tán nguồn lực khiến trung tâm không còn ngân sách cho những việc quan trọng như Marketing & Sales – những công việc hiệu quả nhất đem lại doanh thu và học viên cho công ty.

Vậy bằng cách nào các quản lý trung tâm xác định được trọng tâm và những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả đồng thời tiết kiệm những món tiền không cần chi? Tại bài viết này, Easy Edu sẽ chia sẻ bí quyết 3 bước tối ưu chi phí và vận hành và quản lý trung hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp SMEs áp dụng rất hiệu quả.

Cơ cấu tài chính trong trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học

Cũng như tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm rõ chính xác dòng tiền trong trung tâm là điều cực kỳ quan trọng. Dòng tiền chính là dòng máu của doanh nghiệp, dòng tiền phản ánh sức khỏe và độ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Dòng tiền chia ra 2 luồng chính: Thu và Chi.

Khoản THU bao gồm tất cả khoản mang lại tiền cho trung tâm từ hoạt động kinh doanh: Ở đây có thể là Học phí học viên, Hoa hồng, Tiền bán tài liệu, giáo trình, Quỹ học tập, Hoa hồng giới thiệu nhân sự,,..

Khoản CHI chính là các chi phí phải chi ra của doanh nghiệp. Có thể chia ra 3 nhóm chi phí chính:
– Chi phí bán hàng (marketing & sales);
– Chi phí quản lý – vận hành trung tâm;
– Chi phát sinh phí khác…

Thực trạng tại các trung tâm hiện nay hầu như việc quản lý tài chính chưa hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Một số nơi, chủ trung tâm ngoại ngữ tự quản lý thu chi, hoặc giao cho người tin cẩn nắm vai trò kế toán kiểm soát công việc này. Vấn đề chính đó là việc quản lý theo hình thức “sổ chợ – sổ cái” rất dễ phát sinh vô vàn các vấn đề sai sót tiền nong ngoài dự tính. Ngoài ra, việc ghi chép sổ thu chi khiến không kiểm soát được ở mức độ bao quát toàn bộ dòng tiền nhiều khi khiến thâm hụt, thấu chi…

Xác định cần đầu tư vào đâu – cắt giảm khoản nào?

#1 – Đầu tư tập trung

Có 2 khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học là Marketing – Sales và Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo.

Bản chất đây cũng là hai khoản chi ra trong doanh nghiệp, đầu tư và chi phí chỉ khác nhau ở kết quả đem lại của hoạt động đó. Ở quy mô trung tâm nhỏ, hãy cố gắng cắt giảm những chi phí không cần thiết, dồn tiền vào hoạt động marketing và nâng cao chất lượng giảng dạy. Những hoạt động trọng yếu này trực tiếp tạo ra kết quả dòng doanh thu cho trung tâm.

Marketing giúp thương hiệu được nhiều người biết đến, học viên tìm hiểu về trung tâm nhiều hơn, mở rộng độ phủ thị trường… Một vài hoạt động marketing có thể giúp doanh nghiệp tăng học viên và tăng giá trị khóa học có thể làm ngay được chia sẻ tại bài viết Chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm ngoại ngữ tin học 

Đầu tư để tăng chất lượng dịch vụ đào tạo như: đầu tư trang thiết bị giúp học sinh học tập dễ dàng hơn, tu sửa cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê giáo viên giỏi về đứng lớp, mở thêm các khóa học / lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho nhiều nhóm khách hàng,.v..v… Chất lượng đào tạo luôn là yếu tố cần đầu tư nhiều nhất bởi đây chính là lý do quan trọng nhất khiến học viên và phụ huynh đặt niềm tin và đưa con em tới học. Chất lượng giảng dạy tăng, khóa học chất lượng và giáo viên chuyên môn cao sẽ đem đến sự an tâm rất lớn cho khách hàng.

#2 – Chi phí cần cắt giảm

Việc làm đầu tiên các chủ trung tâm cần kiểm tra lại tất cả khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Đánh dấu lại những khoản chi không thực sự có tác động đến sự phát triển của trung tâm. Đánh giá xem các khoản chi này có thật sự cần thiết cho các tháng tiếp theo không? Nếu không, kiên quyết loại bỏ và tối thiểu số tiền cần phải chi cho lần tới.

Chi phí nhân sự cũng là một khoản có thể đánh giá cắt giảm. Trong trường hợp trung tâm đang thực sự gặp khó khăn tài chính thì việc cắt giảm là không thể tránh khỏi. Nhân sự cần được đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng và nhận lương thưởng xứng đáng. Tại Việt Nam, hầu hết trung tâm phát triển yếu kém đều đang mắc phải vấn đề này: “Không đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự và chi phí “quá tay” vào việc trả lương nhân viên”. Vì thế đã lãng phí một khoản không nhỏ mà thực tế có thể đi đầu tư và phát triển tốt hơn.

Giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh

Chủ trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cần xem xét và cân nhắc kỹ tất cả các khoản thu – chi của trung tâm trước khi có quyết định và hành động cụ thể. Khi bắt đầu kế hoạch cân đối và quản lý tài chính, việc đầu tiên là cần theo dõi các khoản thu chi hàng tháng và xem hiệu quả của khoản tiền đó.

Bên cạnh theo dõi dòng tiền, quản lý trung tâm cần đánh giá hiệu quả nhân sự rõ ràng hơn thông qua các chỉ số về kết quả công việc, KPI, OKRs, ROI,.. Có những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả đầu tư và tính phương án thay thế.

Hiện nay xu hướng ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý doanh nghiệp đang rất thịnh hành. Chuyển đổi số đang là một xu hướng tất yếu của xã hội. Các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cũng không ngoại lệ. Ứng dụng phần mềm giúp trung tâm tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý và vận hành.

Phần mềm quản lý mang lại sự chính xác và linh hoạt, 1-2 nhân viên có thể đảm trách và xử lý công việc bằng 5 người trước đây. Một số hệ thống các trung tâm lớn đã ứng dụng Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu vào việc vận hành trung tâm và đạt được nhiều kết quả rất tốt.

Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu được thiết kế dành riêng cho mô hình trung tâm đào tạo, giáo dục, ngoại ngữ, lớp học ngoại khóa.. có đầy đủ chức năng và module phù hợp với các trung tâm. Giúp tiết kiệm và thay thế công việc của 3 – 4 nhân sự. Công việc được xử lý nhanh và chính xác hơn và cập nhật từng phút trên ứng dụng giúp chủ trung tâm kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình.

Tham khảo và đăng ký tải về miễn phí Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tại đây: https://easyedu.vn/dung-thu/