Tel: 0246.278.0805/ 0914.779.655

sales@emso.vn

Làm thế nào để quản lý – vận hành trung tâm ngoại ngữ?

by | Chia sẻ, Quản trị Chiến lược

Quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ có đôi phần giống với một doanh nghiệp thông thường. Nhưng với trung ngoại ngữ có những yếu tố đặc thù riêng biệt. Điều này, đòi hỏi đội ngũ quản lý cần hiểu rõ hệ thống cũng như lĩnh vực mình đang hoạt động và làm việc. Dưới đây, Easy Edu chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ. Dựa vào những kinh nghiệm này, các trung tâm có thể tham khảo để xây dựng bộ máy điều hành phù hợp cho mình.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ

Các trung tâm muốn hoạt động trôi chảy một hay nhiều cơ sở nên có kế hoạch xây dựng bộ máy hoạt động. Vì vậy, bộ máy bên trong phải vận hành thuận lợi. Để xây dựng một kế hoạch kinh doanh và điều hành trung tâm ngoại ngữ là hết sức quan trọng. Trong kế hoạch này cần bao gồm các phòng ban, quy trình hoạt động cũng như nội quy.

Đội ngũ nhân sự

Tùy thuộc vào từng quy mô trung tâm để có số lượng nhân sự phù hợp. Một đội ngũ nhân viên không cần hùng hậu mới có thể điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả. Mô hình trung tâm dạng nhỏ và vừa không cần quá nhiều nhân viên làm việc. Hơn hết, quan trọng nhất vẫn là quản trị nhân sự. Một đội ngũ tuy ít thành viên nhưng khai thác được toàn bộ năng lực mỗi người mới làm cho hoạt động trung tâm phát triển.

Đối với việc xây dựng đội ngũ cần tuỳ vào điều kiện, mục tiêu và mô hình của mỗi trung tâm. Một số phòng ban cần cơ bản cần có của trung tâm như: Marketing; Bán hàng; Chăm sóc khách hàng; hành chính; kế toán; đội ngũ giảng viên và ban lãnh đạo. Mỗi phòng ban có thể chỉ cần đủ số lượng nhân sự, không cần quá nhiều. Nếu mô hình trung tâm thuộc dạng nhỏ.

Với những mô hình thuộc trung tâm lớn và có nhiều cơ sở, chi nhánh thì bộ máy quản lý sẽ phân nhánh nhiều hơn. Ví dụ như có giám đốc chi nhánh, các phòng ban của chi nhánh đó. Như vậy ngoài bộ máy tổng thể thì mỗi trung tâm có thêm một bộ máy nội bộ nhỏ nữa. Công tác quản lý sẽ phức tạp hơn.

Như vậy kinh nghiệm chính là hãy xây dựng đội ngũ nhân viên với số lượng phòng ban vừa đủ. Tuy lực lượng ít nhưng chất lượng cao. Để mỗi phòng ban, mỗi nhân viên đều phát huy toàn bộ năng lực của mình. Để làm tốt điều đó đòi hỏi năng lực quản trị ở chính người đứng đầu trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tích hợp Easy HRM. Giúp các trung tâm dễ dàng xây dựng cơ chế, quy trình công việc. Giao chỉ tiêu KPI, Commission, Chấm công tính lương, Bảo hiểm, Thuế thu nhập…Giúp chấm công tính lương. Lưu trữ chi tiết thông tin ngày phép gồm: Mã nhân viên, họ tên, tổng phép tồn, phép đã sử dụng, phép hết hạn, phép đã ứng, phép lũy kế…Hệ thống sẽ tự động tính ngày phép, bù và cộng vào quỹ thời gian của nhân viên, để sử dụng cho khoảng thời gian lũy kế cho phép. Các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự để làm cơ sở để tính toán lương, thưởng cho người lao động.

Quy trình điều hành trung tâm

Xây dựng được bộ máy nhân sự là bước đầu xây dựng được bộ khung của trung tâm. Và muốn trung tâm của bạn hoạt động tối ưu thì phải xây dựng quy trình vận hành. Các trung tâm ngoại ngữ nên định hướng rõ ràng các quy trình điều hành dành cho từng phòng ban. Quy trình đối với toàn thể trung tâm cũng như đối với các học viên, đối tác.

Dù quy mô trung tâm nhỏ hay vừa, thiết lập quy trình điều hành trung tâm ngoại ngữ là vô cùng quan trọng. Có quy trình sẽ gia tăng tính chuyên nghiệp của trung tâm. Ngoài ra các phòng ban sẽ có tính liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau. Trong quá trình vận hành nếu phát sinh vấn đề sẽ có giải pháp xử lý. Đối với khách hàng, đối tác hay học viên thì quy trình hoạt động của trung tâm sẽ củng cố hình ảnh uy tín.

Các trung tâm nên xây dựng bộ quy trình hoạt động dành cho trung tâm ngoại ngữ có thể tham khảo những yếu tố sau. Thứ nhất chính là các công việc của các phòng ban. Các phòng ban cần hoạch định rõ ràng phạm vi công việc của mình. Phương thức liên hệ giữa các bộ phận với nhau. Thứ hai là về các chính sách. Chính sách dành cho nhân viên, học viên. Cuối cùng là bộ quy định của trung tâm. Bộ nội quy áp dụng cho học viên và áp dụng cho bộ máy quản lý.

Đây là những yếu tố cơ bản trong quá trình xây dựng quy trình hoạt động của trung tâm. Tuỳ theo văn hoá mỗi doanh nghiệp mà sẽ thiết lập thêm nhiều yếu tố khác phù hợp. Lưu ý rằng điều quan trọng chính là giảm thiểu mọi kẽ hở trong quá trình vận hành. Điều này hỗ trợ cấp quản lý, lãnh đạo giữ bộ máy hoạt động tốt hơn.

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Sau khi xây dựng bộ máy nội bộ chắc chắn hãy lên kế hoạch quản lý khách hàng và chính sách đối ngoại. Đây là bước đảm bảo những gì vượt ngoài sự kiểm soát của trung tâm được quản lý tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Dữ liệu khách hàng vô cùng quan trọng đối với mỗi trung tâm. Trung tâm cần một kho dữ liệu số để chứa toàn bộ thông tin về học viên, khách hàng của mình. Trong đó sẽ cần bao gồm thông tin cá nhân, khoá học mà họ tham gia cũng như vấn đề tài chính. Ngoài ra còn một số loại giấy tờ liên quan.

Không chỉ thế, các thông tin này cần được sắp xếp hợp lý vì sẽ liên quan đến phân chia thời khóa biểu, thiết kế lớp học. Quy trình này để quá trình học tập của học viên không bị gián đoạn hay có sự cố xảy ra. Trung tâm cũng sẽ phân tích được học viên lâu năm, học viên mới. Từ đó có thể đưa ra những chương trình dành cho các đối tượng. Thông tin khách hàng được phân tích tốt sẽ hỗ trợ cho nhiều chiến dịch tiếp thị của trung tâm hơn.

Easy Edu tích hợp phân hệ Easy CRM. Hỗ trợ các trung tâm quản lý dữ liệu, số lượng data không bị mất, bảo mật an toàn, tuyệt đối. Các trung tâm xây dựng vòng đời khách hàng hiệu quả, tự động, chuyên nghiệp. Giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được các số liệu về phụ huynh, học sinh thông qua hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ. Hệ thống Notifications xuyên suốt mọi thành viên, giúp thúc đẩy, kết nối mọi thành viên chặt chẽ, linh hoạt hơn

Quản lý các kênh trực tuyến của trung tâm

Một trong những hoạt động điều hành trung tâm ngoại ngữ cần lưu ý chính là các kênh trực tuyến của trung tâm. Các kênh ấy thường là website giới thiệu trung tâm ngoại ngữ, các trang mạng xã hội hoặc nhóm cộng đồng. Theo hành vi của người dùng thông thường sẽ luôn tìm kiếm những kênh này trước khi quyết định sử dụng trung tâm. Vì thế luôn cập nhật các kênh này thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi thế. Các kênh trực tuyến còn là những cách tiếp thị hiệu quả, mang lại nhiều khách hàng dành cho trung tâm hơn.

Một số trung tâm ngoại ngữ quá tập trung vào kế hoạch giảng dạy mà không chăm sóc những kênh trực tuyến của mình. Việc này sẽ mang lại nhiều bất lợi. Nhất là trong thời đại cạnh tranh như hiện nay, hầu hết những trung tâm đều khai thác các kênh trực tuyến để tìm kiếm và duy trì khách hàng cho mình. Dù là trung tâm lớn hay nhỏ. Thậm chí các trung tâm lâu đời vẫn thường xuyên cập nhật các kênh trực tuyến như một cách không làm khách hàng của họ quên mất thương hiệu.

Hơn nữa, hoạt động thông tin chuyển đổi số cũng sẽ giúp trung tâm tiết kiệm được nhiều thời gian. Các thông tin chính thức từ trung tâm luôn được cập nhật đầy đủ. Điều này hỗ trợ khách hàng chủ động nắm bắt thông tin trước khi tiến hành tư vấn hay đăng ký học. Công đoạn hỗ trợ khách hàng lựa chọn khoá học phù hợp cũng thuận lợi hơn.

Easy Edu tích hợp Easy Space. Không gian tương tác chung giữa mọi thành viên trong trung tâm và học viên, phụ huynh. Tạo sợi dây liên kết, gắn bó. Các trung tâm có thể coi đây là một trong những kênh trực tuyến của trung tâm.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ

Hiện nay, theo xu hướng hiện đại hóa, công nghệ phát triển. Các trung tâm hầu hết đã chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Từ đó trung tâm có thể tập trung phát triển những hoạt động nòng cốt khác. Ngoài ra ứng dụng công nghệ sẽ giúp quy trình quản lý giảm thiểu sai sót hết mức. Như vậy các trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý như thế nào?

Phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục

Các phần mềm, ứng dụng quản lý giáo dục sẽ giúp điều hành trung tâm ngoại ngữ được hiệu quả hơn. Không cần phải làm việc với quá nhiều giấy tờ, thông tin. Toàn bộ dữ liệu sẽ được số hoá và lưu trữ. Kể cả thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.

Ngoài ra còn tạo sự đồng nhất trong bộ máy tổ chức. Các phòng ban và lãnh đạo với nhân viên sẽ được kết nối với nhau. Từng hoạt động đang diễn ra cũng sẽ nhanh chóng được cập nhật. Một số chức năng khác mà phần mềm – ứng dụng quản lý giáo dục mang lại như quanr lý lịch làm việc nhân sự; số lượng học viên, doanh thu, v.v…

Các dữ liệu sẽ được tự động phân tích và báo cáo. Như vậy cán bộ quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Nhưng độ hiệu quả vẫn được đảm bảo. Cũng như các sai sót trong khâu quản lý được hạn chế tối thiểu. Nếu bạn bắt đầu khởi nghiệp trung tâm ngoại ngữ trong thời đại 4.0 này thì một cá nhân cũng có thể thành lập trung tâm ngoại ngữ nếu biết cách sử dụng tốt các phần mềm hỗ trợ.

Easy Edu giúp các trung tâm tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý, 50% chi phí quản lý. Bao gồm các tính năng quản lý nhân sự, quản lý học viên, quản lý tài chính, đào tạo,… hỗ trợ marketing. Ngoài ra, Easy Edu tích hợp thêm Zalo OA, dễ dàng chăm sóc khách hàng qua đó. Bên cạnh, các trung tâm dễ dàng quản lý Fanpage. Các trung tâm không cần quản lý qua excel nữa vì Easy Edu đã tối ưu toàn bộ quy trình vận hành chỉ trong một phần mềm .

Xây dựng lớp học – kho bài giảng trực tuyến

Một yếu tố nữa mà các ứng dụng công nghệ có thể mang lại cho trung tâm chính là quản lý lớp học và kho tài liệu trực tuyến. Hoạt động học trực tuyến (E-learning) đang ngày một phát triển và ứng dụng rộng rãi. Vì thế một trung tâm ngoại ngữ có thể phát triển hình thức này ngay thời điểm hiện tại để chuẩn bị cho tương lai.

Nhiều trung tâm ngoại ngữ không chỉ tối ưu việc học trên lớp mà còn tạo điều kiện cho học viên cũng như giảng viên bằng các hình thức trực tuyến. Qua đó cả học viên và giảng viên sẽ được kết nối với nhau chủ động hơn. Kho bài giảng, tài liệu cũng sẽ giúp học viên tự học một cách thuận tiện. Các hoạt động bài tập cũng có thể ở dạng trực tuyến.

Easy Edu tích hợp tính năng dạy học trực tuyến E-Learning. Tính năng đột phá, hoàn toàn miễn phí dành cho các trung tâm. Không giới hạn thời gian, để đạt được chất lượng nên số lượng học viên dưới 15 người.

Kết luận

Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Bởi chỉ với khối óc con người thôi là chưa đủ. Có nhiều bước mà các trung tâm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch quản lý cho mình. Nhưng sau tất cả điều quan trọng nhất chính là ở năng lực quản trị của người lãnh đạo.

Các doanh nghiệp Giáo dục ngay từ bây giờ hãy chuyển đổi số, lựa chọn phần mềm phù hợp với trung tâm của bạn. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu đã, đang và sẽ luôn là “cánh tay đắc lực” hỗ trợ các doanh nghiệp giáo dục trong quá trình chuyển đổi số.

👉Mời Quý Thầy/Cô cùng trải nghiệm MIỄN PHÍ 7 NGÀY nền tảng Easy Edu ngay hôm nay : https://bit.ly/3r51E70

Đánh giá bài viết

Trải nghiệm Nền tảng quản lý và Phát triển trung tâm ngoại ngữ Easy Edu ngay hôm nay!

Hotline: 0914.779.655  Email: sales@emso.vn

Bài viết mới

5 Bí quyết quản trị nhân sự trung tâm hiệu quả 2022

Quản trị nhân sự là một trong những chiến lược quan trọng hàng đầu,...

5 cách nâng cao trải nghiệm khách hàng dành cho trung tâm 2022

“Làm thế nào để tăng trải nghiệm khách hàng?” luôn là một câu hỏi...

[NEW FEATURE] MARKET PLACE DÀNH CHO CÁC TRUNG TÂM

Market Place chính thức ra mắt và được tích hợp trên nền tảng Easy...

Cơ hội để các Thầy/Cô “BỨT PHÁ – CHUYỂN ĐỔI” trước ngày 08/03/2022

QUÀ TẶNG 8/3 HẤP DẪN - NHẬN NGAY KẺO LỠ SIÊU KHUYẾN MÃI ĐẶC BIỆT...

TÍNH NĂNG ZALO OA CHÍNH THỨC RA MẮT DÀNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO

Một trong những vấn đề khá quan trọng trong việc kinh doanh của...

CHIẾN LƯỢC TUYỂN SINH HIỆU QUẢ CHO TRUNG TÂM GIÁO DỤC 2022

Như trong bài viết "Toàn cảnh bức tranh kinh doanh giáo dục năm...

TOÀN CẢNH BỨC TRANH KINH DOANH GIÁO DỤC NĂM 2021

Hà Nội ngày 29/01/2022, Cuối cùng Team khảo sát của Easy Edu - Nền...

6 cách quảng cáo khóa học để thu hút học viên

Thu hút học viên là vấn đề mà trung tâm nào cũng đều mong muốn, đặc...

Top 8 lợi ích bất ngờ của việc học trực tuyến mang lại

Học trực tuyến không còn quá xa lạ với các trung tâm giáo dục trong...

Các trung tâm làm thế nào để tối ưu mạng xã hội thu hút thêm nhiều khách hàng?

Mạng xã hội không còn quá xa lạ và đã trở thành bệ phóng để giúp các...

Tin nổi bật

ĐÓN MÙA TUYỂN SINH – NÂNG TẦM GIÁ TRỊ

Các Doanh nghiệp Giáo dục đang chuẩn bị một mùa tuyển sinh 2022 thật bùng nổ. Sau dịch Covid 19, đây chính là thời điểm để Doanh nghiệp Giáo dục bứt phá về phương thức triển khai cũng như chiến lược thu hút tuyển sinh. Easy Edu mong muốn mang lại những giá trị cho các...

GIẢI THƯỞNG SAO KHUÊ 2022: EASY EDU CHÍNH THỨC ĐƯỢC VINH DANH

Giải thưởng Sao Khuê, tên đầy đủ là “Chương trình Bình chọn Giải thưởng Sao Khuê” là một chương trình do VINASA tổ chức thường niên từ năm 2003, với mục đích tôn vinh, biểu dương các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ xuất sắc có uy tín hàng đầu của ngành Công Nghệ Thông...

5 Bí quyết quản trị nhân sự trung tâm hiệu quả 2022

Quản trị nhân sự là một trong những chiến lược quan trọng hàng đầu, cần có trong mọi doanh nghiệp. Quản trị nhân sự hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và chất lượng của nhân viên đồng thời khẳng định, phát huy vai trò của người quản lý. Vậy làm thế nào để làm được điều...

5 cách nâng cao trải nghiệm khách hàng dành cho trung tâm 2022

“Làm thế nào để tăng trải nghiệm khách hàng?” luôn là một câu hỏi khó mà bất kỳ Doanh nghiệp Giáo dục nào cũng phải tự tìm câu trả lời cho riêng mình. Nhất là khi môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và nhu cầu của khách hàng luôn biến đổi, việc tìm ra chiến lược...

[NEW FEATURE] MARKET PLACE DÀNH CHO CÁC TRUNG TÂM

Market Place chính thức ra mắt và được tích hợp trên nền tảng Easy Edu. Học viên có thể tham khảo các khóa học mà trung tâm đang áp dụng đăng bán. Toàn bộ thông tin diễn ra 1 chiều tự động không cần phải trao đổi thủ công quá nhiều để book được khóa học mong muốn. Tại...

CHIẾN LƯỢC TUYỂN SINH HIỆU QUẢ CHO TRUNG TÂM GIÁO DỤC 2022

Như trong bài viết "Toàn cảnh bức tranh kinh doanh giáo dục năm 2021", Easy Edu đã chỉ rõ dự đoán xu hướng ngành dịch vụ Giáo dục năm 2022 – Lạc quan một cách thận trọng. Sau thời gian nghỉ dịch khá dài, các trường học, trung tâm đã được mở cửa trở lại, học sinh cũng...

TOÀN CẢNH BỨC TRANH KINH DOANH GIÁO DỤC NĂM 2021

Hà Nội ngày 29/01/2022, Cuối cùng Team khảo sát của Easy Edu - Nền tảng Quảntrị Doanh nghiệp Giáo dục đã hoàn thành các số liệu và tổng hợp lại thành 1 báo cáo căn cứ việc khảo sát hơn  500/ 15xx khách hàng của Easy Edu cho thấy: Làn sóng Covid lần thứ 4 đã ảnh hưởng...

HÃY ĐỂ EASYEDU ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN
Easy Edu – Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp Giáo dục phổ biến nhất

Với hơn 1400+ Trung tâm và Doanh nghiệp Giáo dục tin dùng | Giá chỉ từ 2000 Vnđ/ngày/ User

HOTLINE

Tư vấn bán hàng: 0914779655

CSKH: 0846891655

Hoạt động 365 ngày/năm từ 7:00 đến 22:00 kể cả ngày nghỉ lễ tết.

FANPAGE

Luôn trả lời các thông tin nhanh nhất có thể cho khách hàng thông qua các phản hồi trên Facebook.

KÊNH HỖ TRỢ YOUTUBE

Luôn cập nhật các kiến thức sử dụng phần mềm tức thời, trực quan giúp người dùng sử dụng được dễ dàng và hiệu quả nhất.

CHAT WEB & MOBILE

Luôn có người trực chat để trả lời câu hỏi của các bạn nhanh và hiệu quả nhất suốt 365 ngày/năm.