6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ

by Minh Trang | Sep 1, 2020 | Chia sẻ, Quản trị Tài chính

Quản lý tài chính là nhiệm vụ quan trọng của các trung tâm ngoại ngữ. Nhưng một số trung tâm chưa quản lý tài chính thật sự khoa học và tối ưu. Vì vậy, kết quả mang lại cho các trung tâm ngoại ngữ chưa thực sự hiệu quả. Bài viết dưới đây là 6 lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ.

Những khó khăn trong quản lý tài chính trung ngoại ngữ

Quản lý tài chính thực tế gặp phải rất nhiều khó khăn từ việc dữ liệu không chính xác và thiếu nhân sự dẫn đến công cụ hạn chế,…

• Quản lý nguồn thu và chi căn cứ trên ước lượng, dự đoán, thiếu sự phân tích nên không thấy hết được các nguồn thu và không cắt giảm được chi phí
• Chưa theo dõi sát sao được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm
• Việc xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác còn thủ công
• Kiểm soát các khoản công nợ chưa thường xuyên, lỏng lẻo, chưa có chính sách xử lý nợ tốt dễ dẫn đến thiếu tiền
• Không có kế hoạch tài chính, mục tiêu tài chính cụ thể thậm chí không kiểm soát được dòng tiền vào ra và kế hoạch thu trả nợ
• Chưa kiểm soát được dòng tiền chẳng hạn như các khoản phải thu, các khoản vay, các khoản phải chi,…
• Các doanh nghiệp cũng rất hạn chế xây dựng kế hoạch dòng tiền trong dài hạn
• Lương của từng nhân sự chưa được kiểm soát chặt chẽ, vẫn có tình trạng bị nhầm lẫn
• Nhiều doanh nghiệp chưa ban hành cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ quản lý dòng tiền hoặc nghiệp vụ tài chính dẫn đến các bộ phận thường gặp khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ này.
• Đội ngũ quản lý tài chính chưa thực sự năm bắt rõ chuyên môn

6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ

1.Các trung tâm ngoại ngữ cần tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn thu/chi, phân tích được các khoản thu/chi hàng tháng . Nếu các trung tâm giải quyết vấn đề này thì nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng, định khoản của mỗi trung tâm sẽ luôn ở hệ số an toàn.

2.Mỗi trung tâm ngoại ngữ nên định kỳ thực hiện phân tích dòng tiền và báo cáo thu chi nhằm đánh giá tình hình quản lý dòng tiền thông qua các chỉ tiêu phù hợp.

3.Trung tâm ngoại ngữ cần dự báo tài chính một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền vào và ra. Đặc biệt, doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch tài chính cụ thể và chi tiết về dòng tiền nhằm cân đối thu chi trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận, thực hiện phân tích tình huống để kiểm tra sự sẵn có tiền mặt trong những hoàn cảnh khác nhau, đặc biệt là bối cảnh ngành và nền kinh tế gặp khó khăn nhằm đảm bảo cho sự an toàn về tài chính cho doanh nghiệp.

4.Khâu kiểm soát dòng lương hàng tháng từng nhân sự cần được nắm bắt một cách cụ thể, tránh tình trạng lương bị thất thoát hoặc nhầm lẫn.

5.Tại mỗi trung tâm cũng cần nâng cao các kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ tài chính. Các trung tâm nên cử hoặc tạo điều kiện các các bộ quản lý tài chính tham gia các khoán học ngắn, dài hạn về kiến thức quản lý và tài chính doanh nghiệp hiện đại; tin học hoá đội ngũ nhân viên tài chính. Thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo chuyên ngành nhằm học hỏi và cập nhập những mô hình quản trị tài chính mới áp dụng vào doanh nghiệp.

6.Vấn đề tài chính rất quan trọng và cần thiết nên mỗi trung tâm ngoại ngữ phải có công cụ hỗ trợ quản lý tài chính, công việc được rõ ràng, quản lý tài chính khoa học, thông minh, giảm bớt các thao tác thủ công.

Module quản lý tài chính được tích hợp trên phần mềm Easy Edu

Thu chi tự động

• Tự động hóa tới 90% các hoạt động thu chi, được kết nối thông suốt với các
• Module nghiệp vụ khác như Đào tạo, Kho, chấm công tính lương….sẽ giúp chủ Doanh nghiệp tiết kiệm vô vàn chi phí nhân sự, cũng như tránh được hầu hết những sai sót vì lý do con người
• Phần mềm cũng tích hợp các tính năng chống gian lận, giúp chủ Doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ gian lận từ chính nhân sự nội bộ của mình
• Chủ Doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động tài chính thông qua các Báo cáo, thống kê tài chính tự động…..

Quản lý công nợ – quỹ

• Luôn trả ra danh sách công nợ của khách hàng, có thể truy vấn được lịch sử công nợ trên các phiếu thu thanh toán nhiều lần
• Chức năng quản lý công nợ, nhắc nhở tự động giúp bạn hoàn toàn yên tâm, không bao giờ có thể xảy ra tình trạng quên sót công nợ. Bạn cũng dễ dàng nắm bắt được các chỉ số công nợ phải thu, công nợ đến hạn,nợ xấu….
• Hệ thống báo cáo – Thống kê tài chính hoàn hảo sẽ giúp bạn trở thành 1 nhà quản lý hàng đầu
• Dễ dàng phân bổ nguồn thu ra các qũy khác nhau, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quản lý dòng tiền, sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về sức khỏe tài chính trong Doanh nghiệp của bạn

Dễ dàng định khoản

• Dễ dàng bóc tách các khoản thu chi thông qua định khoản, từ tiền mặt đến ngân hàng. Từ các doanh thu từ học phí hay bán sản phẩm cho đến quản lý ngân sách khuyến mãi, Voucher…. tất cả sẽ trong tầm tay bạn
• Thông qua hệ thống tính KPI nhân sự phòng ban, bạn cũng dễ dàng nắm bắt được các khoản chi lương thưởng hoa hồng cho nhân viên.

Quản lý xuất nhập quỹ

Tạo ra các phiếu xuất nhập quỹ, giúp chủ Doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được hiện trạng quỹ, số dư trong quỹ, tình hình luân chuyển tài chính trong quỹ tại Báo cáo quỹ

Quản lý hóa đơn

• Hiển thị toàn bộ danh sách phiếu Thu/ Chi trong toàn hệ thống
• Có thể cập nhật trạng thái Phiếu thu chi hoặc cập nhật các thông số trong Phiếu thu chi theo Quyền được phân công

Quản lý báo phí

Hiển thị các phiếu thông báo học phí và bảng điểm danh của các cá nhân học viên được tạo ra tự động thông qua hoạt động xếp lịch học

Tiền Lương

Có thể tự động tính lương đứng lớp của giáo viên thông qua việc điểm danh tiết học. Chỉ với vài thao tác chọn, chủ doanh nghiệp dễ dàng xuất ra bảng lương đứng lớp cho giáo viên

Quản lý khuyến mãi, phụ thu

Có thể dễ dàng thiết lập, quản lý các gói khuyến mại, phụ thu bằng tiền, bằng % giá trị tiết học, bằng vật phẩm đã có trong kho.

Tính tiền hoa hồng

Tự động tính hoa hồng cho các nhân sự liên quan trên mỗi phiếu thu theo tỷ lệ đã được thiết đặt trước.

Tạo hóa đơn

Tạo những phiếu thu chi bổ sung nằm ngoài hệ thống thu chi tự động, có thể lựa chọn phân chia danh mục thu chi.

Kết luận

Trên đây là 6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm Giáo dục – Đào tạo. Mỗi trung tâm ngoại ngữ cần xây dựng hệ thống quản lý tài chính khoa học, tối ưu, tránh sai xót trong tài chính. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu tích hợp Module quản lý tài chính. Hệ thống Quản lý tài chính tự động mạnh mẽ, xử lý số liệu chính xác, giúp bạn tiết kiệm tới 50% chi phí và không thất thoát dù chỉ 1 đồng.