Cách lập báo cáo tài chính tổng hợp cho Trung tâm Ngoại ngữ

by Minh Trang | Oct 4, 2016 | Chia sẻ

Mỗi một trung tâm Giáo dục – Đào tạo nói chung hay các trung tâm Ngoại ngữ nói riêng đều có cách quản lý tài chính riêng. Liệu cách quản lý tài chính tại mỗi trung tâm có thật sự khoa học, thông minh và đem lại hiệu quả? Nếu bạn đang là Quản lý của một trung tâm Ngoại ngữ, chắc hẳn bạn đã cảm nhận rõ sự phức tạp trong quản lý tài chính này.

Những khó khăn trong quản lý tài chính

Quản lý tài chính thực tế trong những trung tâm Giáo dục – Đào tạo nói chung và các trung tâm Ngoại ngữ nói riêng gặp phải rất nhiều khó khăn từ việc dữ liệu không chính xác và thiếu nhân sự đến công cụ hạn chế,… có 4 khó khăn điển hình nhất trong công việc quản lý tài chính là:

• Quản lý nguồn thu và chi chưa thực sự khoa học, thông minh, thiếu sự phân tích nên không thấy hết được các nguồn thu và không cắt giảm được chi phí.
• Kiểm soát các khoản công nợ chưa thường xuyên, lỏng lẻo, chưa có chính sách xử lý nợ tốt dẫn đến thiếu tiền
• Kiểm soát không chặt chẽ về các khoản lương của từng nhân sự, đôi khi còn thất thoát tài chính
• Không có kế hoạch tài chính, mục tiêu tài chính cụ thể thậm chí không kiểm soát được dòng tiền vào ra và kế hoạch thu trả nợ.

Cách lập báo cáo tài chính cho trung tâm Ngoại ngữ

Nên hoạch định rõ các khoản thu

Thường trong mô hình giáo dục này có 3-4 khoản thu

• Thu từ học phí: Khá phức tạp, bởi lẽ có nhiều mô hình học khác nhau dẫn đến học phí khác nhau. Thường với mỗi môn học ( Ví dụ Tiếng anh giao tiếp) bạn phải chia thành nhiều mô hình ( Lớp 10 học viên = học phí X/ 1 buổi, Lớp 20 học viên = học phí Y/ 1 buổi……..) Việc thu học phí còn phải căn cứ vào việc chạy lịch khóa học, có học viên học 2 buổi/ tuần, có học viên lại chỉ học 1 buổi/tuần. Nói chung khá lằng nhằng
• Thu từ phụ phí, giáo trình tài liệu: Mỗi đối tượng học viên sẽ có mức thu phụ phí tài liệu, giáo trình khác nhau
• Thu từ bán Sách, tài liệu: Khoản thu này khá lớn, dễ kiểm soát hơn. Chỉ cần căn cứ vào seri giáo trình, số hàng tồn kho, xuất kho là Ok.
• Các khoản thu bổ sung: Vé event, sự kiện, các hoạt động ngoại khóa…. Quản lý trên danh sách phiếu thu, khá đơn giản

Nên hoạch định rõ các khoản chi

• Chi phí cố định: Tiền nhà, điện nước, internet, điện thoại…. Căn cứ hóa đơn là ok
• Chi phí lương: Tương tự như thu học phí. Chi lương trong quản lý trung tâm Ngoại ngữ khá phức tạp, phải căn cứ theo từng ca học, mô hình học, điểm danh để tính lương
• Các chi phí phát sinh: Nên nhập hóa đơn chi phát sinh để tránh thất thoát, dù là nhỏ nhất

Với những gạch đầu dòng ở trên, nếu người ngoài cuộc nhìn vào sẽ thấy vô cùng đơn giản, nhưng người trong cuộc sẽ thấy vô cùng mệt mỏi với rất nhiều đầu việc tiêu tốn rất nhiều thời gian. Chỉ tính riêng việc ngồi chạy lịch trên Excel cho 1 học viên với 10-12 buổi/ khóa học. Rồi nhân số buổi học với giá tiền để chạy báo phí, rồi đếm lịch để in bảng điểm danh….. của Chỉ một học viên cũng đã khiến bạn mất ít nhất 15 phút.

Vì vậy, việc quản lý tài chính cho các trung tâm Ngoại ngữ là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Thay vì quản lý thủ công như trước qua Excel, Word hay trên giấy tờ thì giờ đây mỗi trung tâm cần một công cụ để quản lý tài chính. Đó chính là phần mềm quản lý tài chính, giảm bớt các thao tác thủ công, công việc được tối ưu và dễ dàng kiểm soát.

Module quản lý tài chính được tích hợp trên phần mềm Easy Edu

Khi làm báo cáo tài chính trên Excel, bạn sẽ phải dò lại từng phiếu thu phiếu chi, dò từng ca học, mất đến vài ngày cho một báo cáo tài chính hàng tháng. Trong đó, với EasyEdu.vn, bạn chỉ mất 30 giây.

Với quản lý tài chính bằng EasyEdu.vn Bạn sẽ nhận được:

1.Báo cáo lợi nhuận sau khi trừ lương. ( Bạn tha hồ chọn khoảng thời gian, bạn sẽ biết lợi nhuận sau lương từng ngày, từng tuần, tháng, năm…)

2. Báo cáo Tổng thu, chi trên hóa đơn, phiếu thu chi ( lọc theo khoảng thời gian bất kỳ bạn lựa chọn)

3.Báo cáo chi tiết từng hóa đơn

4. Báo cáo các hóa đơn ( phiếu thu, chi) đã lập, đang chờ thanh toán, đã thu/ chi, đã xác nhận thu/chi

5. Hệ thống biểu đồ thông minh: cho bạn cái nhìn toàn cảnh nhất về doanh số, sức khỏe tài chính doanh nghiệp

6. Và còn nhiều tính năng quản lý tài chính hữu ích khác

Đặc biệt, bạn không bao giờ phải lo lắng vì sợ nhầm lẫn, thất thoát. Hệ thống sẽ tự sinh số phiếu thu chi, có sự chính xác từ ngày giờ lập phiếu, người lập phiếu, người xác nhận phiếu…… hoàn toàn tự động, không thể lập phiếu khống. Các bạn hoàn toàn yên tâm về tính chính xác tuyệt đối của hệ thống, Không bao giờ nhầm lẫn có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu còn những tính năng khác bao gồm: quản lý nhân sự, CRM, quản lý học viên, xếp lớp, chiến dịch Marketing, KPI,… cùng những tính năng khác vô cùng quan trọng.

Kết luận

Có thể nói, doanh thu, lợi nhuận của một trung Ngoại ngữ khá lớn, mặc dù các khoản thu chi khá lặt vặt, dễ nhầm lẫn. Vì vậy, muốn kiểm soát được tài chính trong mô hình kinh doanh giáo dục khá đặc biệt này, bạn cần khoanh vùng kỹ các loại hóa đơn thu chi. Nếu bạn thuê nhân viên văn phòng, thu ngân cần chặt chẽ trong khâu kiểm soát phiếu thu chi, tránh nhầm lẫn thất thoát. Và hơn hết bạn phải có công cụ quản lý tài chính đó là phần mềm để quản lý tài chính cho trung tâm của mình. Việc vận hành trung tâm sẽ được tối ưu, tránh nhầm lẫn, khoa học, thông minh hơn.

easyedu.vn mong rằng sẽ là chìa khóa thành công cho các trung tâm Giáo dục – Đào tạo nói chung và các trung tâm Ngoại ngữ nói riêng.

Đăng ký dùng thử miễn phí !

? Hotline: 0968.291.655
? Email: sales@emso.vn
? Web: https://easyedu.vn/
Link dùng thử và trải nghiệm miễn phí: https://easyedu.vn/dung-thu/