Quản lý tài chính là cuộc chiến muôn thuở của các doanh nghiệp. Các trường học, doanh nghiệp giáo dục nhỏ mới đi vào hoạt động sẽ dễ gặp nhiều thử thách trong việc quản lý tài chính. Nhất là trong bối cảnh covid thì vấn đề tài chính càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết đối với chung ngành giáo dục. Vậy các trường học, doanh nghiệp giáo dục cần phải có chiến lược quản trị tài chính sao cho hợp lý để giúp doanh nghiệp có thể “sống sót” qua mùa dịch này.
Bài viết này sẽ nêu ra các vấn đề mà trường học, doanh nghiệp giáo dục gặp khi quản lý tài chính. Đồng thời cung cấp một số phương pháp giúp bạn hạn chế chúng, ứng phó hợp lý nhất trong mùa dịch.
Mục Lục
Những khó khăn trong quản lý tài chính mùa dịch
Chưa lập kế hoạch tài chính khi covid tới
Việc lập kế hoạch quản lý tài chính có vai trò rất quan trọng. Nó giúp xác định tính khả thi các dự án của doanh nghiệp giáo dục, trường học, dự báo các yêu cầu tài chính, các chi phí nào cần và liệu doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả để thực hiện các dự án đó. Nhất là khi covid xảy ra bất chợt, hầu như các trường học, doanh nghiệp giáo dục đều chưa có kế hoạch cụ thể để quản lý dòng tiền, chi phí như thế nào. Dẫn đến việc bị động trong việc quản lý tài chính.
Hoạt động kinh doanh – bán khóa học bị sụt giảm
Tình hình khó khăn chung, việc hoạt động kinh doanh của các trường học, doanh nghiệp giáo dục bị sụt giảm, kéo theo nguồn thu nhập của trung tâm đi xuống. Nhu cầu được học tập của các học sinh hay phụ huynh mong muốn con mình theo học tại các trung tâm cũng không có. Một số trung tâm không có kế hoạch kinh doanh, mở bán khóa học mới trong thời gian dịch bệnh, điều đó cũng mất đi nguồn thu nhập đáng kể đối với các doanh nghiệp giáo dục.
Chi phí chưa lường trước
Trong giai đoạn đầy thầy thức này, kéo theo hàng loạt những khoản chi phí mà bạn không thể dễ dàng đoán trước được. Ví dụ như: Tiền thuê địa điểm, trụ sở, tiền điện, nước phát sinh hay cả thiết bị hư hỏng,…
Chi phí chi trả cho nhân sự
Doanh thu của các trường học, doanh nghiệp giáo dục bị sụt giảm, dẫn đến việc lương của nhân sự sẽ bị chi trả chậm trễ. Doanh nghiệp phải xoay sở chi phí để trả lương cho nhân sự vẫn còn làm trong mùa dịch. Chính vì vậy, đã khiến không ít chủ doanh nghiệp giáo dục, trường học cảm thấy đau đầu, làm thế nào vừa giữ chân được nhân sự, vừa có việc cho nhân sự làm và vừa có chi phí để trả lương cho nhân sự.
Chi phí trang trải cuộc sống của chủ doanh nghiệp
Căng thẳng tài chính cũng có thể ảnh hưởng đến chủ sở hữu và gia đình của họ. Không có gì lạ khi các chủ sở hữu cam kết một số tài sản cá nhân của họ cho sự phát triển của một doanh nghiệp mới. Bản thân các chủ sở hữu thường phải vật lộn để kiếm sống trong khi cố gắng xây dựng một doanh nghiệp.
Khó khăn về tài chính có thể ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống của chủ doanh nghiệp. Bao gồm cả các mối quan hệ hôn nhân và gia đình. Trong một số trường hợp, các doanh nhân có thể quyết định đóng cửa doanh nghiệp do căng thẳng về tài chính và cá nhân. Hoặc họ có thể cảm thấy buộc phải đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên lợi nhuận ngắn hạn thay vì theo đuổi các cơ hội dài hạn, điều mà có thể sinh lợi nhiều hơn.
Giải pháp giúp quản lý tài chính cho các trường học, doanh nghiệp giáo dục
Lên kế hoạch và kiểm soát dòng tiền phù hợp với dịch covid
Các trường học, doanh nghiệp giáo dục phải thắt chặt ngay những dòng tiền ra vào của doanh nghiệp , cắt giảm chi phí tối đa những hoạt động chi không cần thiết như: Xin hoãn, miễn giảm tiền nhà, hoãn hủy các đơn hàng mua chưa thực sự cần thiết, phát động phong trào tiết kiệm (điện nước….) trong nội bộ nhân sự.
Trong trường hợp trường học, doanh nghiệp giáo dục bị sụt giảm vì kinh tế nặng, phải tính đến những phương án triển khai khác như làm luân phiên thay ca nhau, cắt giảm nhân sự hay loại bỏ những nhân sự yếu kém. Nhưng làm sao vẫn phải duy trì được đội ngũ nhân sự cốt lõi để làm việc và tiếp tục hoạt động gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Giảm bớt chi phí trong doanh nghiệp
Trước tình thế vô cùng khó khăn, trước hết các doanh nghiệp giáo dục và trường học nên xin giảm bớt các chi phí cơ sở hạ tầng, nhất là đối với các trung tâm nhiều cơ sở, chi nhánh. Mỗi doanh nghiệp giáo dục nên cắt bớt các khoản chi tiêu không cần thiết. Chẳng hạn như: mở thêm cơ sở hoạt động, mua sách hay giáo trình, thuê thêm giáo viên về dạy,…
Đối với những nhân viên làm việc từ xa, cần có phương án cụ thể về lương. Sẽ cắt giảm lương đối với những khối nhân sự làm việc từ xa. Nhân sự làm việc từ xa sẽ chỉ được 50% chi phí lương cứng. Thay vào đó, lương thưởng sẽ được tính ở ngoài. Ví dụ như. Đối với nhân viên kinh doanh. Sẽ cắt giảm lương cứng và thay vào đó là tăng chi phí lương thưởng theo doanh số.
Phát động với các nhân sự trong doanh nghiệp tiết kiệm điện, nước. Cùng chung tay hỗ trợ cho các doanh nghiệp giáo dục vượt qua đại dịch lần này. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp giáo dục và các trung tâm có thể tính đến phương án trì hoãn các khoản nợ phải trả. Có thể trì hoãn tiền lương của nhân sự trong vòng vài ngày, trì hoãn các sự kiện dự tính trong khoảng thời gian dịch bệnh,…
Duy trì doanh thu bằng kinh doanh bán khóa học
Chuyển đổi số từ dạy offline sang online. Để đảm bảo ổn định doanh thu tốt nhất có thể, các trường học, doanh nghiệp giáo dục vẫn phải triển khai dạy học trực tuyến, dạy nhiều hay dạy ít vẫn phải dạy, vì lúc này được học sinh nào đăng ký học là giúp duy trì ổn định trung tâm, trường học lúc đó.
Thúc đẩy việc thu hút dòng tiền từ việc thu tiền trước cộng với những khuyến mãi đặc biệt dành tặng cho bạn học sinh để đảm bảo dòng tiền vào nhằm phòng ngừa rủi ro dòng tiền bị đứt gãy giữa chừng. Đó chính là giải pháp giúp chủ doanh nghiệp và nhân sự có thể duy trì và tồn tại qua mùa dịch.
Đảm bảo dòng tiền lưu thông
Cân đối dòng thu và dòng chi, đảm bảo hoạt động doanh thu và chi phí vẫn diễn ra nhưng ở góc độ kiểm soát chặt chẽ, chỗ nào cần phải chi tiền vào thì vẫn phải chi. Cụ thể như lương cơ hữu cho nhân sự đảm bảo cuộc sống, không nên trì hoãn quá lâu lương của từng nhân sự. Không nên đóng băng tài chính dẫn đến việc doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng và lo lắng.
Trích lập phòng ngừa rủi ro
Tình hình covid vẫn có thể kéo dài, nên trích lập quỹ phòng ngừa rủi ro để luôn có dự phòng tiền mặt nhằm ứng phó với các tình hình mới. Vậy lấy quỹ phòng ngừa rủi ro ở đâu? Các doanh nghiệp giáo dục nên phòng ngừa quỹ rủi ro nên trích lập từ Doanh thu trên mỗi đơn hàng bán. Duy trì kinh doanh bán khóa học sẽ giúp các trung tâm có dòng tiền vào.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán
Hiện nay, không khó để các trường học, doanh nghiệp giáo dục tìm cho mình một công cụ quản lý tài chính hiệu quả. Phần mềm kế toán là một khoản chi phí dễ quản lý hơn nhiều so với việc thuê một kế toán liên tục. Nó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý tài chính.
Easy Edu hỗ trợ các trường học, doanh nghiệp giáo dục quản lý tài chính
Easy Edu sẽ hỗ trợ các trường học, doanh nghiệp giáo dục dễ dàng kiểm soát được sức khỏe tài chính trong hoạt động của nhà trường/ doanh nghiệp thông qua các tính năng quản lý Thu chi, công nợ, quỹ
Quản lý Quỹ
- Dễ dàng khai báo, thiết lập Danh mục Quỹ phù hợp nhằm kiểm soát được Dòng tiền luân chuyển trong nội bộ
- Cân đối được tỷ trọng tiền trong từng Qũy sẽ giúp bạn ra quyết định tài chính chính xác nhất
- Minh bạch trong các bước luân chuyển Qũy, giúp số liệu chính xác tuyệt đối
Quản lý Công nợ
- Dễ dàng kiểm soát mọi loại công nợ Phải thu, Công nợ phải trả, Nợ xấu nhằm giúp bạn hoạch định kế hoạch Tài chính một cách chính xác nhất.
- Bộ lọc thông minh giúp bạn dễ dàng đánh giá được chất lượng nợ
- Từ việc kiểm soát được công nợ, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch dòng tiền
Nhật ký kế toán
- Dễ dàng thiết lập các loại chứng từ thu chi nhanh chóng, chính xác
- Tự động hóa tới 80% các loại Bút toán, ghi sổ
- Kết nối chặt chẽ với mọi hoạt động Nghiệp vụ trong Doanh nghiệp/ nhà trường giúp hoạt động Tài chính, Kế toán trở nên đơn giản hơn bao giờ hết
Kết luận
Bài viết trên chia sẻ những vấn đề khi quản lý tài chính trong trường học,doanh nghiệp giáo dục mùa covid. Và cung cấp một số giải pháp giúp các trường học, doanh nghiệp giáo dục cải thiện quản lý tài chính của mình. Easy Edu hy vọng nó sẽ có ích cho bạn!
Các trường học, doanh nghiệp giáo dục hãy bắt tay ngay vào để có chiến lược quản trị tài chính đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Hãy tìm mọi cách để doanh nghiệp sống sót qua mùa dịch.
