Cho dù trung tâm của bạn đang phát triển hay gặp không ít những khó khăn thì việc quản lý và nắm bắt được sức khỏe tài chính một cách hiệu quả cũng là tuyệt đối quan trọng. Với trung tâm vừa và nhỏ, thậm chí cả những trung tâm lớn, việc quản lý dòng tiền thực sự là yếu tố then chốt cho sự tồn tại và phát triển của trung tâm. Dưới đây là 5 Tips nhỏ để nắm bắt được sức khỏe tài chính trong trung tâm Giáo dục – Đào tạo.
Mục Lục
Cần hiểu và biết được số vốn lưu động mà trung tâm để vận hành
Chủ trung tâm cần nắm rõ trung tâm của mình cần bao nhiêu vốn và mình đã có bao nhiêu vốn để vận hành. Bao gồm những khoản chi như tiền thuê địa điểm, thuê giáo viên, chí phí điện nước, thậm chí cả những chi phí phát sinh khác nữa. Tiếp theo, nguồn vốn còn bắt nguồn từ doanh thu quay đầu từ hoạt động bán các khóa học tại trung tâm.
Bên cạnh đó, các trung tâm có thể sử dụng đòn bẩy tài chính. Đòn bẩy tài chính được hiểu đơn giản là việc sử dụng vốn vay để đầu tư thay vì sử dụng hoàn toàn vốn tự có để đem lại lợi nhuận cho mình,việc sử dụng đòn bẩy tài chính khôn ngoan sẽ giúp mang lại nguồn lợi rất lớn. Bất kể trung tâm nào hoạt động cũng phải hiểu và biết được số vốn cần để trung tâm có thể vận hành được. Từ đó, hệ thống trung tâm mới duy trì và phát triển hơn.
Đảm bảo trung tâm có đủ nguồn vốn cho các hoạt động vận hành
Người ta thường nói, hãy sẵn sàng lượng tiền mặt đủ cho 3 tháng hoạt động, để phòng tình huống bất ngờ. Nghe có vẻ cổ điển là vậy, nhưng bạn nên có một số nguồn dự phòng dưới hình thức tiền cá nhân hay một khoản thấu chi hoặc một khoản tín dụng. Một cách khác là giảm bớt số vốn bạn rút ra, coi như là lợi nhuận giữ lại, để có thêm nguồn vốn hoạt động bổ sung.
Lên kế hoạch tài chính cho trung tâm
Khi đã có được số vốn ổn định và bắt đầu duy trì, các trung tâm phải lên kế hoạch cho từng tháng, quý, năm cho dòng tiền của trung tâm. Giả sử trung tâm của bạn không lên kế hoạch và trung tâm của bạn rơi vào tình huống cạn tiền và khó có thể tồn tại được cho khi đến khi việc kinh doanh khá lên. Nếu trong trường hợp bạn đã chót xem xét và đồng ý một khoản vay với ngân hàng từ vài tháng trước. Hãy chuẩn bị dự báo dòng tiền cho một năm tiếp theo. Nếu bạn thấy khó dự báo được doanh thu, hãy liệt kê trước tất cả những khoản bạn phải chi, từ đó bạn sẽ biết mình cần có được doanh thu bao nhiêu để đủ trang trải chi phí. Như vậy, ít nhất bạn cũng biết mục tiêu của mình là gì.
Mỗi trung tâm nên dự trù trước chi phí bao gồm những khoản phải chi. Và dự trù cả những khoản doanh thu theo tháng/quý/năm. Các trung tâm nên phân bổ KPI sao cho hợp lý, nếu KPI đạt hơn chỉ tiêu mong đợi sẽ đem lại lợi nhuận khá lớn cho các trung tâm. Và chủ trung tâm, hay quản lý phải đưa cho nhân sự những mục tiêu cụ thể để cố gắng hoàn thành vai trò, vị trí từng người. Cam kết đạt những kết quả tốt nhất.
Thực thi/báo cáo/điều chỉnh kế hoạch
Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết, cụ thể các trung tâm phải “bắt tay” vào thực thi ngay. Một cách rất dễ áp dụng là sử dụng mẫu kế hoạch dòng tiền theo tháng để dự đoán trước xem trung tâm có thể trả các khoản chi phí hàng tháng, ví dụ vào ngày 15, hay không. Với cách làm này, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy trước thời điểm nào bạn có khả năng bị thiếu tiền. Từ đó bạn có những hành động phù hợp để đảm bảo khả năng chi trả của mình, ví dụ như dời thời gian chi trả một khoản nào đó. Vấn đề được giải quyết, và cơn đau đầu của bạn cũng tan biến.
Sau khi thực thi, từng phòng ban có những báo cáo cụ thể, xem dòng tiền trong tháng/quý/tuần đã đi theo đúng như đã lên kế hoạch chưa. Nếu chưa thực thi theo đúng như đã lên kế hoạch đã đề ra, cần xem xét và điều chỉnh lại kế hoạch sao cho dòng tiền hoạt động ổn định và tăng doanh thu cho trung tâm.
Phân bổ dòng tiền phù hợp để tăng doanh thu và giảm chi phí
Yếu tố này chính là một trong những điểm cần lưu ý của các trung tâm vừa và nhỏ, thậm chí cả những trung tâm lớn. Cần phân bổ dòng tiền phù hợp cho trung tâm để không bị thất thoát và giảm chi phí những thứ không cần thiết cho trung tâm. Chẳng hạn, trung tâm của bạn đội ngũ tài chính lỡ quên xuất hóa đơn cho khách hàng? Liệu trung tâm của bạn có kiểm soát được tất cả các hóa đơn ra/vào từ khách hàng? Nhiều trung tâm thậm chí không nắm được tổng số tiền mà khách hàng đã đóng hay còn nợ bao nhiêu? Yếu tố này các trung tâm nên xem xét kĩ lưỡng và thật cẩn thận để nắm bắt được dòng tiền đang hoạt động ra sao.
Các trung tâm Giáo dục – Đào tạo nên đầu tư vào những chiến dịch mang lại hiệu quả doanh thu cho trung tâm như chiến dịch Marketing, truyền thông,.. Nếu có điều gì đó khiến chi phí bị tăng hoặc cản trở việc tăng trưởng doanh thu, hãy giải quyết nó. Các trung tâm nên xem xét và loại bỏ bớt những sản phẩm hoặc dịch vụ không mang lại doanh thu tốt, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên… Trong công ty, chủ trung tâm là người biết rõ nhất có thể làm gì để giảm chi phí và tăng doanh thu.
Xem thêm bài viết khác để hiểu rõ hơn về vấn đề tài chính trong trung tâm Giáo dục – Đào tạo: 6 Lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ
Kết luận
Trên đây là 5 Tips nhỏ để nắm bắt được sức khỏe tài chính trong trung tâm Giáo dục – Đào tạo. Mỗi một tips nhỏ sẽ giúp trung tâm quản lý dòng tiền dễ dàng hơn. ” Sức khỏe tài chính ” chính là then chốt trọng tâm giúp trung tâm phát triển và duy trì lâu dài. Các trung tâm Giáo dục – Đào tạo có thể sử dụng phần mềm quản lý tài chính để hỗ trợ thêm việc quản lý cho trung tâm, giúp quản lý dễ dàng, nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu có tích hợp Module quản lý tài chính, hỗ trợ các trung tâm Giáo dục – Đào tạo.
