Nhân sự đồng loạt nghỉ việc, chủ doanh nghiệp nghẹn ngào, khách hàng chết lặng. KPI không phải quá mới, nhưng có đến 96% các doanh nghiệp áp dụng KPI và bị “vỡ trận”. Không áp dụng nổi, bản thân KPI là tốt, nhưng chính người sử dụng không tốt đã dẫn đến hậu quả là “mình đã đặt ra một sân chơi rồi nhưng cuối cùng chính doanh nghiệp lại phá bỏ sân chơi ấy, phá bỏ quy định ấy”.
KPI – Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Nhắc đến KPI tôi đã gặp nhiều trung tâm lắc đầu với câu “khó áp dụng lắm”, toàn lập ra các chỉ tiêu xong để đấy vẫn việc ai đấy làm. Phòng ban nào vẫn tự “sáng tạo” ra quy trình cho riêng mình, mặc kệ các chỉ tiêu.
Thứ nhất thực chất việc KPI khó triển khai vì các chỉ tiêu đánh giá nó chung chung không định hướng rõ ràng, không chi tiết, không có tính minh bạch rõ ràng, không định lượng được, cuối cùng dẫn đến nhân viên không làm được. Bởi vì quy trình người ta đang làm đúng tự dưng áp KPI vào làm gì để tăng áp lực về thời gian, về chỉ tiêu, số lượng gây sụt giảm áp lực mâu thuẫn giữa các phòng ban.
Thứ hai đây là vấn đề then chốt trong việc khó khăn khi áp dụng KPI cho phòng kế toán tính hệ số, chỉ số này có lẽ sẽ rất khó với những người tính như kế toán do mô hình hoạt động của doanh nghiệp chưa có quy trình, quy chuẩn đàng hoàng. Bạn đã từng nghe “Kế toán trưởng của các doanh nghiệp lớn ” chia sẻ về sai lầm khi viết mô tả công việc cho phòng kế toán của mình đó là “viết vắn tắt các đầu mục công việc”.
Bởi vì làm vắn tắt quá rồi đưa sếp duyệt, sếp chỉ tổng hợp lại các đầu việc rồi nhanh chóng chốt lại phòng kế toán ít việc nhỉ chắc chỉ cần 2 người là đủ. Và anh suýt “xong” khi đã tóm tắt công việc của mình bằng 3 gạch đầu dòng.
Điển hình cả một phòng kế toán anh phụ trách có 5 người và anh là người viết mô tả công việc, nhưng để tiết kiệm thời gian anh chỉ liệt kê ra 5 đầu việc được hoàn thành tối đa trong 1 ngày 8 tiếng. Suy ra 5 người mỗi người hoàn thành một đầu việc trong khi số lượng công việc cần đến 20 người để hoàn thành.
Thực ra KPI của kế toán trưởng không xây dựng nổi, chỉ mang danh hỗ trợ, và muốn áp dụng KPI phải áp dụng cả tổng công ty, đồng thời phân cho các phòng ban khác. Nếu mỗi phòng kế toán áp dụng KPI thì có tác dụng gì, muốn làm KPI phải hỏi trực tiếp chủ DN, xây dựng xong rồi thì áp dụng vào làm. Đánh giá KPI là mình làm và tính toán KPI là do nhân sự làm. Chỉ tiêu KPI cũng phải phù hợp với mô hình hoạt động của từng phòng ban trong doanh nghiệp.
==>> Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ không chỉ là sự tiện ích đã có tính năng KPI dành riêng cho các trung tâm ngoại ngữ tiếng anh bạn có thể đăng ký dùng thử tại đây !!!
Lỗi thứ hai đến từ quy trình tổ chức của công ty có vấn đề.
Ví dụ bạn muốn trình lên sếp duyệt muốn mua một cái thiết bị gì đấy phục vụ sản xuất thì theo đúng quy trình chỉ cần 2 ngày là đã mua xong rồi, nhưng bây giờ chuyển đến phòng kế toán trong trường hợp chưa có quy trình gì, chuyển tới phòng kế toán mất 5 ngày, chuyển cho phó tổng phụ trách duyệt lại mất 5 ngày nữa, xong phó tổng duyệt lại để lại cho một dòng chữ rất đáng yêu là “chuyển cho bộ phận rủi ro rà soát lại”.
Bộ phận rủi ro lại đi rà soát lại hết tất cả, kiểm tra có cần thiết hay không? Mức độ cần thiết có phải mua hay không? Xong lại chuyển ngược lại cho phó tổng ký duyệt. Tổng thời gian thực tế mất 10 ngày để mua thiết bị phục vụ cho sản xuất, trong khi theo đúng quy trình chỉ mất 2 ngày.
Nó là một minh chứng cho KPI bị hỏng, Hỏng không phải tại kế toán mà là do cơ chế chính sách, do quy trình không đúng quy định. Như trường hợp trên quy trình đúng 2 ngày là phải duyệt xong cho tôi vấn đề mua sắm vật tư ấy.
Lỗi thứ 3 là tính minh bạch rõ ràng trong KPI.
Vỡ trận KPI nói chung là: Doanh nghiệp chưa có quy trình, quy chuẩn rõ ràng cho từng phòng ban, phải có quy chế nội bộ quy định rõ như vậy mới áp dụng KPI vào được.
Ví dụ tiếp nhận hồ sơ thanh toán tạm ứng thì trong vòng 2 tiếng ông phải làm xong, không phải kiểu đợi chị tý, đợi anh tý anh đang dở tý việc. Vậy đợi anh thì đợi anh đến bao giờ. Đợi đến ngày kia ngày mai vẫn thế, khi đoàn tàu dồn toa, dồn toa nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ.
Những điều tôi chia sẻ với bạn ở trên là những thực trạng mà các DN đang thực sự phải đối mặt, thật sự KPI nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận… Đặc biệt là KPI còn chứng minh số lượng công việc bạn hoàn thành mỗi ngày cho sếp biết phòng kế toán không chỉ ngồi chơi mà số công việc đang chất núi.
====>> EasyEdu hỗ trợ nâng tầm các trung tâm ngoại ngữ khi hỗ trở cách trỏ domain, host, Seo, quảng cáo, design logo, Website mang thương hiệu cho trung tâm của bạn.
Xây dựng KPI nhiều rủi ro nhưng không phải không thực hiện được, một trong những doanh nghiệp ứng dụng BSC (thẻ điểm cân bằng) – KPI thành công đầu tiên tại Việt Nam là Công ty CP Cơ điện lạnh Thủy sản (Searefico).
Năm 2005, sau khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp và cổ phần hóa, Searefico đã xây dựng chiến lược kinh doanh và áp dụng BSC-KPI trong quản lý. Chỉ sau 2 năm, năng suất lao động của Công ty (lợi nhuận/đầu người) đã tăng lên trên 50% và Công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán HOSE.
Bạn có thể khám phá sự mới mẻ trong quản lý từ EasyEdu – với các tính năng mới hỗ trợ bạn tăng trưởng doanh thum chăm sóc khách hàng, quản lý lịch học và cả KPI tuyệt vời nữa nhé.
