Chăm sóc khách hàng là một trong những khâu vô cùng quan trọng và có tác động không hề nhỏ đến sự phát triển của doanh nghiệp. Để quá trình chăm sóc khách hàng hoạt động hiệu quả và thống nhất, các trung tâm cần tạo ra một quy trình chuyên nghiệp và đảm bảo thực hiện chính xác quy trình này. Vậy cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn quy trình chăm sóc khách hành trước, trong và sau bán hàng dành cho trung tâm Giáo dục – Đào tạo.
Mục Lục
Chăm sóc khách hàng trước bán hàng
Quy trình chăm sóc khách hàng là tất cả các hoạt động từ tiếp cận, thuyết phục khách hàng mua hàng thành công cho đến việc chăm sóc khách hàng sau bán. Một quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp trung tâm tối đa hóa trải nghiệm khách hàng, khiến họ cảm thấy mình được đề cao và tôn trọng.
Tìm kiếm data khách hàng
Đội ngũ Sales có thể tìm kiếm data từ nhiều nguồn, nhiều kênh khác nhau như chạy quảng cáo Facebook, chạy Ads Google, hoặc lấy data từ Marketing chuyển về, thậm chí tự tìm kiếm khách hàng bằng phương thức truyền miệng, nhờ người quen giới thiệu. Từ đó, Sale sẽ có data nhất định và tiếp cận đến khách hàng.
Chủ động tiếp cận khách hàng
Các trung tâm Giáo dục – Đào tạo nói chung và các trung tâm Ngoại ngữ nói riêng cần chủ động trong việc tiếp cận khách hàng. Việc tiếp cận khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu, mong muốn của khách hàng hơn. Chủ động khai thác thông tin, giải đáp những thắc mắc mà các trung tâm đang gặp phải.
Tính chủ động sẽ tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp, khiến khách hàng tin tưởng về doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp khách hàng còn đang do dự sử dụng sản phẩm các khóa học bên trung tâm. Bạn có thể tiếp cận khách hàng thông qua các kênh khách hàng yêu thích, hoặc đưa ra một số chương trình tiếp cận phù hợp như mã giảm giá, gợi ý sản phẩm yêu thích… để tăng tỉ lệ chốt Sale cao hơn.
Tư vấn – giới thiệu sản phẩm cho khách hàng
Nhân viên Sale của trung tâm phải nắm rõ được về sản phẩm có những gì, giá như thế nào, cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên hay các chương trình khuyến mại,… để tư vấn, giới thiệu cho khách. Hãy cho khách hàng thấy, các khóa học bên trung tâm của bạn là thật sự cần thiết và mang lại giá trị cho họ.
Sau khi khách hàng muốn học và trải nghiệm các khóa học tại trung tâm, đội ngũ chăm sóc khách hàng vẫn phải duy trì việc chăm sóc khách hàng trong quá trình khách hàng đang học tại trung tâm.
CRM trong bán hàng có vai trò gì?
Đào tạo cho khách hàng
Nhân sự phụ trách phải phân chia lớp học, lịch học cho từng bạn học viên sao cho hợp lý. Hướng dẫn họ có những loại giáo trình nào, học giáo trình nào trước, giáo trình nào sau. Và giải đáp những thắc mắc họ không biết về khóa học hay việc xếp bù lịch học để họ hiểu rõ khóa học của mình. Tránh trường hợp khách hàng không hiểu, mất thời gian đôi bên.
Giải quyết vấn đề cho khách hàng
Điều khách hàng đang quan tâm nhất trong quá trình đang học tại trung tâm là được hỗ trợ giải quyết vấn đề nhanh chóng, chính xác. Vì vậy, nếu chỉ khéo léo trong giao tiếp mà không giải quyết vấn đề cho họ thì mọi cố gắng của bạn đều vô nghĩa. Đội ngũ CRM cần nắm rõ thông tin, khúc mắc của khách hàng để làm rõ và giải quyết vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Đây là một trong những mấu chốt trong quy trình chăm sóc khách hàng mà bạn cần chú ý.
Việc chăm sóc khách hàng trong quá trình đang sử dụng sẽ giúp tạo được sự tin tưởng hơn. Qua đó cũng thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự quan tâm của nhân viên tại trung tâm đối với từng khách hàng.
Lắng nghe phản hồi, góp ý của khách hàng
Trong quá trình học tại trung tâm, các khách hàng sẽ có những đóng góp, phản hồi về dịch vụ hay chất lượng học tại trung tâm. Vậy đội ngũ chăm sóc khách hàng tại các trung tâm cần làm gì khi gặp những trường hợp đó?
Hãy là người luôn luôn lắng nghe mọi phản hồi, góp ý hoặc khiếu nại của khách hàng về chất lượng và dịch vụ của trung tâm. Bạn không nên phản ứng lại với khách hàng ngay lập tức mà hãy lắng nghe, chấn an họ, tìm hiểu rõ nguyên nhân rồi đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất. Nếu giải quyết vấn đề khiến khách hàng hài lòng thì những góp ý này đôi khi lại mang lại hiệu quả tích cực cho trung tâm.
Chăm sóc khách hàng sau bán hàng
Giữ liên lạc với khách hàng sau khi bán khóa học
Bán được khóa học, sản phẩm cho khách hàng không có nghĩa là trung tâm có thể kết thúc mọi hoạt động với khách hàng. Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng quyết định liệu khách hàng có gắn bó và tiếp tục gắn bó lâu dài với trung tâm nữa không. Chính vì vậy, trung tâm cần giữ liên lạc với khách hàng sau bán để thể hiện phong cách làm việc cũng như trách nhiệm của bạn, tạo tin tưởng nơi khách hàng.
CRM sau bán hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho trung tâm. Đội ngũ tư vấn viên có thể tiếp tục Up Sale lên các khóa học tiếp theo, tìm kiếm khách hàng ngay từ những khách hàng cũ. Không những vậy còn giúp duy trì mối quan hệ giữa trung tâm với khách hàng. Mỗi trung tâm Giáo dục – Đào tạo chuyên nghiệp, tận tâm, chất lượng, các khách hàng sẽ giới thiệu bạn bè, người quen theo học tại trung tâm.
Các chương trình ưu đãi cho khách hàng
Cuối cùng, các chương trình ưu đãi, tặng quà cho các khách hàng thân thiết sẽ đặc biệt khích lệ họ tiếp tục học và trải nghiệm dịch vụ và gia tăng lòng trung thành đối với trung tâm. Bạn có thể tạo các chương trình như thẻ tích điểm khách hàng, ưu đãi chiết khấu hoặc tặng quà vào các dịp đặc biệt cho khách hàng. Có nhiều cách để khích lệ khách hàng như tặng thêm khóa học, tặng sách giáo trình, tặng thêm tháng học,… Khách hàng sẽ cảm thấy mình quan trọng và luôn được trung tâm đề cao.
Xem thêm: Giải pháp phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ
Kết luận
Quy trình chăm sóc khách hàng nên xuyên suốt hành trình của khách hàng, từ khi họ tiếp cận sản phẩm, dịch vụ cho đến khi hoàn tất quá trình học và trải nghiệm tại trung tâm. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu sẽ giúp các trung tâm tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng. Mỗi trung tâm nên sử dụng phần mềm quản lý để hỗ trợ CRM được tối ưu nhất, đem lại hiệu quả cao nhất và doanh thu vượt trội cho trung tâm của mình.
