Hằng năm vào mỗi dịp lễ hoặc các dịp đặc biệt quan trọng, các trung tâm thường lên kế hoạch tổ chức các sự kiện cho trung tâm của mình. Trong quá trình lên ý tưởng tổ chức sự kiện, các trung tâm gặp không ít những khó khăn nhất định. Vậy trung tâm của bạn đã thật sự hiểu tổ chức sự kiện là gì và làm thế nào để triển khai một chương trình hoạt động trơn chu? Cùng xem bài viết hữu ích dưới đây từ Easy Edu.
Mục Lục
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Quy trình tổ chức sự kiện
Tùy thuộc vào từng sự kiện trong năm mà các trung tâm lên ý tưởng tổ chức sao cho phù hợp với bối cảnh, số lượng học sinh,… Chẳng hạn, một số sự kiện như: Noel, Tết, Halloween, Ngày nhà Giáo Việt Nam 20/11,…
Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu
Bước 1: Xác định chủ đề sự kiện
Trước tiên, các doanh nghiệp giáo dục nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó các doanh nghiệp giáo dục – đào tạo, xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, tổ chức sự kiện theo dịp như Tết, Noel, Hè xanh, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách tham dự là ai?
- Địa điểm tổ chức sự kiện?
- Thông điệp của sự kiện là gì?
- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, các trung tâm cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Khâu lên ý tưởng là khâu vô cùng quan trọng, vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện. Phải thực sự hiểu rõ chương trình đang làm, sản phẩm, dịch vụ để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Ví dụ: tổ chức sự kiện Noel, thì cần mua những đồ gì trang trí, phụ kiện ra sao, kịch bản chương trình, mini games,…
Bước 3: Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện,…
Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.
Giai đoạn trong sự kiện
Bước 1: Thực hiện kế hoạch
Từ những kế hoạch đã lên ở giai đoạn đầu, đây chính là bước thực thi kế hoạch. Các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn.
Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.
Bước 2: Chuẩn bị, dàn dựng
Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
- Gửi thiệp mời
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện (Nếu cần)
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên, các doanh nghiệp giáo dục, trung tâm nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.
Bước 3: Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.
Giai đoạn sau sự kiện
Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại.
Bước 1: Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của trung tâm.
Bước 2: Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
Easy Edu tích hợp tính năng “Sự kiện” trong phân hệ Easy Space ngay trên nền tảng
Các doanh nghiệp giáo dục, trung tâm có thể dùng tính năng tạo Event để tạo những sự kiện truyền thông cho trường học/ Doanh nghiệp của mình như Tuyển sinh, khuyến mãi….Hệ thống Notifications sẽ nhanh chóng gửi những thông điệp truyền thông mới nhất đến học sinh/ phụ huynh hay nhân sự trong Nhà trường/ Doanh nghiệp.
Người dùng cũng dễ dàng ấn Join hoặc Out khỏi sự kiện của bạn, giúp bạn có những thống kê số lượng người tham gia nhanh chóng nhất để có thể đưa ra hoạch định về ngân sách tài chính hoặc không gian tổ chức sự kiện. Từ đây, các doanh nghiệp giáo dục dễ dàng tạo các sự kiện khác nhau như:
Kết luận
Tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp giáo dục, trung tâm là điều rất cần thiết và cũng là một trong những chiến lược quan trọng để có thể thu hút học viên, phụ huynh đăng ký tham gia học tại trung tâm. Chính vì vậy, mỗi trung tâm cần lên kế hoạch cụ thể, triển khai sự kiện vào mỗi dịp sao cho hợp lý. Easy Edu hy vọng sẽ hỗ trợ được các doanh nghiệp, trung tâm giáo dục giảm bớt “gánh nặng” trong việc quản lý sự kiện. Không những vậy, phần mềm quản lý giáo dục Easy Edu còn hỗ trợ các trung tâm trong việc quản lý và vận hành trung tâm như: quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý học viên, quản lý CRM,…
Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay nền tảng Easy Edu: https://easyedu.vn/
Xem thêm bài viết khác của Easy Edu: Quy trình CRM tổng quan của trung tâm ngoại ngữ – Tối ưu Sale Và Tăng Tỉ Lệ Chốt Học Viên Lên đến 90%
