Các trung tâm Ngoại ngữ hầu hết đều quan tâm đến CRM. Tuy nhiên các trung tâm có thật sự hiểu hết về CRM để triển khai và tối ưu quy trình hiệu quả hay không? Và có những công cụ hay giải pháp nào giúp các trung tâm cải thiện vấn đề chăm sóc khách hàng khoa học, thông minh nhất? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu kĩ hơn về quy trình CRM tổng quan của trung tâm ngoại ngữ – Tối ưu Sale Và Tăng Tỉ Lệ Chốt Học Viên Lên đến 90%. 

Quy trình CRM tổng quan của trung tâm ngoại ngữ 

Bước 1: Tiếp cận khách hàng 

Thu thập nhiều đầu mối dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn, nhiều kênh khác nhau như từ Marketing chạy Ads Google, Ads FacBook, từ content chất lượng trên FanPage của trung tâm hay hệ thống thông qua các cổng tích hợp khác nhau được cung cấp bởi hệ thống CRM. 

Bước này, đội ngũ Sales phải khai thác và tiếp cận thông tin khách hàng một cách sát sao nhất. Tư vấn cho khách hàng về các khóa học, chương trình học cũng như trình độ học viên đang mong muốn. Bước tư vấn khách hàng là rất quan trọng vì đây chính là bước để tăng tỷ lệ chốt học viên cao hơn. 

 Bước 2: Chăm sóc tư vấn

Mỗi Sales lên kế hoạch gọi điện tư vấn, chăm sóc, gặp mặt, hay gửi Email, SMS, để chăm sóc hỏi thăm khách hàng. Đối với khách hàng đang có nhu cầu nhưng vẫn còn phân vân nên tư vấn những gói chương trình phù hợp hay những chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng hơn. Tùy vào từng nhu cầu khách hàng Sales có thể lựa để tư vấn và chăm sóc. Từ đó có những bước nhận định, đánh giá về mức độ tiềm năng của khách hàng đối với các khóa học và dịch vụ trung tâm bạn đang cung cấp.

Bước 3: Học thử, thi đầu vào, đặt cọc

Sau khi chốt Sales xong, đối với những bạn học viên có nhu cầu tham gia khóa học hoặc mong muốn thi thử đầu vào. Hệ thống tại trung tâm sẽ cung cấp cho các bạn học viên được test đầu vào, học thử theo từng trình độ của mỗi bạn. Bước này Sales lưu ý vì đặt cọc tiền sẽ đưa cho bộ phận kế toán, tránh trường hợp bị nhầm lẫn học phí, gây ra thiếu sót. 

Bước 4: Đăng ký học

Cho phép nhân viên tạo đăng ký học mới trên phần mềm: chọn lớp, chọn gói học phí, chọn các chính sách giảm giá, khuyến mãi, voucher, tài trợ, liên kết các thanh toán, quá trình thanh toán có liên quan, cho phép đăng ký vào lớp tạm để theo dõi. 

Bước 5: Quản lý giáo vụ

Điều hành tổ chức lớp học, phân công giảng viên, cộng tác viên tổ chức lớp, thời khóa biểu. Các công tác điểm danh, đánh giá điểm kết quả học tập của học viên.

Bước 6: Báo cáo

Báo cáo được cá nhân hóa và trang tổng quan sẽ cung cấp cho bạn bản trình bày đồ họa về giai đoạn bán hàng, hiệu suất bán hàng, báo cáo, thống kê số lượng học viên cũng như doanh thu. 

 

 Bước 7: Chăm sóc khách hàng trong quá trình đang học tại trung tâm

Trong quá trình khách hàng đang học tại trung tâm. Nhân viên chăm sóc khách hàng cần hỏi kĩ hơn về quá trình học tập như thế nào, có đáp ứng đủ về giáo viên, cơ sở vật chất,… không? Hay đến những dịp sự kiện quan trọng của khách hàng. Để tạo độ tin cậy trong khách hàng, điều này cũng sẽ giúp tăng độ thương hiệu trung tâm của bạn với khách hàng. 

Bước 8: Chăm sóc khách hàng sau khi học tại trung tâm

Sau khi học viên đã đăng ký khóa học nên chăm sóc lại khách hàng bằng việc gọi điện hỏi thăm xem khóa học có phù hợp không, cần thay đổi gì không. Và tiếp tục UpSale lên những khóa học cao hơn. Tăng tỉ lệ chốt học viên cũng như doanh thu của trung tâm.

Trên là một số bước cơ bản cần có trong Quy trình CRM dành cho trung tâm ngoại ngữ. Các bước cơ bản này sẽ giúp các trung tâm tối ưu Sale và tăng tỉ lệ chốt học viên. Hơn hết, các trung tâm cần có phần mềm quản lý cho trung tâm của mình.

Module CRM được tích hợp trên phần mềm quản lý trung tâm 

Hiểu được tầm quan trọng trong CRM, Easy Edu đã tích hợp Module CRM dành cho các trung tâm Giáo dục – Đào tạo

Tăng số lượng khách hàng mới: Các trung tâm dễ dàng thực hiện chiến dịch Email Marketing. Hoàn toàn có thể sử dụng SMS Brandname để xây dựng các chiến dịch SMS Marketing tự động. Module SMS Brandname của chúng tôi có thể dễ dàng tích hợp với nhiều nhà mạng khác nhau. Từ đó, giúp các trung tâm tăng lượng khách hàng mới từ nhiều kênh hơn.

Phễu Email Chat FanPage CSKH: Quản lý FanPage hầu hết các trung tâm đang sử dụng. Nếu một trung quy mô vừa và nhỏ có thể quản lý hộp thư trực tiếp. Nhưng nếu số lượng inbox, bình luận, cùng đổ vào hết hộp thư, với những trung tâm từ 2 chi nhánh, cơ sở trở lên thì việc quản lý FanPage sẽ trở nên vô cùng khó kiểm soát, nhầm lẫn và bị bỏ lỡ khách hàng tiềm năng.

 Với phễu chat FanPage CSKH được liên kết với CRM: Giúp các trung tâm quản lý cùng 1 lúc nhiều FanPage, có những chức năng ưu việt như tin nhắn mẫu, Emoji,.. Đặc biệt, dễ dàng tạo mới đơn hàng và tự động link ra danh mục sản phẩm và quản lý đơn hàng và xuất hóa đơn một cách khoa học, thông minh. Các trung tâm dễ dàng kiểm soát được số lượng khách hàng và không để mất khách hàng tiềm năng.

Tương tác tốt, chốt Sale cao: Các trung tâm có thể tự thiết đặt các mối quan hệ khách hàng, bạn sẽ dễ dàng truy vấn, tìm kiếm thông tin khách hàng, chăm sóc lại khách hàng theo đúng như mong muốn. Từ đó, có thể tăng tỷ lệ chốt học viên lên cao hơn.

Theo sát lộ trình đào tạo hiệu quả: Khách hàng đã và đang học tại trung tâm. Các trung tâm dễ dàng theo sát trong quá trình chăm sóc khách hàng, theo sát lộ trình. Để việc chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn, đào tạo hiệu quả hơn. 

Tăng doanh thu học viên trung tâm: Việc chăm sóc khách hàng trước, đang và sau khi kết thúc khóa học, sẽ giúp cho các trung tâm tạo được uy tín, chất lượng trung tâm. Và có thể upsale khách hàng tiếp tục học tại trung tâm với những khóa cao hơn. 

Xem thêm bài viết khác: Giải pháp phần mềm CRM cho trung tâm ngoại ngữ 

Kết luận

Trên đây là chia sẻ về Quy trình CRM tổng quan của trung tâm ngoại ngữ và làm như thế nào để tối ưu Sale và tăng tỉ Lệ chốt học viên cao. Mỗi trung tâm cần xây dựng quy trình CRM và nên có hệ thống phần mềm về CRM. Việc có hệ thống CRM sẽ giúp cho các trung tâm vận hành trôi chảy và tối ưu hơn. Từ đó, giúp Sale tăng tỷ lệ chốt học viên lên đến 90%.