Quản lý trung tâm tiếng Anh thế nào cho phù hợp với thời đại công nghệ 4.0? Người quản lý cần phải làm gì để chuyển đổi số? Dưới đây, Easy Edu chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số và quản lý trung tâm ngoại ngữ.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp và tái cấu trúc mô hình quản lý
Việc áp dụng chuyển đổi số là cần thiết trong bối cảnh nền kinh tế số, thương mại số hiện nay. Đặc biệt sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với trung tâm tiếng Anh, chuyển đổi số sẽ thay đổi cơ bản phương thức quản lý trung tâm. Giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động, kết quả của từng ban phòng trong trung tâm.
Chuyển đổi số trong quản lý trung tâm không chỉ giúp đổi mới mô hình kinh doanh mà còn tác động trực tiếp đến bộ phận quản lý và nhân sự, làm thay đổi tư duy trong hành động của mỗi cá nhân theo hướng tích cực hơn, hiệu quả hơn. Khi mỗi cá nhân có sự thay đổi trong tư duy sẽ tác động đến môi trường làm việc chung, tạo không khí làm việc sôi nổi hơn.
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của một trung tâm. Một nhà lãnh đạo có nhận thức đúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa. Ngược lại, người quản lý có tư duy bảo thủ sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của trung tâm.
Hầu hết những người quản lý mới đều mắc phải tư duy lạc hậu này. Điều này khiến các trung tâm trở nên kém linh hoạt hơn. Tư duy bảo thủ đó không những đẩy lùi sự phát triển của trung tâm mà còn báo trước sự phá sản của họ, đặc biệt là trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0.
Tư duy nhân sự – khó khăn của chuyển đổi số
Có những nhà lãnh đạo đã sớm nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số trong quản lý trung tâm. Tuy nhiên, không phải trung tâm nào đầu tư vào hệ thống công nghệ cũng thành công. Có nhiều trung tâm tham gia vào quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thất bại vì cơ cấu nhân sự và tư duy của nhân viên. Vì vậy, làm thế nào để thuyết phục nhân viên chuyển đổi số trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay.
Người lãnh đạo cần có một quá trình triển khai, tác động đến tâm lý nhân sự. Nếu nhân viên đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ không muốn thay đổi, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều. Đó là một quá trình mà nhân viên cần phải tìm hiểu, làm quen với việc thay đổi và đánh giá hiệu quả của phần mềm.
Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ
Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển cùng với sự hiện đại hóa. Các trung tâm hầu hết đã chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian. Từ đó, trung tâm có thể tập trung phát triển các hoạt động cốt lõi khác. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ giúp quy trình quản lý hạn chế tối đa sai sót. Vậy làm thế nào để trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, tài liệu của trung tâm đào tạo. Sắp xếp nhân sự, lịch học, thời khóa biểu, khóa học, dễ dàng điểm danh từng buổi, nhận xét đánh giá giáo viên và học viên,… Bộ giải pháp được thiết kế không bị động và có thể tùy biến để phù hợp với quy trình của từng trung tâm đào tạo. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý trung tâm ở mọi nơi chỉ với smart phone có truy cập Internet và trình duyệt cũng như giúp nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu nguồn lực nhân sự, cơ sở vật chất và tổ chức.
Easy Edu – Nền tảng quản trị trung tâm
Easy Edu – với chức năng là công ty cung cấp phần mềm quản trị trung tâm giáo dục hàng đầu Việt Nam, sẽ mang đến cho các trung tâm bộ giải pháp toàn diện để phát triển vững mạnh hơn. Các bộ giải pháp trong hệ sinh thái Easy Edu sẽ giúp điều hành trung tâm được hiệu quả hơn, tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý và 50% chi phí. Tích hợp hơn 50+ tính năng với những tính năng chuyên biệt như: quản lý nhân sự, học viên; quản lý nguồn tài chính, báo cáo thu chi; quản lý Sale – Marketing;…
Tính năng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu
Easy Edu tích hợp tính năng Easy Space với Easy Omnichannel giúp cải thiện văn hóa nội bộ trung tâm. Là nơi xây dựng nền móng cho văn hóa tương tác, nền móng quan trọng trong việc phát triển của bất cứ trung tâm nào trong thời đại 4.0. Có thiết kế tương tự như Facebook giúp người dùng dễ dàng làm quen, trải nghiệm những tính năng hữu ích mà Easy Space đem lại. Mọi thành viên trong trung tâm có thể tương tác, thảo luận ngay dưới bài đăng để đẩy mạnh văn hóa thông tin nội bộ. Ngoài ra, nhân viên có thể tư vấn, chăm sóc khách hàng qua Easy OA, kết nối dễ dàng với Official Account Zalo trung tâm, tạo sự thuận lợi trong việc bán khóa học đa kênh.
Easy HRM giúp người quản lý dễ dàng tối ưu nguồn lực nhân sự trong trung tâm. Xây dựng cơ chế, quy trình công việc, giao chỉ tiêu KPI, Commission, chấm công tính lương,… Nhờ có tính năng này, chủ trung tâm có thể kiểm soát được số lượng nhân sự một cách khoa học và đơn giản. Ngoài ra, Easy Edu tích hợp tính năng quản lý thông tin bảo hiểm. Tính năng này tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo đúng quy định của nhà nước. Giúp cho nhà quản lý và người lao động có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.
Với tính năng Easy Finance, người quản lý dễ dàng kiểm soát được sức khỏe tài chính trong trung tâm. Tự động tới 90% thời gian thực thi nghiệp vụ tài chính, kế toán. Báo cáo đa dạng, chuyên biệt, rõ ràng, chi tiết, chính xác tuyệt đối. Tính năng này giúp cho chủ trung tâm kiểm soát được từng hoạt động tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, theo dõi tiền ra vào hàng ngày được cập nhật liên tục. Dễ dàng kiểm soát mọi loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, nợ xấu nhằm giúp hoạch định kế hoạch Tài chính một cách chính xác nhất.
Easy Marketing là một tính năng giúp cho người quản lý dễ dàng thiết lập và chỉ đạo các Chiến dịch Marketing hiệu quả. Những hệ thống bộ công cụ Digital Marketing như SMS, Email, Optin Form, Call Center,… giúp tối ưu chi phí cho hoạt động Marketing – truyền thông cho trung tâm. Đặc biệt, công cụ SMS Brandname tích hợp với hầu hết các nhà cung cấp Email Brandname tên tuổi tại Việt Nam, cho nhà quản lý nhiều lựa chọn phù hợp nhà cung cấp. Dễ dàng thiết lập hệ thống SMS Automation và hoàn toàn miễn phí khởi tạo.
Với Easy Mail, các nhà quản lý có thể yên tâm về độ chính xác cũng như sự an toàn về bảo mật, giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Có đầy đủ tính năng của một nền tảng email chuyên nghiệp nhưng Easy Edu cam kết chi phí luôn cạnh tranh nhất trên thị trường. Tương tác linh hoạt theo thời gian thực (realtime) sẽ giúp trung tâm tiết kiệm tới 80% chi phí cho các hoạt động chăm sóc học sinh, phụ huynh thông qua email
Kết luận
Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Là một đơn vị cung cấp giải pháp cho +2000 trung tâm lớn nhỏ ở Việt Nam, Easy Edu thấu hiểu được các nỗi đau mà các doanh nghiệp Giáo dục – đào tạo đã và đang gặp phải. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu đã, đang và sẽ luôn là “cánh tay đắc lực” hỗ trợ các doanh nghiệp giáo dục trong quá trình chuyển đổi số.
Bạn đã từng vật lộn với danh sách 1000 học viên với các thông tin hỗn độn, chồng chất lên nhau? Hay bạn đã từng dành cả giờ đồng hồ để soát lại điểm danh, học phí của học sinh khi phụ huynh muốn truy xuất lại? Mệt mỏi khi phải vật lộn xử lý “mớ” công việc rối rắm, phức tạp, bạn bắt đầu đi tìm những giải pháp công nghệ có thể giúp mình giải quyết những bài toán trên, với mong muốn cải thiện năng suất của chính bản thân và cả trung tâm. Nhưng làm thế nào để thuyết phục sếp đầu tư những giải pháp công nghệ mới? Nhất là khi họ thấy trung tâm vẫn hoạt động tốt với những phương pháp cũ. Hãy tìm cho mình câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Tìm kiếm sự ủng hộ, đồng tình của đồng nghiệp
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, bạn cần nhanh chóng tìm kiếm sự ủng hộ đến từ những đồng nghiệp đang có những nỗi đau tương tự. Cấp trên có thể dễ dàng từ chối một đề xuất của một nhân viên, nhưng khó có thể từ chối đề xuất của cả một tập thể. Đề xuất này phải bắt nguồn từ chính những hiện trạng thực tế đang xảy ra tại trung tâm mà chỉ có những nhân viên trực tiếp triển khai mới có thể nhìn rõ những “mặt trái” này. Vì vậy, nếu không là tiếng nói của chính bạn thì sẽ chẳng có ai thấy những vất vả mà bạn đã trải qua đâu.
Tuy nhiên, với quy mô trung tâm lớn có nhiều cấp bậc, vị trí, nhân viên nên tiến hành đề xuất với quản lý cấp bậc của mình trước, không nên đề xuất trực tiếp vượt cấp đến sếp tổng. Bởi chính quản lý của bạn là người làm việc trực tiếp với nhân viên, nên họ sẽ hiểu rõ được các hiện trạng đang xảy ra tại phòng ban mình. Đồng thời, người quản lý hoặc trưởng phòng là người nắm trong tay những quyền hạn nhất định để đề xuất và thuyết phục cấp trên thực hiện các khoản đầu tư mang tính chiến lược.
Nhấn mạnh lợi ích, những giá trị mới mẻ mà công nghệ mang lại
Giá trị lợi ích là thứ đầu tiên mà các cấp lãnh đạo nghĩ tới trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào bất cứ thứ gì. Và công nghệ cũng thế, bạn nên chuẩn bị các tài liệu về các tính năng, nghiệp vụ mà phần mềm có thể tối ưu hóa mang lại sự chuyển biến có lợi về doanh thu hay vận hành để thuyết phục cấp trên.
Cụ thể hơn, Easy Edu sẽ chia sẻ hai nhóm lợi ích mà công nghệ mang lại như sau:
Lợi ích hữu hình: là những lợi ích có thể nhìn thấy rõ ràng qua sự tăng trưởng doanh thu hay tối ưu chi phí trong các hoạt động của trung tâm. Những lợi ích này có thể được đo lường dễ dàng bằng các công cụ, thước đo đánh giá hay chính bằng sự so sánh doanh thu và chi phí trước và sau khi sử dụng phần mềm.
Lợi ích vô hình: là những lợi ích không thể đo lường bằng các công cụ được. Một số ví dụ về lợi ích vô hình như cải thiện sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên,…
Trước khi thuyết phục sếp, chính nhân viên và các trưởng phòng nên là người thử nghiệm sản phẩm phần mềm đó trước xem có phù hợp với mô hình vận hành của trung tâm mình hay không. Thông thường, quá trình thử nghiệm của Easy Edu sẽ kéo dài từ 5-7 ngày để người dùng có thể tìm hiểu chi tiết nhất các nghiệp vụ chuyên môn và hiểu được toàn bộ tính logic của phần mềm. Chính những trải nghiệm thực tế và sự hài lòng của nhân viên là bằng chứng thuyết phục nhất để các sếp sẵn sàng “rút hầu bao”
Thuyết phục lãnh đạo bằng khoa học
Ngoài sự ủng hộ của đồng nghiệp và nêu lên những giá trị lợi ích của phần mềm, chúng ta cũng có thể biến đề xuất của mình có “sức nặng” hơn bằng cách ứng dụng nguyên lý thuyết phục của triết gia Aristotle.
Nguyên lý này bao gồm 3 khía cạnh: ethos (tính tin cậy-góc nhìn người đề xuất), pathos (tính cảm xúc-góc nhìn người tiếp nhận đề xuất) and logos (tính lý luận – dẫn chứng).
Bằng việc kể một câu chuyện dẫn chứng với sự lồng ghép khéo léo 3 yếu tố này, bản đề xuất của bạn chắc chắn sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Là người chịu trách nhiệm việc lên lịch học, sắp xếp lớp, lịch học cho học sinh, giáo viên (ethos – gắn liền hình ảnh bản thân gần gũi nhất với vấn đề – tăng tính tin cậy), tôi đã tổng hợp nhanh một bản báo cáo so sánh quy trình làm việc thủ công hiện tại và quy trình sau khi sử dụng phần mềm Easy Edu.
Thực tại hiện trạng đang diễn ra như sau:
Trung tâm đang trong quá trình mở rộng và phát triển, số lượng học sinh và giáo viên tăng dần, gây khó khăn cho nhân viên cơ sở với chỉ 3 người (kêu gọi sự đồng tình từ đồng nghiệp, đánh vào tính cảm xúc – pathos)
Các danh sách, báo cáo được tiến hành qua Excel tốn rất nhiều thời gian (số liệu – logos)
Giải pháp phần mềm Easy Edu sẽ giúp giải quyết các bài toán của trung tâm (đề cập đến thực trạng của nhân viên, đánh vào cảm xúc của sếp – pathos) như:
Tối ưu quy trình, xếp lớp chỉ bằng vài cú click
Khi chạy lịch học, hệ thống sẽ tự sinh ra hóa đơn theo các thông tin có sẵn -> tiết kiệm thời gian rất nhiều
Truy vết lại lịch sử điểm danh dễ dàng
Đính kèm app trên điện thoại để phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập của con
Chi phí rẻ, đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm
Các dẫn chứng số liệu nên được biểu diễn dưới dạng hình ảnh, video nhiều hơn bởi chúng có thể minh họa cho đề xuất của bạn giúp người nghe tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn. Bởi theo các nghiên cứu khoa học, bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn văn bản thuần túy.
KẾT LUẬN
Mặc dù chuyển đổi số đang có những tác động mạnh mẽ cho đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam, thì vẫn còn đâu đó những nhà lãnh đạo chưa bắt kịp được làn sóng mới này. Easy Edu hi vọng qua bài viết này, đội ngũ nhân viên có thể tự xây dựng được một bản đề xuất với những chứng cứ thuyết phục, từ đó mang công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, và tăng lợi thế cạnh tranh cho trung tâm.
“Chị không có nhiều thời gian đâu”, “anh ngại thay đổi, sợ đảo lộn mọi thứ”, “em thấy dùng excel vẫn ổn”, “phần mềm này lằng nhằng, phức tạp quá”,… vô số lý do được nhân viên đưa ra để từ chối việc áp dụng công nghệ vào làm việc. “Làm sao để thuyết phục nhân viên CHUYỂN ĐỔI SỐ?” trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay. Công nghệ dù có tiên tiến đến đâu thì cũng sẽ trở thành mớ bòng bong nếu nhân viên không chủ động học hỏi, áp dụng.
Ai cũng biết rằng chuyển đổi số sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được công sức, thời gian, chi phí, tối ưu hiệu quả làm việc. Vậy thì đáng lẽ nhân viên phải “đòi” sếp mua phần mềm sử dụng chứ? Nhưng thực tế ở hầu hết các trung tâm lại có muôn vàn lý do khiến nhân viên từ chối sử dụng phần mềm. Thực chất, điều này chẳng có gì đáng lo cả! Nếu nhân viên của bạn đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ tụt hậu hay muốn chống đối, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu mà không biết phần mềm thực sự có tác dụng không mà thôi.
Giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ từ bỏ thói quen cũ này chính là trách nhiệm của những người đi đầu hay chính là những nhà quản lý 4.0 của thời đại số này. Trong bài viết này, hãy cùng Easy Edu phân tích về tâm lý của nhân viên và đưa ra giải pháp giúp người quản lý thuyết phục nhân viên trong “công cuộc đổi mới” này.
Phân loại nhân viên theo mô hình vòng đời sử dụng công nghệ
Từ những năm 1960, nhà xã hội học Everett Rogers đã thống kê và phân loại những thái độ cởi mở khác nhau của nhân viên trước việc sử dụng công nghệ theo mô hình như sau:
Theo mô hình này, nhân viên của bạn có thể nằm trong các nhóm sau:
– Innovators (Những nhà cải tiến). Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới. Bởi vì họ thích và muốn khám phá công nghệ mới. Tuy nhiên, tỷ lệ của những nhân viên này là siêu nhỏ trong tập thể với 2,5%.
– Early adopters (Những người áp dụng sớm). Những người dùng này sẽ hiểu và biết áp dụng phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại. Nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại.
– Early majority (Phần đông áp dụng sớm). Nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế vì họ muốn xem phần mềm có thực sự đem lại kết quả hay không.
– Late majority (Phần đông áp dụng muộn). Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ. Và họ công nhận rằng công cụ cũ đã không còn hiệu quả.
– Laggards (Những người chậm chạp): Nhóm người này có xu hướng sử dụng công nghệ và phần mềm quen thuộc. Họ không thấy thoải mái khi phải từ bỏ đi các thói quen cũ
Khi đã hiểu cách phân loại này, người quản lý sẽ biết được mỗi nhân viên của mình đang nằm trong loại nào và đưa ra giải pháp cho từng đối tượng. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều, mà đó là cả một quá trình để nhân viên hiểu, làm quen với thay đổi và đánh giá được hiệu quả của phần mềm. Chính vì vậy, chủ động có một lộ trình triển khai, đào tạo cho nhân viên là một bước đệm vô cùng quan trọng để công cuộc chuyển đổi số thành công.
Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào trung tâm
Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm triển khai phần mềm
Đối với các trung tâm quy mô nhỏ dưới 15 nhân sự thì thật là dễ dàng để chọn ra người trực tiếp triển khai phần mềm. Nhưng đối với hệ thống trung tâm lớn thì việc này lại hoàn toàn không dễ dàng. Áp dụng phần mềm mới đôi khi sẽ làm thay đổi đi các quy trình cũ, bắt buộc phải xây dựng lại quy trình kinh doanh mới, chiến lược mới. Điều này cần phải nhờ đến những người đặt nền móng – chính là những người lãnh đạo cao nhất, đóng vai trò tiên phong trong việc hoạch định chiến lược mới. Những chiến lược cũ có thể được rút ngắn, thay đổi, cập nhật liên tục theo dòng chảy của thời đại số. Hoặc hãy xây dựng một đội ngũ đào tạo nội bộ, lựa chọn một số nhân sự thuộc nhóm Innovator hay Early adopters để áp dụng triển khai thử nghiệm trước. Họ sẽ người làm việc trực tiếp với đơn vị triển khai phần mềm để học hiểu phần mềm, sau đó truyền cảm hứng và đào tạo cho các nhân viên còn lại.
Bước 2: Xây dựng lộ trình triển khai
Mỗi một bộ phận trong trung tâm cần có một lộ trình triển khai khác nhau tương ứng với yêu cầu công việc, vị trí, trách nhiệm của mỗi người. Nhà cung cấp phần mềm chính là những người hiểu sản phẩm nhất. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các trung tâm triển khai và hiểu rằng đâu là quy trình phù hợp nhất với hệ thống. Vì vậy việc ngồi lại cùng với nhà cung cấp để bàn bạc, thống nhất và lập ra một kế hoạch, lộ trình cụ thể là điều cần thiết phải làm. Một lộ trình triển khai tốt cần phải trả lời các câu hỏi sau:
Thời điểm chuyển đổi: Khi nào bạn sẽ loại bỏ công cụ cũ và sẵn sàng chuyển đổi số?
Đối tượng triển khai: Chúng ta nên triển khai cho tất cả nhân viên cùng một lúc hay sẽ phân chia theo từng phòng ban để chuyên môn hóa nghiệp vụ mỗi bộ phận
Cách thức đào tạo: Chúng ta sẽ đào tạo trong mấy buổi? Nội dung từng buổi như thế nào? Làm thế nào để có thể truyền đạt tốt nhất đến nhân viên?
Mục tiêu triển khai phần mềm: Xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì mỗi thành viên trong nhóm dự kiến sẽ đạt được với công nghệ mới được sử dụng.
Bước 3: Đào tạo nhân viên, áp dụng phần mềm vào thực tiễn
Các phần mềm quản lý trung tâm nói chung cũng như Easy Edu nói riêng, chúng ta luôn có bước đầu tiên là đào tạo từ nhà cung cấp. Chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp sẽ trao đổi với trung tâm xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với quy mô, nhu cầu của từng trung tâm. Trong nhiều trường hợp, trung tâm thường mặc định rằng việc triển khai phần mềm là trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp và mất một vài buổi sẽ có thể hiểu và áp dụng được phần mềm. Nhưng thực chất ở đây yêu cầu trách nhiệm của cả 2 bên: trung tâm và nhà cung cấp.
Sau khi làm việc cùng chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp, đội ngũ đào tạo của trung tâm sẽ là người trực tiếp triển khai nếu đã hiểu hệ thống, cách thức hoạt động phần mềm. Trong giai đoạn đầu nhập liệu đó, phía nhà cung cấp cũng sẽ vẫn đồng hành để hỗ trợ cùng trung tâm.
Sau đào tạo, hãy chọn ra một đại diện chuyên phụ trách giải quyết những thắc mắc liên quan đến phần mềm mới hay là đầu mối thông tin giữa trung tâm và đơn vị cung cấp. Việc này đòi hỏi những người có tính kiên nhẫn cao, khả năng truyền đạt thông tin minh bạch và nhất quán, tránh gặp phải những sai lệch về thông tin sau này.
Bước 4: Đo lường hiệu quả và điều chỉnh
Đặt ra một khoảng thời gian để đo lường hiệu quả sử dụng phần mềm: Thời gian chuyển đổi số là cần phải vô cùng nhanh chóng nhưng cũng không nên quá ngắn vì sẽ không test được các nghiệp vụ chuyên sâu hơn và tính ổn định của hệ thống. Hoặc cũng chưa đủ thời gian để chúng ta đánh giá phần mềm có thực sự phù hợp với cách thức hoạt động của trung tâm hay không?
Đo lường và điều chỉnh: sau khi đặt ra mốc thời gian, hãy đánh giá, so sánh với các mục tiêu mà trước kia trung tâm đã đề ra. Từ đó, trung tâm sẽ có những điều chỉnh linh hoạt để có thể tối ưu được thời gian và chi phí sử dụng nhất.
KẾT LUẬN
Việc đảm bảo nhân viên có thể hào hứng và áp dụng triển khai chuyển đổi số ngay lập tức chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng. Thậm chí, nếu không biết cách triển khai thì chi phí phần mềm là 1, nhưng chi phí triển khai và thời gian công sức bỏ ra khéo phải lên đến 10. Mặc dù nhân viên là một nhân tố cực kỳ quan trọng góp phần vào sự thành công của công cuộc chuyển đổi số, nhưng sự thành công trước tiên đến từ tầm nhìn, sự quyết đoán của những nhà lãnh đạo.
Tạp chí Nhịp sống số – Nền tảng Easy Edu đạt danh hiệu “Sản phẩm xuất sắc” ngành phần mềm, công nghệ thông tin trong lĩnh vực Giáo dục tại lễ trao giải Sao Khuê 2022, ngày 23/4.
Giải thưởng Sao Khuê của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) trong 2 năm gần đây đã đặt sứ mệnh “Thúc đẩy nền tảng giải pháp số – Tiên phong phát triển các hệ sinh thái số”.
Ông Bùi Ngọc Tự – CEO Easy Edu cho biết danh hiệu sản phẩm xuất sắc về ngành phần mềm, công nghệ thông tin thuộc lĩnh vực Giáo dục tại lễ trao giải Sao Khuê 2022 là sự ghi nhận những nỗ lực, sự chăm chỉ, sản phẩm chất lượng của Easy Edu mang tới cho khách hàng.
“Chiến thắng tại Giải Sao Khuê lần này, chính là động lực quý báu để chúng tôi không ngừng nỗ lực, cải tiến về chất lượng và dịch vụ. Chúng tôi luôn đi đầu trong việc chuyển đổi số với mong muốn đồng hành và hỗ trợ các Doanh nghiệp Giáo dục. Từ đó, tạo nên nhiều giá trị hơn cho xã hội, đất nước”.
Từ năm 2015, Easy Edu bắt tay vào thực hiện dự án và sau đó được đưa ra thị trường, nhanh chóng khẳng định được vị trí dẫn đầu. Trở thành nền tảng quản lý – vận hành và phát triển doanh nghiệp giáo dục – đào tạo có nhiều khách hàng sử dụng nhất Việt Nam.
Với slogan mạnh mẽ “Đơn giản bên ngoài – Mạnh mẽ bên trong – Đầy đủ tính năng – Tùy biến linh hoạt”. Phần mềm quản lý Doanh nghiệp Giáo dục Easy Edu nghiên cứu và phát triển được biết đến là phần mềm chuyên sâu, hỗ trợ các Doanh nghiệp Giáo dục đến 90% thời gian quản lý và vận hành, 50% chi phí nhân sự. Phần mềm Easy Edu sẽ tối ưu toàn bộ quy trình từ Quản lý nhân sự, KPI, giao việc, chấm công; Quản lý học viên, thông tin học viên, điểm danh, kiểm tra; Quản lý lớp học, lịch học, chạy lịch xếp lớp tự động; Quản lý tuyển sinh; giáo trình, khoá học, giáo án; quản lý sale – marketing và các chiến dịch quảng cáo… cho đến Quản lý đào tạo; Quản lý tài chính, hoá đơn tự động, báo cáo thu chi.
Ngay từ khi hoạt động, Easy Edu đã xác định cho mình sứ mệnh “Làm cho việc quản lý Doanh nghiệp Giáo dục trở nên dễ dàng hơn”. Giúp các Doanh nghiệp Giáo dục thay đổi cách quản lý, đơn giản, hiệu quả hơn bằng cách cung cấp nền tảng công nghệ đột phá, có thể ứng dụng dễ dàng, nhanh chóng với chi phí thấp, mang lại hiệu quả cao.
Easy Edu đặt ra định hướng trở thành công ty cung cấp nền tảng Quản lý Doanh nghiệp Giáo dục Phổ biến nhất Đông Nam Á. Với mong muốn giúp các doanh nghiệp Giáo dục dễ dàng quản lý và vận hành Doanh nghiệp, đồng thời đột phá trong tăng trưởng doanh thu.
Sự tôn vinh tại Sao Khuê năm nay thêm phần khẳng định vị thế của Easy Edu trong ngành phần mềm và công nghệ thông tin nói chung, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ Giáo dục nói riêng. Đây sẽ là nguồn động lực to lớn giúp tiếp thêm sức bật cho một doanh nghiệp trẻ như Easy Edu trên hành trình khẳng định vị thế tại thị trường Việt Nam và vươn ra quốc tế.
Như trong bài viết “Toàn cảnh bức tranh kinh doanh giáo dục năm 2021“, Easy Edu đã chỉ rõ dự đoán xu hướng ngành dịch vụ Giáo dục năm 2022 – Lạc quan một cách thận trọng. Sau thời gian nghỉ dịch khá dài, các trường học, trung tâm đã được mở cửa trở lại, học sinh cũng được quay trở lại trường, lớp. Có thể nói, các chủ Doanh nghiệp kinh doanh giáo dục như vỡ òa niềm hạnh phúc. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là Tuyển sinh sau dịch lại là vấn đề nhức nhối. Easy Edu sẽ cùng các trung tâm giải quyết bài toán khó này.
Chiến lược tuyển sinh thành công sau dịch
Trải qua 2 năm sóng gió, tỷ lệ học sinh tụt giảm tại các trung tâm từ 20% cho đến 65%, các trung tâm đa phần chỉ dừng ở mức duy trì doanh nghiệp của mình, hoặc bù lỗ chờ hết dịch (trừ các trung tâm đã chuyển đổi số thành công từ trước). Năm 2022 có thể nói là thời vận mới, nhưng cũng là thách thức mới, bởi lẽ các bậc phụ huynh, học sinh (người trực tiếp quyết định chi tiền) vẫn còn e dè trước tình hình dịch bệnh, hay bản thân họ cũng gặp những eo hẹp về tài chính. Nhưng nếu làm đúng cách, các Doanh nghiệp giáo dục vẫn có thể Chiến thắng nếu có Chiến lược Tuyển sinh đúng đắn, hiệu quả và tiết kiệm.
Trước hết cần phân tích rõ hoạt động tuyển sinh bao gồm hoạt động Quảng bá sản phẩm dịch vụ (Khóa học) bằng các hành động Truyền thông, Maketing.. Và hoạt động Bán hàng (Chốt đơn hàng bán). Vậy làm thế nào để 2 hoạt động này đạt được thắng lợi?
Truyền thông – Maketing
Chuẩn bị kỹ trước khi bỏ tiền làm truyền thông, Marketing, Ads không hiệu quả:
Các trung tâm nên tính toán kỹ lưỡng lại các gói giá khóa học, nên giảm biên lợi nhuận trong giai đoạn này để thu hút học viên. Không nên giữ giá bán như giai đoạn trước dịch, lấy số lượng bù lợi nhuận với khách hàng mới và áp dụng chiến lược khuyến mãi thông minh nhằm thu hút dòng tiền và số lượng học sinh.
Hoặc thiết kế thêm các gói sản phẩm khóa học đa dạng hơn để có thể đáp ứng được nhiều đối tượng với nhiều mức giá khác nhau.
Truyền thông các sản phẩm 1 cách khéo léo và hiệu quả
Các trung tâm nên tận dụng các kênh marketing tiết kiệm chi phí, đúng Target. Nền tảng Easy Edu tích hợp phân hệ Marketing, hỗ trợ các trung tâm chạy chiến dịch, tối ưu, tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Đầu tiên bạn nên nghĩ đến chiến dich Affiliate (Tặng hoa hồng cho người giới thiệu) Truyền thông khéo léo vấn đề này đến các phụ huynh thân thiết, những người thực sự yêu quý trung tâm và để hiệu quả hơn, CEO hoặc quản lý trung tâm nên trực tiếp chuyện trò, tế nhị lồng vào câu chuyện vấn đề về khuyến mãi (Tiền mặt, cộng thêm buổi học…. Khi giới thiệu học sinh cùng học ) nhờ Phụ huynh thêm vào các nhóm lớp của con em mình để Seeding….
Hướng tiếp theo bạn phải nghĩ đến Email Marketing. Vì các công cụ Email tốt với chi phí hợp lý như Mailchimp, Amazon để việc gửi email đảm bảo vào hòm thư khách hàng. Hiện nay, nền tảng Easy Edu – Nền tảng quản trị Doanh nghiệp giáo dục Phổ biến nhất Việt Nam đã tích hợp sẵn API của 2 Platform Email này, bạn chỉ cần thao tác tập trung trên 1 nền tảng duy nhất là Easy Edu là đã đầy đủ tính năng từ Template Buider, gửi theo tệp Audiant hoàn toàn tự động…
Email Builder
Tiếp theo SMS Marketing cũng là 1 kênh tuyển sinh hiệu quả, ít nhất là với kênh Re Marketing với những học viên nghỉ trước và trong dịch (Nhắn tin mời đi học lại). Tuy nhiên đây là kênh có chi phí khá lớn (450 – 750 Vnđ/ tin nhắn). Bạn nên cân nhắc, nếu bạn đã có tệp data tốt thì nên maketing thông qua kênh SMS này. Hiện nay, nền tảng Easy Edu – Nền tảng quản trị Doanh nghiệp giáo dục Phổ biến nhất Việt Nam đã tích hợp sẵn API của 7 nhà cung cấp SMS Marketing, bạn có thể tích hợp nhanh chóng và miễn phí không tốn thời gian chờ đợi.
Easy Edu tích hợp sẵn API của 7 nhà cung cấp SMS Marketing
Một cách khác trung tâm của bạn có thể kết nối lại các đối tác trường học để chuẩn bị data cho việc chuyển đổi. Và đặc biệt hãy truyền thông về sự an toàn khi học sinh quay trở lại học tại Trung tâm (nếu bạn sở hữu mô hình kinh doanh Offline) để chuẩn bị cho các Event tuyển sinh trong giai đoạn tới.
Hoặc bạn sử dụng những công cụ Marketing có độ phổ quát cao như chạy Ads Google, Ads Facebook. Hiện tại tình hình lên Ads Facebook khá khó khăn do các chính sách của Facebook siết quảng cáo (Check khá kĩ từ tài khoản quảng cáo, Content, Hình ảnh cho tới lịch sử thanh toán, thay đổi thuât toán mới….), vì vậy bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi Camp Ads tránh trường hợp tốn kém chi phí mà không đem lại hiệu quả. Chúng tôi sẽ có bài viết về các phương thức Ads Google, Facebook năm 2022 trong thời gian tới, mong các bạn theo dõi và đón đọc để việc chạy Ads tuyển sinh được hiệu quả hơn.
Tăng tỷ lệ chốt đơn
Việc tìm học sinh đến học thử đã là khó khăn, tuy nhiên sau khi bỏ hàng loạt chi phí kéo học viên đến học thử mà tỷ lệ học viên chốt mua khóa học lại thấp thì khá đau lòng. Bạn phải làm sao để tỷ lệ chốt sau học thử tăng tối đa bằng hàng loạt hành động.
Tối ưu Cơ sở vật chất
Các trung tâm nên trang trí lại cơ sở vật chất sao cho tươi mới, sạch đẹp (không cần quá tốn kém, có thể chỉ là 1 bình hoa tươi tại quầy lễ tân hay bàn tư vấn, hoặc 1 vài Standee giới thiệu về khóa học dựng tại phòng chờ của Phụ huynh học sinh…) và nhớ luôn chuẩn bị sẵn cồn rửa tay, khẩu trang miễn phí, cốc uống nước sử dụng 1 lần….Những sự chuẩn bị nho nhỏ này cũng giúp việc tăng tỷ lệ chốt đơn lên thêm 10%.
Tối ưu Giáo viên dạy thử
Hãy lựa chọn những giáo viên giỏi nhất để dạy thử nhằm tăng tính hiệu quả trong buổi dạy thử này. Yêu cầu bắt buộc với giáo viên là sự nhiệt tình chuyên nghiệp và thân thiện. Đặc biệt, bạn hãy để giáo viên trực tiếp trò chuyện sau buổi dạy thử với phụ huynh (đánh giá nhanh từng học viên nhằm tăng thiện cảm) nếu với mô hình giáo dục trẻ em. Chỉ với hành động này, bạn đã có thể tăng hiệu quả chốt đơn lên thêm 10%.
Tối ưu Đội ngũ tư vấn
Bạn hãy tập cho nhân sự tư vấn càng kỹ lưỡng càng tốt về những kịch bản chốt đơn, lưu ý “tập luyện thật kỹ” các kỹ năng chốt đơn trước khi tuyển sinh. Hãy cùng đặt ra càng nhiều kịch bản càng tốt nhằm tăng tính hiệu quả trong hoạt động bán hàng. Và đương nhiên cần có yêu cầu cụ thể về thái độ khi giao tiếp với khách hàng (Niềm nở, tươi tắn, nhiệt tình, tế nhị, khéo léo…..) Nếu bạn sở hữu trung tâm nhỏ, ít nhân viên tư vấn, bạn đừng ngần ngại mà hãy trực tiếp tham gia chuyện trò chốt đơn trực tiếp với phụ huynh. Nếu bạn làm tốt khâu chuẩn bị này, bạn có thể gia tăng tỷ lệ chốt lên đến 30%.
Chứng minh sự chuyên nghiệp và hiệu quả
Trung tâm của bạn hãy chứng tỏ sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong giáo dục tại trung tâm của bạn cho Phụ huynh, học sinh cảm nhận thấy. Có 1 Tip nhỏ là tạo tài khoản ngay sau khi học thử trên Nền tảng Easy Edu để phụ huynh học sinh ngay lập tức được tham gia vào Easy Space (không gian gắn kết gia đình và nhà trường) Bạn có thể tăng tới 50% tỷ lệ chốt đơn thông qua hành động này. Hãy trang hoàng Easy Space thật đẹp, đầy đủ thông tin của trung tâm mình. Phụ huynh, học sinh sẽ yên tâm hơn khi được học tại 1 trung tâm giáo dục chuyên nghiệp từ cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, đội ngũ chăm sóc và hệ thống quản lý, quản trị.
Easy Space
Ngoài Easy Space, bạn cũng nên tư vấn cho học sinh phụ huynh ngay trong buổi học thử về các phương thức hoạt động khác trên phần mềm (Ví dụ: Học sinh ngay sau khi đi học sẽ được tham gia luôn vào Lớp học, có thể dễ dàng chuyện trò thảo luận ngay trong lớp học này) có thể dễ dàng kiểm soát được chất lượng học tập thông qua hệ thống giao nhận bài về nhà, học thi trực tuyến qua Web hoặc App, đồng thời dễ dàng Chat với giáo viên hay người quản lý nhằm kiểm soát chất lượng đào tạo….
Quize Test
Hãy đẩy điểm chốt đặt cọc ngay trong buổi học thử để chắc ăn nhất cho hoạt động tuyển sinh. Nếu làm đầy đủ, làm tốt các bước trên, chắc chắn bạn có thể đẩy tỷ lệ chốt lên tới 70% – 80%. Với 20% -30% khách hàng còn chưa quyết, bạn hãy làm thật tốt khâu chăm sóc thông qua tính năng Easy CRM của Nền tảng Easy Edu, công cụ CRM mạnh mẽ này sẽ giúp bạn không quên sót bất cứ khách hàng nào. Hãy chia khách hàng theo Pipeline cụ thể để chăm sóc và hướng khách hàng tới điểm chốt hiệu quả nhất, hệ thống quản lý tuyệt vời này sẽ giúp bạn quản lý thật chặt vòng đời khách hàng từ Trước – Trong – Sau bán hàng một cách hiệu quả nhất. Chúng tôi sẽ có bài viết về việc xây dựng Pipeline khách hàng tinh gọn, đơn giản hiệu quả cho trung tâm giáo dục trong thời gian tới. Rất mong quý vị đón đọc để áp dụng hiệu quả cho trung tâm của mình
Kết luận
Chuyển đổi số đang là xu hướng bắt buộc, không thể trì hoãn ở bất cứ ngành nghề kinh doanh nào. Kinh doanh giáo dục không nằm ngoài xu hướng ấy. Chuyển đổi số bằng nền tảng Easy Edu giúp bạn tiết kiệm tới 50% thời gian quản lý, 30% chi phí trong mọi vấn đề từ Marketing, Tài chính, Chăm sóc khách hàng…. Đồng thời giúp bạn gia tăng hiệu quả trong mọi hoạt động lên đến 300%. Chuyển đổi số sẽ là “1 liều Vacxin” cực mạnh giúp bạn có thêm kháng thể, có thêm sức mạnh để đảm bảo an toàn, gia tăng sức cạnh tranh và bứt phá trong giai đoạn 2022 và trong tương lai.
