Quản lý trung tâm tiếng Anh thế nào cho phù hợp với thời đại công nghệ 4.0? Người quản lý cần phải làm gì để chuyển đổi số? Dưới đây, Easy Edu chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số và quản lý trung tâm ngoại ngữ.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp và tái cấu trúc mô hình quản lý
Việc áp dụng chuyển đổi số là cần thiết trong bối cảnh nền kinh tế số, thương mại số hiện nay. Đặc biệt sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với trung tâm tiếng Anh, chuyển đổi số sẽ thay đổi cơ bản phương thức quản lý trung tâm. Giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động, kết quả của từng ban phòng trong trung tâm.
Chuyển đổi số trong quản lý trung tâm không chỉ giúp đổi mới mô hình kinh doanh mà còn tác động trực tiếp đến bộ phận quản lý và nhân sự, làm thay đổi tư duy trong hành động của mỗi cá nhân theo hướng tích cực hơn, hiệu quả hơn. Khi mỗi cá nhân có sự thay đổi trong tư duy sẽ tác động đến môi trường làm việc chung, tạo không khí làm việc sôi nổi hơn.
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của một trung tâm. Một nhà lãnh đạo có nhận thức đúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa. Ngược lại, người quản lý có tư duy bảo thủ sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của trung tâm.
Hầu hết những người quản lý mới đều mắc phải tư duy lạc hậu này. Điều này khiến các trung tâm trở nên kém linh hoạt hơn. Tư duy bảo thủ đó không những đẩy lùi sự phát triển của trung tâm mà còn báo trước sự phá sản của họ, đặc biệt là trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0.
Tư duy nhân sự – khó khăn của chuyển đổi số
Có những nhà lãnh đạo đã sớm nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số trong quản lý trung tâm. Tuy nhiên, không phải trung tâm nào đầu tư vào hệ thống công nghệ cũng thành công. Có nhiều trung tâm tham gia vào quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thất bại vì cơ cấu nhân sự và tư duy của nhân viên. Vì vậy, làm thế nào để thuyết phục nhân viên chuyển đổi số trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay.
Người lãnh đạo cần có một quá trình triển khai, tác động đến tâm lý nhân sự. Nếu nhân viên đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ không muốn thay đổi, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều. Đó là một quá trình mà nhân viên cần phải tìm hiểu, làm quen với việc thay đổi và đánh giá hiệu quả của phần mềm.
Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ
Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển cùng với sự hiện đại hóa. Các trung tâm hầu hết đã chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian. Từ đó, trung tâm có thể tập trung phát triển các hoạt động cốt lõi khác. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ giúp quy trình quản lý hạn chế tối đa sai sót. Vậy làm thế nào để trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, tài liệu của trung tâm đào tạo. Sắp xếp nhân sự, lịch học, thời khóa biểu, khóa học, dễ dàng điểm danh từng buổi, nhận xét đánh giá giáo viên và học viên,… Bộ giải pháp được thiết kế không bị động và có thể tùy biến để phù hợp với quy trình của từng trung tâm đào tạo. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý trung tâm ở mọi nơi chỉ với smart phone có truy cập Internet và trình duyệt cũng như giúp nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu nguồn lực nhân sự, cơ sở vật chất và tổ chức.
Easy Edu – Nền tảng quản trị trung tâm
Easy Edu – với chức năng là công ty cung cấp phần mềm quản trị trung tâm giáo dục hàng đầu Việt Nam, sẽ mang đến cho các trung tâm bộ giải pháp toàn diện để phát triển vững mạnh hơn. Các bộ giải pháp trong hệ sinh thái Easy Edu sẽ giúp điều hành trung tâm được hiệu quả hơn, tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý và 50% chi phí. Tích hợp hơn 50+ tính năng với những tính năng chuyên biệt như: quản lý nhân sự, học viên; quản lý nguồn tài chính, báo cáo thu chi; quản lý Sale – Marketing;…
Easy Edu tích hợp tính năng Easy Space với Easy Omnichannel giúp cải thiện văn hóa nội bộ trung tâm. Là nơi xây dựng nền móng cho văn hóa tương tác, nền móng quan trọng trong việc phát triển của bất cứ trung tâm nào trong thời đại 4.0. Có thiết kế tương tự như Facebook giúp người dùng dễ dàng làm quen, trải nghiệm những tính năng hữu ích mà Easy Space đem lại. Mọi thành viên trong trung tâm có thể tương tác, thảo luận ngay dưới bài đăng để đẩy mạnh văn hóa thông tin nội bộ. Ngoài ra, nhân viên có thể tư vấn, chăm sóc khách hàng qua Easy OA, kết nối dễ dàng với Official Account Zalo trung tâm, tạo sự thuận lợi trong việc bán khóa học đa kênh.
Easy HRM giúp người quản lý dễ dàng tối ưu nguồn lực nhân sự trong trung tâm. Xây dựng cơ chế, quy trình công việc, giao chỉ tiêu KPI, Commission, chấm công tính lương,… Nhờ có tính năng này, chủ trung tâm có thể kiểm soát được số lượng nhân sự một cách khoa học và đơn giản. Ngoài ra, Easy Edu tích hợp tính năng quản lý thông tin bảo hiểm. Tính năng này tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo đúng quy định của nhà nước. Giúp cho nhà quản lý và người lao động có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.
Với tính năng Easy Finance, người quản lý dễ dàng kiểm soát được sức khỏe tài chính trong trung tâm. Tự động tới 90% thời gian thực thi nghiệp vụ tài chính, kế toán. Báo cáo đa dạng, chuyên biệt, rõ ràng, chi tiết, chính xác tuyệt đối. Tính năng này giúp cho chủ trung tâm kiểm soát được từng hoạt động tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, theo dõi tiền ra vào hàng ngày được cập nhật liên tục. Dễ dàng kiểm soát mọi loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, nợ xấu nhằm giúp hoạch định kế hoạch Tài chính một cách chính xác nhất.
Easy Marketing là một tính năng giúp cho người quản lý dễ dàng thiết lập và chỉ đạo các Chiến dịch Marketing hiệu quả. Những hệ thống bộ công cụ Digital Marketing như SMS, Email, Optin Form, Call Center,… giúp tối ưu chi phí cho hoạt động Marketing – truyền thông cho trung tâm. Đặc biệt, công cụ SMS Brandname tích hợp với hầu hết các nhà cung cấp Email Brandname tên tuổi tại Việt Nam, cho nhà quản lý nhiều lựa chọn phù hợp nhà cung cấp. Dễ dàng thiết lập hệ thống SMS Automation và hoàn toàn miễn phí khởi tạo.
Với Easy Mail, các nhà quản lý có thể yên tâm về độ chính xác cũng như sự an toàn về bảo mật, giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Có đầy đủ tính năng của một nền tảng email chuyên nghiệp nhưng Easy Edu cam kết chi phí luôn cạnh tranh nhất trên thị trường. Tương tác linh hoạt theo thời gian thực (realtime) sẽ giúp trung tâm tiết kiệm tới 80% chi phí cho các hoạt động chăm sóc học sinh, phụ huynh thông qua email
Kết luận
Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Là một đơn vị cung cấp giải pháp cho +2000 trung tâm lớn nhỏ ở Việt Nam, Easy Edu thấu hiểu được các nỗi đau mà các doanh nghiệp Giáo dục – đào tạo đã và đang gặp phải. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu đã, đang và sẽ luôn là “cánh tay đắc lực” hỗ trợ các doanh nghiệp giáo dục trong quá trình chuyển đổi số.
