Công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc nhiều phần mềm quản lý trung tâm ra đời nhằm đáp ứng và giải quyết nhu cầu của các trung tâm. Không thể phủ nhận rằng những phần mềm hiện đại mang đến rất nhiều tiện ích. Thay vì phương pháp truyền thống người ta bắt đầu tìm hiểu đến các phần mềm quản lý trung tâm tùy thuộc vào từng loại mô hình trung tâm đang hoạt động. Thấu hiểu được vấn đề đó, phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu ra đời và đi hoạt động. Cùng điểm lại 10 tính năng nổi bật mà phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu đem lại.
Phân hệ Easy Space được chúng tôi thiết kế theo phong cách vô cùng quen thuộc (Facebook Style) nhằm giúp bạn dễ dàng làm quen với việc thao tác, đồng thời giúp bạn hào hứng hơn với việc chuyển đổi số cho Doanh nghiệp/ Trường học của mình. Với phân hệ Easy Space, Easy Edu tin tưởng sẽ giúp Nhà trường/ Doanh nghiệp giáo dục dễ dàng xây dựng nên 1 không gian học tập/ làm việc chung hiện đại và hiệu quả. Đồng thời cũng hy vọng đây sẽ là một kênh Truyền thông, Marketing nội bộ cho nhà trường, giúp những thông điệp của nhà trường dễ dàng đến với nhân sự nội bộ, phụ huynh, học sinh.
Với những báo cáo sale/ CRM rõ ràng, thông minh của Easy Edu, quản lý ngay lập tức nắm bắt được trạng thái mà nhân viên sale có đang làm việc hiệu quả được hay không. Hệ thống Chăm sóc khách hàng – CRM mạnh mẽ, giúp bạn tạo mối quan hệ khăng khít và khẳng định thương hiệu trong mắt khách hàng. Dễ dàng xây dựng Pipeline Vòng đời khách hàng hiệu quả, tự động, chuyên nghiệp. Những danh sách khách hàng tiềm năng, lịch sử chăm sóc, tên nhân sự sale phụ trách, số hợp đồng mới được ký, chăm sóc sau khách hàng sau khi đăng ký học… tất cả đều có trong quy trình vòng đời khách hàng được Easy Edu xây dựng.
Với tính năng Easy Finance, người quản lý dễ dàng kiểm soát được sức khỏe tài chính trong trung tâm. Tự động tới 90% thời gian thực thi nghiệp vụ tài chính, kế toán. Báo cáo đa dạng, chuyên biệt, rõ ràng, chi tiết, chính xác tuyệt đối. Tính năng này giúp cho chủ trung tâm kiểm soát được từng hoạt động tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, theo dõi tiền ra vào hàng ngày được cập nhật liên tục. Dễ dàng kiểm soát mọi loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, nợ xấu nhằm giúp hoạch định kế hoạch Tài chính một cách chính xác nhất.
Easy HRM giúp người quản lý dễ dàng tối ưu nguồn lực nhân sự trong trung tâm. Xây dựng cơ chế, quy trình công việc, giao chỉ tiêu KPI, Commission, chấm công tính lương,… Nhờ có tính năng này, chủ trung tâm có thể kiểm soát được số lượng nhân sự một cách khoa học và đơn giản. Ngoài ra, Easy Edu tích hợp tính năng quản lý thông tin bảo hiểm. Tính năng này tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo đúng quy định của nhà nước. Giúp cho nhà quản lý và người lao động có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.
Easy Marketing là một tính năng giúp cho người quản lý dễ dàng thiết lập và chỉ đạo các Chiến dịch Marketing hiệu quả. Những hệ thống bộ công cụ Digital Marketing như SMS, Email, Optin Form, Call Center,… giúp tối ưu chi phí cho hoạt động Marketing – truyền thông cho trung tâm. Tích hợp sẵn công cụ kéo thả Email Marketing nhanh chóng, đơn giản thuận lợi. Chỉ cần “Kéo và Thả”, bạn có thể dễ dàng tạo ra những mẫu email đẹp mắt, chuyên nghiệp và có mã HTML an toàn chất lượng. Đặc biệt, công cụ Call Center tích hợp với hầu hết các nhà cung cấp tên tuổi tại Việt Nam, cho nhà quản lý nhiều lựa chọn phù hợp nhà cung cấp. Dễ dàng thu âm, kiểm tra File ghi âm ngay trên CRM và hoàn toàn miễn phí khởi tạo.
Với tính năng quản lý tương tác – chăm sóc khách hàng, Easy Omnichannel kết nối với các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo, tích hợp với hệ thống Chat nội bộ mạnh mẽ giúp trung tâm có thêm kênh bán khóa học, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Easy Page hỗ trợ liên kết hệ thống bài viết trung tâm, có thể trả lời bình luận, tin nhắn khách hàng ngay trên hệ thống. Đặc biệt, trung tâm có thể nhập liệu thông tin khách hàng trực tiếp từ fanpage lên hệ thống và tạo đơn hàng cho khách hàng mua khóa học, sản phẩm ngay trên fanpage. Kết nối với Zalo OA ( Official Account) của trung tâm, quản lý bài viết, gửi tin nhắn và broadcast tương tác cùng khách hàng. Hỗ trợ thêm trực tiếp khách hàng từ OA lên hệ thống và tạo đơn hàng cho khách hàng mua sản phẩm, khóa học tại trung tâm ngay trên Zalo OA.
Với mong muốn giúp các trung tâm dễ dàng kiểm soát bán các sản phẩm cho học viên như giáo trình, đồng phục, dụng cụ học tập,balo… Easy Edu mang đến giải pháp Easy Store quản lý Xuất – Nhập – Tồn kho nhanh chóng, chính xác, có thể thiết lập 1 hoặc nhiều kho cho từng cơ sở/ chi nhánh. Chủ trung tâm dễ dàng kiểm kho định kỳ, đồng thời giảm thiểu thời gian, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Easy Store có hệ thống báo cáo kho đầy đủ, chi tiết, chính xác theo từng thời điểm lập với số liệu cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo liên kết hoạt động bán hàng.
Easy Order là giải pháp bán khóa học hiệu quả cho các trung tâm giáo dục. Với tính năng tính tiền tự động, in hóa đơn nhanh chóng trên hầu hết mọi khổ giấy, mọi loại máy in. Kết nối linh hoạt với các nghiệp vụ tài chính khác như CRM, Quản lý công nợ, Quản lý Hóa đơn chứng từ… giúp nghiệp vụ bán hàng trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Easy Order đơn giản hóa quá trình chốt đơn, bán hàng, tự động thêm Combo, khuyến mãi, chiết khấu trên đơn hàng. Giao diện đơn giản với nhiều tính năng tiện ích giúp chủ trung tâm lẫn khách hàng dễ dàng hơn trong việc trao đổi – mua bán.
Với tính năng Easy Drive, nhà quản lý có thể lưu trữ mọi thông tin dữ liệu của trung tâm. Easy Edu đã tạo nên một không gian lưu trữ chuyên nghiệp, đơn giản, an toàn bảo mật cho nhà trường/doanh nghiệp. Phân hệ Easy Drive được thiết kế theo dạng Microservice, được móc nối trực tiếp với các phân hệ khác trong cùng nền tảng, liên kết nội bộ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát dung lượng lưu trữ trên toàn hệ thống. Easy Drive cho phép trung tâm, nhân sự và học viên upload và chia sẻ các tài liệu cùng nhau. Ngoài ra, khách hàng được miễn phí ngay 30GB dung lượng lưu trữ khi khởi tạo dịch vụ.
Với Easy Mail, các nhà quản lý có thể yên tâm về độ chính xác cũng như sự an toàn về bảo mật, giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Có đầy đủ tính năng của một nền tảng email chuyên nghiệp nhưng Easy Edu cam kết chi phí luôn cạnh tranh nhất trên thị trường. Tương tác linh hoạt theo thời gian thực (realtime) sẽ giúp trung tâm tiết kiệm tới 80% chi phí cho các hoạt động chăm sóc học sinh, phụ huynh thông qua email.
Kết luận
Mặc dù chuyển đổi số đang có những tác động mạnh mẽ cho đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhưng vẫn còn đâu đó những nhà lãnh đạo chưa tìm được hướng phát triển cho doanh nghiệp của mình. Easy Edu hi vọng qua bài viết này, các nhà quản lý có thể tìm được một giải pháp, từ đó mang công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, và tăng lợi thế cạnh tranh cho trung tâm.
Quản lý trung tâm tiếng Anh thế nào cho phù hợp với thời đại công nghệ 4.0? Người quản lý cần phải làm gì để chuyển đổi số? Dưới đây, Easy Edu chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số và quản lý trung tâm ngoại ngữ.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp và tái cấu trúc mô hình quản lý
Việc áp dụng chuyển đổi số là cần thiết trong bối cảnh nền kinh tế số, thương mại số hiện nay. Đặc biệt sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với trung tâm tiếng Anh, chuyển đổi số sẽ thay đổi cơ bản phương thức quản lý trung tâm. Giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động, kết quả của từng ban phòng trong trung tâm.
Chuyển đổi số trong quản lý trung tâm không chỉ giúp đổi mới mô hình kinh doanh mà còn tác động trực tiếp đến bộ phận quản lý và nhân sự, làm thay đổi tư duy trong hành động của mỗi cá nhân theo hướng tích cực hơn, hiệu quả hơn. Khi mỗi cá nhân có sự thay đổi trong tư duy sẽ tác động đến môi trường làm việc chung, tạo không khí làm việc sôi nổi hơn.
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo trong chuyển đổi số là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của một trung tâm. Một nhà lãnh đạo có nhận thức đúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa. Ngược lại, người quản lý có tư duy bảo thủ sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của trung tâm.
Hầu hết những người quản lý mới đều mắc phải tư duy lạc hậu này. Điều này khiến các trung tâm trở nên kém linh hoạt hơn. Tư duy bảo thủ đó không những đẩy lùi sự phát triển của trung tâm mà còn báo trước sự phá sản của họ, đặc biệt là trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0.
Tư duy nhân sự – khó khăn của chuyển đổi số
Có những nhà lãnh đạo đã sớm nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số trong quản lý trung tâm. Tuy nhiên, không phải trung tâm nào đầu tư vào hệ thống công nghệ cũng thành công. Có nhiều trung tâm tham gia vào quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thất bại vì cơ cấu nhân sự và tư duy của nhân viên. Vì vậy, làm thế nào để thuyết phục nhân viên chuyển đổi số trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay.
Người lãnh đạo cần có một quá trình triển khai, tác động đến tâm lý nhân sự. Nếu nhân viên đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ không muốn thay đổi, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều. Đó là một quá trình mà nhân viên cần phải tìm hiểu, làm quen với việc thay đổi và đánh giá hiệu quả của phần mềm.
Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ
Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển cùng với sự hiện đại hóa. Các trung tâm hầu hết đã chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ vào quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp tiết kiệm nhân lực, chi phí, thời gian. Từ đó, trung tâm có thể tập trung phát triển các hoạt động cốt lõi khác. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ giúp quy trình quản lý hạn chế tối đa sai sót. Vậy làm thế nào để trung tâm có thể ứng dụng công nghệ vào quản lý?
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, tài liệu của trung tâm đào tạo. Sắp xếp nhân sự, lịch học, thời khóa biểu, khóa học, dễ dàng điểm danh từng buổi, nhận xét đánh giá giáo viên và học viên,… Bộ giải pháp được thiết kế không bị động và có thể tùy biến để phù hợp với quy trình của từng trung tâm đào tạo. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý trung tâm ở mọi nơi chỉ với smart phone có truy cập Internet và trình duyệt cũng như giúp nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu nguồn lực nhân sự, cơ sở vật chất và tổ chức.
Easy Edu – Nền tảng quản trị trung tâm
Easy Edu – với chức năng là công ty cung cấp phần mềm quản trị trung tâm giáo dục hàng đầu Việt Nam, sẽ mang đến cho các trung tâm bộ giải pháp toàn diện để phát triển vững mạnh hơn. Các bộ giải pháp trong hệ sinh thái Easy Edu sẽ giúp điều hành trung tâm được hiệu quả hơn, tiết kiệm đến 80% thời gian quản lý và 50% chi phí. Tích hợp hơn 50+ tính năng với những tính năng chuyên biệt như: quản lý nhân sự, học viên; quản lý nguồn tài chính, báo cáo thu chi; quản lý Sale – Marketing;…
Tính năng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ Easy Edu
Easy Edu tích hợp tính năng Easy Space với Easy Omnichannel giúp cải thiện văn hóa nội bộ trung tâm. Là nơi xây dựng nền móng cho văn hóa tương tác, nền móng quan trọng trong việc phát triển của bất cứ trung tâm nào trong thời đại 4.0. Có thiết kế tương tự như Facebook giúp người dùng dễ dàng làm quen, trải nghiệm những tính năng hữu ích mà Easy Space đem lại. Mọi thành viên trong trung tâm có thể tương tác, thảo luận ngay dưới bài đăng để đẩy mạnh văn hóa thông tin nội bộ. Ngoài ra, nhân viên có thể tư vấn, chăm sóc khách hàng qua Easy OA, kết nối dễ dàng với Official Account Zalo trung tâm, tạo sự thuận lợi trong việc bán khóa học đa kênh.
Easy HRM giúp người quản lý dễ dàng tối ưu nguồn lực nhân sự trong trung tâm. Xây dựng cơ chế, quy trình công việc, giao chỉ tiêu KPI, Commission, chấm công tính lương,… Nhờ có tính năng này, chủ trung tâm có thể kiểm soát được số lượng nhân sự một cách khoa học và đơn giản. Ngoài ra, Easy Edu tích hợp tính năng quản lý thông tin bảo hiểm. Tính năng này tự động tính toán chi phí bảo hiểm, truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kết xuất form mẫu thanh toán các thủ tục bảo hiểm theo đúng quy định của nhà nước. Giúp cho nhà quản lý và người lao động có thể dễ dàng theo dõi lịch sử chi trả bảo hiểm trực tiếp trên hệ thống.
Với tính năng Easy Finance, người quản lý dễ dàng kiểm soát được sức khỏe tài chính trong trung tâm. Tự động tới 90% thời gian thực thi nghiệp vụ tài chính, kế toán. Báo cáo đa dạng, chuyên biệt, rõ ràng, chi tiết, chính xác tuyệt đối. Tính năng này giúp cho chủ trung tâm kiểm soát được từng hoạt động tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, theo dõi tiền ra vào hàng ngày được cập nhật liên tục. Dễ dàng kiểm soát mọi loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, nợ xấu nhằm giúp hoạch định kế hoạch Tài chính một cách chính xác nhất.
Easy Marketing là một tính năng giúp cho người quản lý dễ dàng thiết lập và chỉ đạo các Chiến dịch Marketing hiệu quả. Những hệ thống bộ công cụ Digital Marketing như SMS, Email, Optin Form, Call Center,… giúp tối ưu chi phí cho hoạt động Marketing – truyền thông cho trung tâm. Đặc biệt, công cụ SMS Brandname tích hợp với hầu hết các nhà cung cấp Email Brandname tên tuổi tại Việt Nam, cho nhà quản lý nhiều lựa chọn phù hợp nhà cung cấp. Dễ dàng thiết lập hệ thống SMS Automation và hoàn toàn miễn phí khởi tạo.
Với Easy Mail, các nhà quản lý có thể yên tâm về độ chính xác cũng như sự an toàn về bảo mật, giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Có đầy đủ tính năng của một nền tảng email chuyên nghiệp nhưng Easy Edu cam kết chi phí luôn cạnh tranh nhất trên thị trường. Tương tác linh hoạt theo thời gian thực (realtime) sẽ giúp trung tâm tiết kiệm tới 80% chi phí cho các hoạt động chăm sóc học sinh, phụ huynh thông qua email
Kết luận
Như vậy, hiện nay việc quản lý và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Là một đơn vị cung cấp giải pháp cho +2000 trung tâm lớn nhỏ ở Việt Nam, Easy Edu thấu hiểu được các nỗi đau mà các doanh nghiệp Giáo dục – đào tạo đã và đang gặp phải. Phần mềm quản lý trung tâm Easy Edu đã, đang và sẽ luôn là “cánh tay đắc lực” hỗ trợ các doanh nghiệp giáo dục trong quá trình chuyển đổi số.
Bạn đã từng vật lộn với danh sách 1000 học viên với các thông tin hỗn độn, chồng chất lên nhau? Hay bạn đã từng dành cả giờ đồng hồ để soát lại điểm danh, học phí của học sinh khi phụ huynh muốn truy xuất lại? Mệt mỏi khi phải vật lộn xử lý “mớ” công việc rối rắm, phức tạp, bạn bắt đầu đi tìm những giải pháp công nghệ có thể giúp mình giải quyết những bài toán trên, với mong muốn cải thiện năng suất của chính bản thân và cả trung tâm. Nhưng làm thế nào để thuyết phục sếp đầu tư những giải pháp công nghệ mới? Nhất là khi họ thấy trung tâm vẫn hoạt động tốt với những phương pháp cũ. Hãy tìm cho mình câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Tìm kiếm sự ủng hộ, đồng tình của đồng nghiệp
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, bạn cần nhanh chóng tìm kiếm sự ủng hộ đến từ những đồng nghiệp đang có những nỗi đau tương tự. Cấp trên có thể dễ dàng từ chối một đề xuất của một nhân viên, nhưng khó có thể từ chối đề xuất của cả một tập thể. Đề xuất này phải bắt nguồn từ chính những hiện trạng thực tế đang xảy ra tại trung tâm mà chỉ có những nhân viên trực tiếp triển khai mới có thể nhìn rõ những “mặt trái” này. Vì vậy, nếu không là tiếng nói của chính bạn thì sẽ chẳng có ai thấy những vất vả mà bạn đã trải qua đâu.
Tuy nhiên, với quy mô trung tâm lớn có nhiều cấp bậc, vị trí, nhân viên nên tiến hành đề xuất với quản lý cấp bậc của mình trước, không nên đề xuất trực tiếp vượt cấp đến sếp tổng. Bởi chính quản lý của bạn là người làm việc trực tiếp với nhân viên, nên họ sẽ hiểu rõ được các hiện trạng đang xảy ra tại phòng ban mình. Đồng thời, người quản lý hoặc trưởng phòng là người nắm trong tay những quyền hạn nhất định để đề xuất và thuyết phục cấp trên thực hiện các khoản đầu tư mang tính chiến lược.
Nhấn mạnh lợi ích, những giá trị mới mẻ mà công nghệ mang lại
Giá trị lợi ích là thứ đầu tiên mà các cấp lãnh đạo nghĩ tới trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào bất cứ thứ gì. Và công nghệ cũng thế, bạn nên chuẩn bị các tài liệu về các tính năng, nghiệp vụ mà phần mềm có thể tối ưu hóa mang lại sự chuyển biến có lợi về doanh thu hay vận hành để thuyết phục cấp trên.
Cụ thể hơn, Easy Edu sẽ chia sẻ hai nhóm lợi ích mà công nghệ mang lại như sau:
Lợi ích hữu hình: là những lợi ích có thể nhìn thấy rõ ràng qua sự tăng trưởng doanh thu hay tối ưu chi phí trong các hoạt động của trung tâm. Những lợi ích này có thể được đo lường dễ dàng bằng các công cụ, thước đo đánh giá hay chính bằng sự so sánh doanh thu và chi phí trước và sau khi sử dụng phần mềm.
Lợi ích vô hình: là những lợi ích không thể đo lường bằng các công cụ được. Một số ví dụ về lợi ích vô hình như cải thiện sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên,…
Trước khi thuyết phục sếp, chính nhân viên và các trưởng phòng nên là người thử nghiệm sản phẩm phần mềm đó trước xem có phù hợp với mô hình vận hành của trung tâm mình hay không. Thông thường, quá trình thử nghiệm của Easy Edu sẽ kéo dài từ 5-7 ngày để người dùng có thể tìm hiểu chi tiết nhất các nghiệp vụ chuyên môn và hiểu được toàn bộ tính logic của phần mềm. Chính những trải nghiệm thực tế và sự hài lòng của nhân viên là bằng chứng thuyết phục nhất để các sếp sẵn sàng “rút hầu bao”
Thuyết phục lãnh đạo bằng khoa học
Ngoài sự ủng hộ của đồng nghiệp và nêu lên những giá trị lợi ích của phần mềm, chúng ta cũng có thể biến đề xuất của mình có “sức nặng” hơn bằng cách ứng dụng nguyên lý thuyết phục của triết gia Aristotle.
Nguyên lý này bao gồm 3 khía cạnh: ethos (tính tin cậy-góc nhìn người đề xuất), pathos (tính cảm xúc-góc nhìn người tiếp nhận đề xuất) and logos (tính lý luận – dẫn chứng).
Bằng việc kể một câu chuyện dẫn chứng với sự lồng ghép khéo léo 3 yếu tố này, bản đề xuất của bạn chắc chắn sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên. Dưới đây là một ví dụ cụ thể:
Là người chịu trách nhiệm việc lên lịch học, sắp xếp lớp, lịch học cho học sinh, giáo viên (ethos – gắn liền hình ảnh bản thân gần gũi nhất với vấn đề – tăng tính tin cậy), tôi đã tổng hợp nhanh một bản báo cáo so sánh quy trình làm việc thủ công hiện tại và quy trình sau khi sử dụng phần mềm Easy Edu.
Thực tại hiện trạng đang diễn ra như sau:
Trung tâm đang trong quá trình mở rộng và phát triển, số lượng học sinh và giáo viên tăng dần, gây khó khăn cho nhân viên cơ sở với chỉ 3 người (kêu gọi sự đồng tình từ đồng nghiệp, đánh vào tính cảm xúc – pathos)
Các danh sách, báo cáo được tiến hành qua Excel tốn rất nhiều thời gian (số liệu – logos)
Giải pháp phần mềm Easy Edu sẽ giúp giải quyết các bài toán của trung tâm (đề cập đến thực trạng của nhân viên, đánh vào cảm xúc của sếp – pathos) như:
Tối ưu quy trình, xếp lớp chỉ bằng vài cú click
Khi chạy lịch học, hệ thống sẽ tự sinh ra hóa đơn theo các thông tin có sẵn -> tiết kiệm thời gian rất nhiều
Truy vết lại lịch sử điểm danh dễ dàng
Đính kèm app trên điện thoại để phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập của con
Chi phí rẻ, đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm
Các dẫn chứng số liệu nên được biểu diễn dưới dạng hình ảnh, video nhiều hơn bởi chúng có thể minh họa cho đề xuất của bạn giúp người nghe tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn. Bởi theo các nghiên cứu khoa học, bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn văn bản thuần túy.
KẾT LUẬN
Mặc dù chuyển đổi số đang có những tác động mạnh mẽ cho đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam, thì vẫn còn đâu đó những nhà lãnh đạo chưa bắt kịp được làn sóng mới này. Easy Edu hi vọng qua bài viết này, đội ngũ nhân viên có thể tự xây dựng được một bản đề xuất với những chứng cứ thuyết phục, từ đó mang công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất lao động cho nhân viên, và tăng lợi thế cạnh tranh cho trung tâm.
“Chị không có nhiều thời gian đâu”, “anh ngại thay đổi, sợ đảo lộn mọi thứ”, “em thấy dùng excel vẫn ổn”, “phần mềm này lằng nhằng, phức tạp quá”,… vô số lý do được nhân viên đưa ra để từ chối việc áp dụng công nghệ vào làm việc. “Làm sao để thuyết phục nhân viên CHUYỂN ĐỔI SỐ?” trở thành thách thức lớn nhất của các trung tâm hiện nay. Công nghệ dù có tiên tiến đến đâu thì cũng sẽ trở thành mớ bòng bong nếu nhân viên không chủ động học hỏi, áp dụng.
Ai cũng biết rằng chuyển đổi số sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được công sức, thời gian, chi phí, tối ưu hiệu quả làm việc. Vậy thì đáng lẽ nhân viên phải “đòi” sếp mua phần mềm sử dụng chứ? Nhưng thực tế ở hầu hết các trung tâm lại có muôn vàn lý do khiến nhân viên từ chối sử dụng phần mềm. Thực chất, điều này chẳng có gì đáng lo cả! Nếu nhân viên của bạn đang còn ngần ngại thay thế những công cụ truyền thống thì hãy hiểu rằng không phải vì họ tụt hậu hay muốn chống đối, mà chỉ đơn giản họ “ngại” thay đổi và “sợ” phải bắt đầu lại từ đầu mà không biết phần mềm thực sự có tác dụng không mà thôi.
Giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ từ bỏ thói quen cũ này chính là trách nhiệm của những người đi đầu hay chính là những nhà quản lý 4.0 của thời đại số này. Trong bài viết này, hãy cùng Easy Edu phân tích về tâm lý của nhân viên và đưa ra giải pháp giúp người quản lý thuyết phục nhân viên trong “công cuộc đổi mới” này.
Phân loại nhân viên theo mô hình vòng đời sử dụng công nghệ
Từ những năm 1960, nhà xã hội học Everett Rogers đã thống kê và phân loại những thái độ cởi mở khác nhau của nhân viên trước việc sử dụng công nghệ theo mô hình như sau:
Theo mô hình này, nhân viên của bạn có thể nằm trong các nhóm sau:
– Innovators (Những nhà cải tiến). Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới. Bởi vì họ thích và muốn khám phá công nghệ mới. Tuy nhiên, tỷ lệ của những nhân viên này là siêu nhỏ trong tập thể với 2,5%.
– Early adopters (Những người áp dụng sớm). Những người dùng này sẽ hiểu và biết áp dụng phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại. Nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại.
– Early majority (Phần đông áp dụng sớm). Nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế vì họ muốn xem phần mềm có thực sự đem lại kết quả hay không.
– Late majority (Phần đông áp dụng muộn). Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ. Và họ công nhận rằng công cụ cũ đã không còn hiệu quả.
– Laggards (Những người chậm chạp): Nhóm người này có xu hướng sử dụng công nghệ và phần mềm quen thuộc. Họ không thấy thoải mái khi phải từ bỏ đi các thói quen cũ
Khi đã hiểu cách phân loại này, người quản lý sẽ biết được mỗi nhân viên của mình đang nằm trong loại nào và đưa ra giải pháp cho từng đối tượng. Việc đưa một phần mềm mới vào triển khai không thể một sớm một chiều, mà đó là cả một quá trình để nhân viên hiểu, làm quen với thay đổi và đánh giá được hiệu quả của phần mềm. Chính vì vậy, chủ động có một lộ trình triển khai, đào tạo cho nhân viên là một bước đệm vô cùng quan trọng để công cuộc chuyển đổi số thành công.
Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào trung tâm
Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm triển khai phần mềm
Đối với các trung tâm quy mô nhỏ dưới 15 nhân sự thì thật là dễ dàng để chọn ra người trực tiếp triển khai phần mềm. Nhưng đối với hệ thống trung tâm lớn thì việc này lại hoàn toàn không dễ dàng. Áp dụng phần mềm mới đôi khi sẽ làm thay đổi đi các quy trình cũ, bắt buộc phải xây dựng lại quy trình kinh doanh mới, chiến lược mới. Điều này cần phải nhờ đến những người đặt nền móng – chính là những người lãnh đạo cao nhất, đóng vai trò tiên phong trong việc hoạch định chiến lược mới. Những chiến lược cũ có thể được rút ngắn, thay đổi, cập nhật liên tục theo dòng chảy của thời đại số. Hoặc hãy xây dựng một đội ngũ đào tạo nội bộ, lựa chọn một số nhân sự thuộc nhóm Innovator hay Early adopters để áp dụng triển khai thử nghiệm trước. Họ sẽ người làm việc trực tiếp với đơn vị triển khai phần mềm để học hiểu phần mềm, sau đó truyền cảm hứng và đào tạo cho các nhân viên còn lại.
Bước 2: Xây dựng lộ trình triển khai
Mỗi một bộ phận trong trung tâm cần có một lộ trình triển khai khác nhau tương ứng với yêu cầu công việc, vị trí, trách nhiệm của mỗi người. Nhà cung cấp phần mềm chính là những người hiểu sản phẩm nhất. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các trung tâm triển khai và hiểu rằng đâu là quy trình phù hợp nhất với hệ thống. Vì vậy việc ngồi lại cùng với nhà cung cấp để bàn bạc, thống nhất và lập ra một kế hoạch, lộ trình cụ thể là điều cần thiết phải làm. Một lộ trình triển khai tốt cần phải trả lời các câu hỏi sau:
Thời điểm chuyển đổi: Khi nào bạn sẽ loại bỏ công cụ cũ và sẵn sàng chuyển đổi số?
Đối tượng triển khai: Chúng ta nên triển khai cho tất cả nhân viên cùng một lúc hay sẽ phân chia theo từng phòng ban để chuyên môn hóa nghiệp vụ mỗi bộ phận
Cách thức đào tạo: Chúng ta sẽ đào tạo trong mấy buổi? Nội dung từng buổi như thế nào? Làm thế nào để có thể truyền đạt tốt nhất đến nhân viên?
Mục tiêu triển khai phần mềm: Xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì mỗi thành viên trong nhóm dự kiến sẽ đạt được với công nghệ mới được sử dụng.
Bước 3: Đào tạo nhân viên, áp dụng phần mềm vào thực tiễn
Các phần mềm quản lý trung tâm nói chung cũng như Easy Edu nói riêng, chúng ta luôn có bước đầu tiên là đào tạo từ nhà cung cấp. Chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp sẽ trao đổi với trung tâm xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với quy mô, nhu cầu của từng trung tâm. Trong nhiều trường hợp, trung tâm thường mặc định rằng việc triển khai phần mềm là trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp và mất một vài buổi sẽ có thể hiểu và áp dụng được phần mềm. Nhưng thực chất ở đây yêu cầu trách nhiệm của cả 2 bên: trung tâm và nhà cung cấp.
Sau khi làm việc cùng chuyên viên đào tạo từ nhà cung cấp, đội ngũ đào tạo của trung tâm sẽ là người trực tiếp triển khai nếu đã hiểu hệ thống, cách thức hoạt động phần mềm. Trong giai đoạn đầu nhập liệu đó, phía nhà cung cấp cũng sẽ vẫn đồng hành để hỗ trợ cùng trung tâm.
Sau đào tạo, hãy chọn ra một đại diện chuyên phụ trách giải quyết những thắc mắc liên quan đến phần mềm mới hay là đầu mối thông tin giữa trung tâm và đơn vị cung cấp. Việc này đòi hỏi những người có tính kiên nhẫn cao, khả năng truyền đạt thông tin minh bạch và nhất quán, tránh gặp phải những sai lệch về thông tin sau này.
Bước 4: Đo lường hiệu quả và điều chỉnh
Đặt ra một khoảng thời gian để đo lường hiệu quả sử dụng phần mềm: Thời gian chuyển đổi số là cần phải vô cùng nhanh chóng nhưng cũng không nên quá ngắn vì sẽ không test được các nghiệp vụ chuyên sâu hơn và tính ổn định của hệ thống. Hoặc cũng chưa đủ thời gian để chúng ta đánh giá phần mềm có thực sự phù hợp với cách thức hoạt động của trung tâm hay không?
Đo lường và điều chỉnh: sau khi đặt ra mốc thời gian, hãy đánh giá, so sánh với các mục tiêu mà trước kia trung tâm đã đề ra. Từ đó, trung tâm sẽ có những điều chỉnh linh hoạt để có thể tối ưu được thời gian và chi phí sử dụng nhất.
KẾT LUẬN
Việc đảm bảo nhân viên có thể hào hứng và áp dụng triển khai chuyển đổi số ngay lập tức chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng. Thậm chí, nếu không biết cách triển khai thì chi phí phần mềm là 1, nhưng chi phí triển khai và thời gian công sức bỏ ra khéo phải lên đến 10. Mặc dù nhân viên là một nhân tố cực kỳ quan trọng góp phần vào sự thành công của công cuộc chuyển đổi số, nhưng sự thành công trước tiên đến từ tầm nhìn, sự quyết đoán của những nhà lãnh đạo.
Người ta nhắc đến Chuyển đổi số rất nhiều, các trung tâm giáo dục hiện nay cũng đã ý thức được tầm quan trọng của Chuyển đổi số và cũng đã bắt đầu triển khai công nghệ cho việc vận hành trung tâm mình. Nhưng cơ hội để thành công cho cuộc chơi này chỉ dành cho những tay đua thực sự hiểu đường đua và phương tiện mình đang sử dụng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về 3 dấu hiệu cho biết trung tâm bạn đã đến lúc cần Chuyển đổi số. Chỉ khi đó bạn mới biết trung tâm mình đang vấp ở đâu trên “đường đua” và lựa chọn phương tiện nào để có thể đi “nhanh nhất, xa nhất, mà lại tiết kiệm thời gian, công sức nhất”.
3 dấu hiệu cho thấy trung tâm của bạn đã đến lúc chuyển đổi số dưới đây sẽ được biểu hiện rõ ràng trong hoạt động kinh doanh và mối liên kết giữa các phòng ban, bộ phận. Nếu một hay thậm chí là nhiều mục trong số dưới đây xuất hiện, thì đã đến lúc các người chủ trung tâm cần có cái nhìn nghiêm túc về chiến lược Chuyển đổi số rồi!
1. Thông tin dữ liệu rời rạc, mất kiểm soát, khó tìm kiếm
Lưu trữ dữ liệu rời rạc, quy trình chưa được chuẩn hóa, thiếu hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến công việc chung bị trì trệ, năng suất sụt giảm. Hãy thử tưởng tượng, bạn là quản lý trung tâm và đang cần tìm thông tin về danh sách học sinh và tổng hợp thu chi trong tháng. Tuy nhiên, các dữ liệu này được lưu trữ trong nhiều file excel hoặc thậm chí là bản cứng, khiến việc tổng hợp mất nhiều thời gian và dễ có sai sót.
Bản chất của chuyển đổi số là việc tất cả các dữ liệu, thông tin hoạt động của kinh doanh sẽ cùng xuất hiện trên cùng một nền tảng và có thể truy cập ngay lập tức. Mục đích của chuyển đổi số là để tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho trung tâm. Chuyển đổi số là một lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong thị trường kinh doanh giáo dục nhiều tính cạnh tranh như ngày nay. Nếu bạn là một người quản lý, chuyển đổi số sẽ giúp bạn tối ưu mô hình vận hành tinh gọn, dễ quản lý, cải thiện chất lượng dịch vụ đào tạo, tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn là nhân viên, chuyển đổi số giúp bạn tiết kiệm công sức, thời gian, tăng năng suất, hiệu quả công việc. Những phòng ban hoạt động chính trong trung tâm như marketing, sales, chăm sóc khách hàng, một phần mềm quản lý chung mọi nghiệp vụ là rất cần thiết để thay thế những công cụ truyền thống như Word, Excel. Chẳng hạn như một phần mềm CRM tự động phân bổ lead trực tiếp tới nhân viên sales hay một hệ thống bao quát được hết số lượng khách hàng, theo dõi tỷ lệ chuyển đổi cũng như lưu lại lịch sử chăm sóc khách hàng. Điều này giúp các cuộc họp ngắn hơn, ít tin nhắn, email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.
2. Lượng khách hàng không còn đều đặn như trước đây
Việc mất đi khách hàng trung thành hay khách hàng mới không quay trở lại chưa chắc đã là do chất lượng dịch vụ đào tạo của trung tâm không tốt. Điều này có thể đến từ các chương trình khuyến mãi hấp dẫn hơn của đối thủ cạnh tranh, hay việc thông tin của trung tâm bạn chưa thực sự được công bố rộng rãi đến đối tượng khách hàng. Hãy cùng ngắm nhìn lại trang website hay fanpage của trung tâm mình và đặt ra các câu hỏi: Thông tin trên đó đã đầy đủ và cập nhật mới nhất chưa? Lượt tiếp cận các bài post đang như thế nào? Các hình ảnh của trung tâm đã được đăng tải đều đặn chưa? Bạn đang khai thác công cụ nào để trao đổi với phụ huynh?
Trong thời đại công nghệ số này, trải nghiệm khách hàng mảng giáo dục – đào tạo không đơn thuần chỉ là phân biệt tên khóa học và giá cả, cũng không đơn thuần là trải nghiệm trực tiếp lớp học offline hay online, mà là tổng hòa tất cả những tương tác của khách hàng với trung tâm. Việc đầu tiên là trung tâm cần tạo ra một quy trình khách hàng theo các giai đoạn trước, trong, sau bán hàng để có thể ghi nhận lại chi tiết nhất những điểm chạm của khách hàng tiềm năng. Việc tiếp theo là phải định ra những chương trình tại mỗi điểm chạm đó để thu hút và kéo chân khách hàng đến những điểm tiếp theo. Thực tế, mỗi một trung tâm sẽ định ra những quy trình khách hàng tùy thuộc vào mô hình hoạt động, yếu tố địa lý, phong tục tập quán ở vùng đó, …và mỗi khách hàng cũng có những điểm kết thúc riêng tùy thuộc vào mức độ hài lòng, thỏa mãn của họ sau khi đi qua những điểm chạm có thực sự kích thích họ hay không. Chuyển đổi số trong chiến lược chăm sóc khách hàng có thể giúp trung tâm phân tích rõ hơn hành vi khách hàng và đưa ra các chiến dịch tiếp cận và chăm sóc tốt hơn.
Giống như việc thưởng thức một bữa ăn, trải nghiệm khách hàng là sự tổng hợp của nhiều món: món khai vị là một dịch vụ chu đáo, tận tình; món chính là tương tác trực tiếp tại các lớp học; món tráng miệng là dịch vụ sau bán hàng, các chương trình ưu đãi, khuyến mãi. Tăng trải nghiệm khách hàng là một mục tiêu dài hạn trong việc kết nối giữa trung tâm và khách hàng. Vì vậy, khi hoạt động này được triển khai tốt sẽ làm kích thích được sự hài lòng của khách hàng và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới. Easy Edu đưa ra 7 giai đoạn trải nghiệm khách hàng mảng giáo dục – đào tạo như sau:
3. Xung đột giữa các phòng ban ngày càng nhiều
Những mâu thuẫn, xung đột có thể đến từ chính văn hóa doanh nghiệp trì trệ, không có quy trình rõ ràng, nhân viên làm việc rời rạc theo cảm tính, thiếu sự liên kết nội bộ công ty. Chuyên gia quản trị nổi tiếng Edwards Deming đã từng nói: “Nếu bạn không thể mô tả những gì đang làm thành một quy trình thì bạn chưa thật sự biết mình đang làm gì đâu”. Việc doanh nghiệp của bạn không có quy trình, hoặc hệ thống quy trình không rõ ràng sẽ dẫn đến những vấn đề lớn trong vận hành như lãnh đạo không kiểm soát được doanh nghiệp của mình, nhân viên làm việc kém hiệu quả, công việc chồng chéo, thời gian và chi phí không được tối ưu.
Trong những năm gần đây, việc xây dựng và triển khai quy trình bằng miệng hay trên giấy tờ đã dần được thay thế để tránh việc thông tin bị lẫn lộn, sai sót, truy xuất mất nhiều thời gian. Easy Edu là nền tảng quản trị với các tính năng hỗ trợ việc thiết lập và chuẩn hóa các quy trình trong trung tâm Giáo dục – đào tạo, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, trung tâm sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Thiết lập và chuẩn hóa vòng đời khách hàng: Với phân hệ Easy CRM cho phép người dùng tự xây dựng không giới hạn quy trình khách hàng cho riêng trung tâm mình. Easy CRM được thiết kế đáp ứng 100% thông tin cần thiết của khách hàng, giúp việc tra cứu kết quả dễ dàng, thuận lợi. Nhân viên có thể dễ dàng thực hiện nhiều nghiệp vụ trên cùng một nền tảng mà không cần phải mở quá nhiều trình duyệt tab như trước kia.
Bảo mật dữ liệu an toàn, liên kết thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban: Với cấu trúc phân quyền chặt chẽ đến từng quy trình nhỏ, Easy CRM giúp nhân viên biết đúng – biết đủ những gì mình cần phải làm trong phạm vi công việc được giao. Trong khi đó, nhà quản lý vẫn theo dõi bao quát được luồng công việc.
KẾT LUẬN
Chuyển đổi số là một chuyến đi dài với vô vàn những thách thức xảy ra khi mới bắt đầu khiến chúng ta e ngại và nản lòng. Muốn đi dài và đi xa trên hành trình này thì một nhà quản lý không thể chỉ dựa trên những hiểu biết hời hợt được. Vì vậy, trước khi bắt đầu có suy nghĩ chuyển đổi số cho trung tâm mình, những người lãnh đạo cần phải trang bị thật đầy đủ những kiến thức cần thiết cho bản thân mình!
Là một đơn vị cung cấp giải pháp cho +1400 trung tâm lớn nhỏ ở Việt Nam, Easy Edu thấu hiểu được các nỗi đau mà các doanh nghiệp Giáo dục – đào tạo đã và đang gặp phải. Chúng tôi xây dựng Easy Edu với bộ tiêu chí: Đơn giản bên ngoài – Mạnh mẽ bên trong – Đầy đủ tính năng – Tùy biến linh hoạt sẽ giúp chủ Doanh nghiệp giáo dục đào tạo dễ dàng chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của mình tiết kiệm tới 90% thời gian quản lý, 50% chi phí.
